公文製作實務 夏進興（前總統府首席參事） 99.9.3.一、前言 (一)公文意義：《公文程式條例》第1條：「稱公文者，謂處理公務之文書」 (二)公文類別：公文分令、呈、咨、函、公告及其他公文6類其他公文包括：書函、開會通知單、公務電話紀錄、簽、報告、箋函（便箋）、聘書、證明書、提案、說帖、會議紀錄及定型化表單等 (三)公文區分：分為上行文、平行文、下行文3種 (四)公文流程：１、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞２、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定３、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行４、發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達５、歸檔：依檔案法及其相關規定辦理 二、函的作法：行政機關之公文以「函」為主，製作要領如下： (一)結構：函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」3段式，案情簡單可用「主旨」1段完成者，勿硬性分割為2段、3段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用 (二)文字用語：１、文字敘述應儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字，以達到《公文程式條例》第8條所規定「簡、淺、明、確」要求２、文句應正確使用標點符號３、文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。
４、應避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句５、應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞三)各段規格：１、每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之後加冒號「：」２、「主旨」一段不分項，文字緊接段名書寫３、「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名書寫；如分項條列，應另行低格書寫為一、二、三、……，(一) (二) (三)……，１、２、３、……，(１) (２) (３)……；但其中”()”以半型為之各段規格如附件一四)分段要領： １、「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要 ２、「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等其他名稱 ３、「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱 (五)範例:如附件二三、簽的作法 (一)意義：簽為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列兩種： １、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。
２、具有幕僚性質的機關首長（主管）對直屬上級機關首長（主管）之「簽」，文末得用「敬陳○○長」字樣 (二)簽之撰擬：１、一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬２、如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬 ３、按「主旨」、「說明」、「擬辦」3段式辦理１)「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成２)「說明」：對案情來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要敘述，並視需要分項條列３)「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題方案意見較多時分項條列４)「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」各段規格如附件三 (三)作業要求： １、正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲切忌主觀、偏見 ２、清晰：文義清楚、肯定 ３、簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明 ４、迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成 ５、整潔：簽稿均應保持整潔，字體力求端正 ６、一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求一致，處理同一案情不可前後矛盾。
