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1、我国高校档案信息化建设论文9篇 第一篇：高校教学档案信息化建设探讨 一、高校教学档案信息化建设的重要性和紧迫性 国家档案局2002年发布了全国档案信息化建设实施纲要，提出“本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。”山东省档案局2014年印发的山东省档案工作科学化管理规范测评中，对示范单位的信息化建设标准占到了15%。近年来，电子档案大量增多，同时由于干部学历认证、
2、身份认定、学生出国留学、士兵提干等原因，教学档案的利用频率和数量急剧上升。以潍坊学院档案馆教学类档案查询利用情况（见表1）为例，2015年教学类档案查询利用数量比2013年增加了90.2%；教学类档案查询利用数量在查借阅总数中的比例由11.9%提高到18.3%，提高了6.4%。而建立在手工基础上的传统型档案管理模式，不仅增加了档案的磨损，而且效率低下。据统计，传统档案管理模式下，查询、利用档案的效率仅为信息化后的30%。原有的以纸质档案为主的状况越来越不适应档案保管、利用的需求，教学档案信息化建设势在必行。 二、高校教学档案信息化建设现状分析 继2002年国家档案局发布全国档案信息化建设实施纲
3、要之后，教育部、档案局2008联合年发布高等学校档案管理办法，高校档案信息化工作逐步开展，档案数字化工作有了较快发展，但在教学档案信息化开展过程中依然存在许多亟待解决的问题。 1.教学档案信息化建设缺乏资金投入 基于教育部现行的评估理念：“对国家负责，为学校服务”和“以学校为主体，以学生发展为本位”教育部关于开展普通高等学校本科教学工作审核评估的通知（教高【2013】10号），使得高校将办学经费更多的倾斜到到教学、科研、大学生创业就业等工作中，更为关注教学设备、教学质量等方面。高校对档案信息化建设缺乏足够的重视，在高校年度工作规划中将档案工作排在最后。高校过快扩张，基建建设、设备购置、科研投入
4、已经让学校的财务状况捉襟见肘；档案工作信息化工作从前期建设到后期维护，都需要大量的资金投入，如此大量的资金投入让学校财务无法负担。对排在学校工作末位的档案工作而言，高校在财力、物力投入上只能维持基本的日常业务运转。 2.教学档案信息化建设标准不规范 全国档案信息化建设实施纲要中对于档案信息化法制建设提出了具体要求：“集中力量研究制订一批急需的档案信息化标准，采取切实措施进行宣传与贯彻。要优先制订电子文件归档，档案信息采集、整合和安全管理等方面的标准，加快建立健全档案信息化标准实施机制。”目前，高校教学档案信息化建设已普遍开展，但是档案信息化法规、标准建设一直滞后于档案信息化建设的整体水平，包括
5、档案综合管理系统、电子文件归档与管理规范、电子公文归档管理暂行办法、电子文件储存机制、档案数字化标准、依据、数据的储存、管理方式、档案信息安全在内的规范多次调整，没有统一标准制的现状制约着档案信息化建设的发展。 3.教学档案信息化建设专业人才的匮乏 教学档案的特殊性，使得从事教学档案收集整理的人员除具备专业的档案知识外，还要熟悉学校教学工作。高校在选配教学档案管理人员时：专职档案员年龄偏大，女性偏多；兼职人员多由新进教师、行政人员担任，更换频繁。高校档案信息化建设的从业人员则需要相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识等相关技能。从事档案工作为教辅岗位，职务职称晋升时不具备竞争力
6、，对专业人才缺乏吸引力度，从而导致具有相应计算机知识的人员不愿从事繁琐的档案工作，更倾向于教学一线或者从事科学研究。高校形成了教学档案业务人员缺乏相关的计算机技术，具有计算机知识人员不愿从事教学档案工作的不利局面。由于信息化建设专业人员的匮乏，档案信息化建设同时要熟悉计算机的软件升级、系统维护、数据资源开发等后期档案信息资源维护工作无法开展。 4.教学档案信息化建设发展不均衡 高校教学档案信息化建设受到高校的整体发展水平的不均衡性的影响，包括学校经费投入、整体科研水平等因素，导致高校教学档案信息化建设标准不一、形式各样。在档案数字化处理阶段也表现各一，据山东档案局统计的情况：约有30%的高校档
7、案馆只对馆藏的特殊档案进行数字化处理，如山东大学档案馆的山东大学报；剩余的高校只对馆藏极少数档案进行了数字化处理。整体科研水平高的高校自行研发档案综合管理系统，如南京大学研发使用了南大之星档案管理系统；多数高校则购买档案综合管理系统。在档案信息的利用方面差距也比较明显：档案综合管理系统可以同学校其他办公系统对接使用，如山东大学档案馆通过档案综合管理系统，可以实现对学生学籍信息、考试成绩等内容的直接提取、使用；而有部分高校档案综合管理系统使用还在停留在单机版阶段。 三、高校教学档案信息化建设对策 1.加大教学档案信息化建设资金投入 学校要按照档案法和高等学校档案管理办法的要求，切实增强档案意识，
