项目资料管理制度

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1、项目资料管理制度篇一：项目部材料管理制度 项目部材料管理制度 1、 材料购买 （1） 购买主要材料时，首先由施工主管人出具购买原材料申请单，经项目经理审核签字后，报分管经理处，再由总工审核后统一购买。 （2）材料采购时由材料设备部指定的材料员采购，在指定的地点报价不少于三家，然后报主管经理同意后拿材料报价确认单后去购买， （3）经销商结账时必须连同报价确认单去结账，无报价确认单必须和材料员结该批账务。 （4）购买材料料时一定要向材料销售单位索要票据，大宗购货发票内容应有日期、发货单位、材料名称、规格、单价、数量、金额、经理签字、经办人签字。 （5）材料员对所购买的材料必须记入材料采购清单，一式

2、三份，一份交由材料管理员备案登记，一份交由财务部进行备案，一份由材料设备部备案。 （6）材料员购买材料款的票据，必须交由材料设备部，材料设备部分管经理拿着附有发票和材料采购清单，必须由材料设备部分管经理、总经理、总工、材料员签字后到财务室填写材料汇总报销单后报账核销。 2、 材料入库管理 （1）购卖材料人不参加验收入库材料。 （2）材料入库时必须有2人以上同时现场清点签字方可生效，大宗材料必须有3人以上同时现场单清点签字方可生效，并有现场清点人员应登记原始记录备查，现场无原始记录或没有签字票据一律作废，该家发货材料由材料员自行处理，公司不承担任何责任 （3）材料入库时要填入材料进出场登记薄，材

3、料进出场登记薄的内容：名称、进/出、数量、经手人、时间、备注 。 （4）材料单据，做到当日开取票据签字，不得补开单据，发现补开单据的作废由当事人自行解决公司不予承认票据的合法性。 3、 材料出库 （1） 材料领用时，领料部门首先填写领料申请表，由项目经理审批。申请表应写明材料名称、规格、型号、数量、经手人。到保管员处领取，申请表交由保管员留存 （2） 实际发生的材料用量不得超过预算用量，如果超过现象应调查原因，查找责任人。 （3） 项目部对各班组进行材料浪费检查，如果发现对材料浪费、损失的予以经济罚款。 二、 建立健全材料验收及保管制度、严格控制材料成本。 1、 材料验收、保管的程序 （1）

4、验收是使用有关手段对进场材料的质量、数量进行检验和办理验收的过程，是现场材料管理的首要环节，包括验收准备、核对凭证单附件、质量和数量检验、办理验收手续。 （2）验收准备，材料进场前必须作好各项验收准备，保证验收工作 顺利进行，为下步的材料堆放、保管创造良好条件，验收包括场地和设施准备、苫垫物品准备及验收计量器具和有关资料的准备。 （3）在材料进场前，根据用料计划、现场平面布置图进行存料场地及设施准备，场地应平整。 （4） 对进场露天存放需要苫垫如（水泥）等材料，应做好苫垫材料的准备，确保验收后的材料能妥善保管，避免损坏变质。 （5）周转材料如（木制模板）按品种分别堆放，不需用的要及时退场、及时

5、维修，不得随意锯断或挪作它用。 （6） 对价值较高、易损、易坏、易丢的材料应入库保管，对量大且价值较高的装饰材料必须落实保管措施，防止丢失和损坏。 （7）关于保管责任的划分，凡库内的材料（指存放库内、棚内及现场发出前）由现场材料人员保管，凡已领出的材料，由领料人保管，应负其责，承担各自的保管责任。 （8）凡施工剩余材料必须及时组织退料，是现场材料管理的最终环节，包括班组退料和现场退料。班组退料应执行谁使用谁退料，谁发的谁收回办法，班组完成施工任务后，剩余材料必须及时退库，并办理退料手续。 （9）耗料是现场材料的一项重要内容，标志着材料领出后被消耗，变为工程实体，是计算工程材料成本的依据，必须采

6、取正确的耗料办理方式，确保耗料的正确和及时。根据现场材料的不同管理方式，采取不同的耗料方法。现场地方材料实行定额耗料与盘点相结合的办法，每月的水泥实际耗量，依据配合比计算地方材料的定额应耗量， 结合月末实际盘点计算当月盘点消耗量，与定额应耗量对比分析后确定当月的耗料数量，其他材料同上计算。篇二：项目档案管理制度 项目档案管理制度 第一章 总 则 第一条 编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司 档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。 第二条 定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的 文字、图表、声像、电子数据等各种形

7、式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。 第三条 目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件， 以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。”的原则。 第五条 保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受 损害。 第六条 归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人 （项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。 第二章 工程档案收集、分类、整理 第

8、一条 工程档案收集管理依据：建筑安装工程竣工档案移交书、市政基础设施工程竣 工档案移交书、万国公司档案管理作业指引。 第二条 项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。附表 第三条 档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故 离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的，发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。 第四条 与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办

