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1、湖北武铁山桥轨道装备有限公司采购货品（工程劳务）协议、付款及发票管理制度目的：为规范公司各类采购货品（工程劳务）协议、付款及采购（或劳务）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况解决：（1）、预付款业务，（2）、货到付款业务，（3）、以货易货业务。第一条、财务对协议管理规定公司各类货品采购及工程劳务业务均需签订协议（对于零星办公用品的采购，价值在500元以下的，凭经部门经理核准的采购计划单进行采购，不需签订协议），具体规定如下：（一）、协议的签订及审批1、采购业务协议：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购协议的签订应由采购业务
2、经办人经根据经批准的采购计划单及采购协议价格申报单进行。采购计划单、采购价格申报单及采购协议按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：（1）、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准；（2）、技术改造、设备等固定资产采购，采购价值2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的由总经理批准。（3）、对于设立最低库存量的材料物资，由生产保障部提出采购计划单经保管员核算库存报分管副总批准后实行采购2、工程劳务业务协议：公司所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务协议及工程预算表。协议额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的工作劳务协议由总经理批准。（二）、协议
3、内容填写规定（1）、协议内容应按规范格式内容完整填写，协议中要特别约定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一个月内寄达）、具体品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。（三）、协议的报送及执行（1）、协议报送：各类采购及工程劳务协议由公司各分管业务负责人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的协议报送一份到计财部材料会计处存，同时实行采购。（2）、协议执行：所有采购协议业务均应由生产保障部实行采购，劳务协议由行管部执行实行，对于特殊情况下经总经理特批的采购（工程劳务）
4、业务除外。计财务部将按协议约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按协议规定正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有协议，对一次签定协议、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附协议,在以后价格不变的业务发票后可不附协议，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函。（3）、计财部不受理涂改及未经公司总经理或有权签字副总签批的协议。第二条、付款管理规定采购（往来）付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含附件）1、计财部往来会计核算2、申请人分管领导签字3、财务负责人签字4、总经理签批5、财务出纳员付款所有因采购货品、接受劳务的付款业务均需凭
5、经核准的“用款申请”付款。“用款申请”由业务经办人出具，经计财部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实导致财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务负责人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误导致退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务负责人个人承担，由此导致的误工误产及一切后果由业务负责人承担。所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继
6、续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因总经理出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、总经理签批，最后交财务负责人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或总经理批准付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，假如批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付所有价款。预付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含协议采购计划单等附件）财务部往来
7、会计核填帐面往来余额分管领导签字财务负责人签字总经理签字财务出纳员付款（1）、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理批准的用款申请附协议书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。（2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,保证与供应商业务关系良好，协议正常执行。对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。2、货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款，但在不超过财务规定的到票时间内付款的，按财务管理制度货币资金及承兑汇票管理制度中
8、的付款规定办理。具体如下：货到付款流程图：业务经手人持用款申请（含附件）财务部往来会计核填应付款余额分管领导签字财务负责人签字总经理签字财务出纳员付款（1）、对货到付款，发票未到的规定： 对于货到入库、发票未到，需按协议付款的，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购协议”。材料会计署名确认后报财务负责人审签、总经理核准后付款。对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），计财部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款的需总经理特批（由财务认定）。 (2)、对货到已验收、发
9、票已到规定付款的（即帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，规定该笔业务经手人对发票的内容（货品数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及协议等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交计财部，并按规定出具用款申请，交计财部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、总经理核准后付款。（3）支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理签字批准后方可交出纳员办理付款手续。第三条、付款方式及收
10、据的取得规定：付款方式重要有钞票、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付重要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付钞票。对于付出的款项原则上均应取得收款方的收款收据，具体付款方式及相关规定如下：1、钞票付款：对于确需以钞票支付的业务，在业务经办人员交来的经相关人员审核及总经理批准的用款申请后，视其具体情况分别解决：（1）、收款人派人上门收款的，公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有的对方业务单位开具并加盖行政
11、公章的介绍信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章的委托收款证明（传真件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样），经确认无误的，再办理支付手续在收款人点验货款无误后，直接开据收款收据后交出纳员。收款人要在收款凭据上注明“收款人：XX”字样，并由出纳员填写该收款人的身份证号，特殊情况下经批准后可不需填写收款人身份证号。（2）、假如是规定公司将款项汇入收款人（指业务单位）指定卡号（或业务经办人提供的收款人卡号）的业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”
12、传真件（格式见后附件2），确认函规定注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样。计财部收到符合规定的确认函传真件并经公司业务经办人签字确认后，方可汇款。在办理完汇款手续，收款人在确认款项收到后，由公司业务经办人负责：当天内将收款人开具的此笔钞票业务的收款据的传真件交至公司计财部，并在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收据原件交至公司计财部。对于没有通过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。为控制公司资金风险，计财部对手续不全或有疑问的钞票打卡付款业务有权拒付。钞票打卡手续费由收款方承担，特殊情况经总经理批准的除外。（3）、公司派人带钞票外出采购业务：除零星
13、办公用品及低值易耗品外的钞票，采购金额在10000元以上的材料采购业务，需由总经理批准。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理钞票借款手续（借款人应为采购业务经办人指定的公司员工），无特殊情况超10000元的采购业务不得以此种方式进行采购，（4）、对于正常采购（或劳务）业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要计财部以钞票打卡方式加急支付的，计财部有权拒绝，对于总经理特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，假如导致资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。2、银行电汇付款：
14、计财部凭业务经办人出具的经核准无误的用款申请中列示的收款人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有钞票付款、又有银行付款业务的，原则上，只要对方收款,就要出具收款据。退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它因素，导致正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几种情况解决：（1）、收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；（2）、公司采购（或劳务）业务经办人工作失误导致退汇的，由负责人在退汇单上署名确认，并由经办人提供准确信息，重新办理汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由负责人承担。（3
15、）、出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人承担。（4）、因银行间业务划转不成功或其它非公司可控因素导致正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。3、承兑汇票付款（1）、对于付出的承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，经计财部出纳员确认无误的，再办理支付手续，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具加盖收款单位财务专章的收据交出纳员（其它签字手续参照货币资金付款业务），且本公司业务经办人要在相应的原始付款凭证上签字确认。（2）、如收款单位派人上门收款，且来
16、人未带收款据的，经计财部出纳员对来人身份确认无误后，再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条（可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收条自动转作附件”，并在收条上填写EMS特快专递单号，注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之依据”），签字盖手印，计财部经办人当收款人面将汇票装袋以EMS特快邮寄给收款单位。（3）、如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的（此方法存在很大风险，无特殊情况，财务一律不受理该付款方式），由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额署名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将EMS号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位传真的加盖财务公章的具体收件地址证明(证明内容含汇票金额、收件人