參考附錄一） ７、完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫 ８、週詳：所提意見或辦法，應力求週詳具體、適切可行；並備齊各種必需之文件，構成完整幕僚作業，以供上級採擇四、公文用語(一)期望用語：「期望用語」就是發文者對受文者表達期望的用語，常用「請」、「希」、「查照」、「照辦」、「辦理見復」、「核示」、「鑑核」、「核備」、「轉行辦理」二)稱謂用語：１、直接稱謂用語：(１)有隸屬關係者：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」，書寫時空一格；自稱為「本」參考附錄二）(２)無隸屬關係：對上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱為「本」３)對機關首長：上級對下級稱「貴」，自稱為「本」；下級對上級稱「鈞長」，書寫時空一格，自稱為「本」４)機關(或首長)對屬員稱「台端」５)機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「台端」、「君」對團體稱「貴」；自稱「本」６)行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」２、間接稱謂用語：(１)對機關、團體稱「全銜」(或「簡銜」)，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員為「職稱」 (２)對個人一律稱「君」三)數字使用原則： １、數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚，使用阿拉伯數字。
２、數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字四)法律統一用字及用語： 五、結語：公文類別繁多，對外行文以「函」為主，內部行文以「簽」為最多；因此撰擬「函」及「簽」為一般業務承辦人必須具備的能力許多人都有「提筆如千斤重」之憾，惟公文與作文不同，它有一定的規格與用語，若能掌握製作公文的要領，便可以寫出一篇「簡、淺、明、確」的公文附件一 檔 號： 保存年限：○○○ 函（稿） 地址： 聯絡方式：（郵遞區號）（地址）受文者：○○○發文日期：中華民國00年00月00日發文字號：○○○字第00000000000號速別：普通件密等及解密條件或保密期限：附件：主旨：說明：辦法： 一、 二、 (一) (二) １、 ２、 (１) (２) 三、正本：副本：○ 長 ○○○附件二 檔 號： 保存年限： 行政院 函 地址：000台北市○○路000號 聯絡方式：00000000（郵遞區號）（地址）受文者：○○○發文日期：中華民國00年00月00日發文字號：○○字第00000000000號速別：普通件密等及解密條件或保密期限：附件：主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程，應依法公開招標，並不得變更設計及追加預算，請轉知所屬機關學校照辦。
說明： 一、依本院○○年○○月○○日會議決議辦理 二、據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標，或施工期間變更原設計，以及一再請求追加預算，致弊端叢生，浪費公帑辦法： 一、各級機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按「機關營繕工程及購置定製變賣財物稽察條例」辦理 二、各單位之工程應將施工圖、設計圖、契約書、結構圖、會議紀錄等工程資料，報請上級單位審核，非經核准，不得變更設計及追加預算正本：台灣省政府、台北市政府、高雄市政府副本：本院主計處、本院秘書處院長 ○○○附件三 檔 號： 保存年限：簽於○○○（機關或單位）主旨：說明：擬辦： 一、 二、 三、 敬陳副○長○ 長○○○(蓋職章)00年00月00日附錄一：常見錯誤勘正表 錯 例修 正說 明主旨：檢送本校○○所○○○副研究員執行 貴會補助專題研究計畫「○○○」技術移轉權利金及衍生權利金屬 貴會部份共新台幣000元及新台幣000元支票各1張（開票單位：國立○○大學；開票銀行：華南商業銀行○○分行，支票號碼：000；支票號碼：000）及技術移轉授權合約影本、合約明細表各1份，函請 查照。
說明：請於收款後開立領據收據函寄本校收執，函請 查照主旨：檢送「○○○」技術移轉權利金新台幣000元及衍生權利金新台幣000元支票各1張，請於收款後，開立領據，寄回本校收執，請 查照說明：一、本校○○所副研究員○○○執行 貴會…….二、…….三、附技術移轉授權合約影本、合約明細表各1份一、「主旨」不宜過長，以不超過兩行或60個字為原則二、本文重點在於「○○○委員會」收款後，開立領據，寄回本校收執，宜納入「主旨」段內三、有關「本校○○所副研究員○○○執行 貴會補助專題研究計畫」、「開票單位與開票銀行及支票號碼」、「技術移轉授權合約本、合約明細表」等，均屬附帶說明，以列入「說明」段為宜四、行文時，提及教職員時，宜以「職銜」在前，「姓名」在後五、「請查照」即可，無須用「函請 查照」，且不必在「說明」段重複使用本校○○學系擬進口○○共1批……本校○○學系須進口○○1批……「擬」字使用在簽辦階段，既經決定，不宜用「擬」字；另，1批無須使用「共1批」或「計1批」存放於本校○○學系丁○○老師實驗室中存放於本校○○學系教授丁○○實驗室中「老師」用於口頭稱謂，行文時，宜用職銜；但丁○○老師實驗室，如係專有名詞，宜用引號區別。
正本：行政院農……檢疫局（10075臺北市…….51號9樓）正本：行政院農……檢疫局正、副本之後，無須表明地址；如使用「口洞式信封」，則在「受文者」之上使用「郵遞區號」及「地址」；如係提示發文單位，則以「便利貼」代替說明： 一、收據金額……說明：收據金額……「說明」及「辦法」兩段不分項，緊接段名書寫主旨：建請 貴局協助改善○○路與○○街路口交通問題，詳如說明，請 查照說明：旨揭路口……業經本校師生強烈建議，建請 交通局研擬……另建請交通警察大隊於……更加順暢通行 主旨：為維護行車安全，請 貴機關協助改善○○路與○○街路口交通問題，請查照說明： 一、旨揭路口……業經本校師生多次建議 貴機關研擬…… 二、另請貴機關於……更加順暢通行一、本文正本有3個機關，計「○○局」、「○○處」、「○○大隊」，宜用「貴機關」涵蓋所有機關若部分機關為要項，如交通局改善路口交通問題；部分機關為次要事項，如交通警察大隊增派交通指揮，則前者列為正本，後者列為副本，依《文書處理手冊》規定：「須以副本分行者，請在『副本』項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在『說明』段內列明」二、類似「強烈建議」等文字，應儘量避免。
三、「說明」及「辦法」每項表達一個意思；多項意思，分項敘述附件：(。