9、部门负责档案的收集、整理、 归档，并做好部门资料备查交接工作。 第五条 移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档 文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1天扣分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交），并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司综合部，并按规范编制文件移交清单，双方签字认可，各执一份。未做收发文登记和移交清单的每发现一次，年度扣

10、1分。 第六条 归档文件的要求： 办理完毕的正式文件、审批文件及文件草拟修改稿，审批流程完整有效，无漏签、 越级现象；文件内容正确有效，无明显低级错误。如在盖章备案时出现错误，发现1处，经办人扣1分，该部门审核人扣2分； 文件书写和载体材料应耐久保存； 必须是具有保存利用价值； 必须经过系统整理，完整地反映了历史活动的全过程，保持文件之间的有机联系； 第三章 特种档案收集、分类、整理 第一条 管理依据：根据*档案管理作业指引十一、特种载体档案归档范围与保管期 限表拍摄、收集管理。 附表 工程中心特种载体档案收集范围 第二条 拍摄、收集、整理管理：工程中心助理负责，按照公司作业指引要求整理、编号

11、， 一张照片一个word文档，并编制分说明，内容必须备六要素为事由、时间、地点、人物、背景、摄影者，一组照片的总说明编制在第一张照片中，一组照片的编号按流水号编制：例TZ-XX-1-1。 第三条 拍摄要求：全景照拍摄时需寻找一具有一定保存时间的掷高点，至少在本工程开 发完成前该建筑物不会被拆除。 第四条 移交归档：以月为单位，次月5日移交综合部，每延迟一天，工程助理扣分； 未按公司制度编制说的每发现一次扣1分。 第四章项目档案竣工移交管理 第一条 公司工程中心负责监督、指导勘察、设计、施工、监理单位以及各分包单位完成各 自管理范围内档案文件的收集整理。项目竣工验收时，由公司工程中心经理负责组织

12、项目工程中心相关人员对归档的工程档案进行鉴定、审核，公司档案管理员配合进行预验收，通过后形成多套项目竣工工程档案，并提请地方档案管理部门进行档案专项验收，配合进行竣工备案。 第二条 档案专项验收通过后，竣工档案需在三个月内移交城建档案馆，工程中心助理督促 施工单位按建筑安装工程竣工档案移交书、市政基础设施工程竣工档案移交书编制移交清单，移交公司综合部工程竣工档案2套（其中一套移交城建档案 馆），并编制建设、施工、监理、设计、勘察等单位负责人名单。 附表1 工程设计变更（施工）联系单汇总表 单位工程名称： 第 页 共 页 施工技术负责人：总 监： 施工单位：（章） 监理单位：（章） 编 制 人：

13、审核日期： 编制日期：篇三：项目资料管理办法 合众 项目资料管理办法 第一章 编制目的 为进一步加强事业部和项目公司对项目资料的管理，使各项目的工程实施各环节保持受控状态，具备可追溯性，特制定本办法。 第二章 适用范围 本办法适用于事业部所辖的所有开发项目 第三章 责任人 项目公司主管工程的副总经理 第四章 管理职责 项目公司使用的图纸、图集、规范等各类文件及相关分项工程的专家论证会等各种会议纪要均由项目公司资料员统一管理。 资料员负责项目的资料管理工作，包括但不限于建立目录、建立收发文台账、借阅管理以及存档备查等。 项目公司各部门专业工程师应及时协助资料员做好现场资料的收集、整理和归档工作，

14、确保工程项目资料的及时、完整和有效。 第五章 管理要求 借阅工程资料必须履行借阅手续，不得涂改、遗失、更换。 项目各种指令性文件，如通知、报告等应采取书面形式。 项目公司所有对内、对外文件资料必须按职责规定权限审查 签发，并由资料员统一编号管理。 文件在接收后，经部门经理批阅，由相关人员传阅，专业工程师回复、转发或协调处理后收存。 施工单位负责工程资料的编制，项目公司工程管理部应根据当地主管部门的规定对工程资料进行管理。工程管理部每月应对施工资料进行检查，在竣工前一个月进行集中督导。 工程竣工验收后一个月内，由工程管理部督促施工单位按规范要求进行组卷，并将工程立项、设计、报建、验收等资料立卷，和施工单位所交资料进行汇总整理并编制移交目录。 工程竣工验收后三个月内向城建档案馆和事业部档案管理部门移交完整的工程资料。 工程资料的归档范围、组卷排列顺序、案卷编目、案卷装订、案卷格式、移交等都必须符合国家及当地资料管理规范的要求。 工程资料要定期检查，做到帐物相符。案卷根据保密级别不同而分别标注，妥善保管。借阅资料者必须事先进行登记，填写资料借阅清单后，方可进行借阅。重要资料的借阅和外单位借阅需经部门主管领导审批。 工程项目结束后，所有资料移交事业部档案管理部门。按照资料管理规范，需要永久保存的资料由事业部档案管理部门负责