8、高度重视学校档案工作，将档案信息化纳入“数字校园”建设的总体格局，根据高校实际制定档案信息化发展方案。按照档案信息化发展要求，保证信息化建设所需资金。不仅仅保证信息化建设必须的计算机、扫描仪、移动存储器材等硬件设施配备，还要在软件更新、系统维护、使用利用等软件设施上加大资金投入力度。 2.加速教学档案信息化标准体系建设 尽快研究制定并出台一批急需的档案信息化法规、标准。这些法规、标准要涵盖包括档案综合管理系统、电子文件归档、档案数字化、数据库建设、档案信息利用、档案信息安全在内的教学档案信息化建设的各个方面。 3.加快教学档案数字化进程 高校应对现有的馆藏档案资源进行系统的登记统计，根据统计结
9、果，结合学校档案工作实际制定档案数字化方案，分门别类的进行数字化工作。对新生成的教学档案：将档案综合管理系统与学校OA办公系统联网，使得各教学管理和职能部门形成的教学档案形成数据库，实现网上输入、网上查询、网上利用。对原有老旧教学档案根据不同全宗、保管期限、保存状况、使用频率等因素综合制定数字化规划，安排专人、专项资金逐步进行数字化处理。数字化同时进行数据库建设，保证数字化的实用性。 4.加强档案人才队伍选配和培养 一是合理选配档案人员队伍。档案工作人才选配时除了考虑政治觉悟、责任心、业务素质方面的因素，还要考虑档案组成人员的知识结构、年龄结构和开拓意识，必要时和可以引进计算机专业人才。二是加
10、强对档案人员继续教育。为档案人员提供在职学习机会，有计划的组织档案人员进行档案业务知识、理论知识和计算机应用技术的培训学习。三是切实提高档案人员的待遇和地位。使用合理的工作机制吸引和激励档案工作人员，在职务晋升和职称评价时充分考虑在职档案人员的工作性质和工作能力，激发其工作热情。 第二篇：高校档案信息化建设探讨 教育部和国家档案局在2008年出台了高等学校档案管理办法,文件指出高校档案管理应当“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”,档案收集范围囊括了党群类、行政类、学生类、教学类、科研类等十一个门类的文件资料。这说明国家重视高校的档案管理工作,对档案信息化提出了高水平的要求。高校档案信息
11、化工作需要高校档案管理工作者高度重视,同时也是一项函待解决的问题。 一、高校档案信息化的含义及档案信息化建设的意义 1.高校档案信息化 根据相关部门的要求,以计算机、网络作为信息技术的载体,对高校档案进行收集、整理、保管、开发和利用的管理过程就是高校档案信息化。也就是说在高校档案的管理工作中,将纸质文件采用信息化手段进行处理,同时保存纸质文件和电子文件,同时,对档案文件资源进行深度开发,为准确管理档案和高效利用档案奠定基础。2.高校档案信息化建设的意义高校档案的信息化建设是高校档案管理工作的重大创新和变革,有助于档案管理、信息挖掘和深度利用。高校档案信息化建设具有重要意义。第一,满足高校档案保
12、藏量大且增加速度快的现实需要。第二,提升了高校档案管理水平和利用效率,为高校科34NO.214研、教学等工作更好的服务。第三,有利于保护档案安全和系统完整。第四,减少了档案存储空间和管理成本。纸质档案文件会占用较大的存储空间。档案信息化减少了人力成本和纸张的浪费。 二、影响高校档案信息化建设的主要影响因素 1.档案管理理念落后 高校的档案管理工作者的档案管理的理念还没有转变过来,仍停留在“重藏轻用”,不重视档案资源的深度开发和应用服务。档案管理者仍和以前一样,档案文件材料收集的主动性不够,导致部分重要的文件材料没有收集成功。 2.信息技术水平不够 信息技术在档案信息化建设中涉及到档案资源建设、
13、档案管理、档案资源服务三个方面。档案资源的建设是档案信息化工作的第一步。档案资源包括档案原文、目录和编研信息等。档案原文信心是通过扫描等手段将纸质档案文件转化为电子版的文件材料、照片、视频等储存在磁盘等介质中。档案目录是由档案管理者人工制作得到。编研是指档案资源的深度挖掘和开发,将各种信息进行整合。档案管理是对档案资源进行管理,比如统计、鉴定、存储、备份、访问与控制等。当档案管理系统要升级时,档案资源失真、丢失的风险较大。档案管理中,应当对相关人员进行完成权限分析管理的关注,对下载的文献进行文化处理。档案资源服务是通过一种传递方式,如互联网,将档案信息资料提供给使用者使用,并通过信息技术手段提
14、供给用户查询、使用。档案管理者可以在档案管理的基础上,为档案使用者提供网络检索服务、下载服务、网上浏览等档案管理服务。 3.档案信息化建设投人资金不足、设备利用率低 档案信息化建设需要较为先进的设备来完成,如扫描设备。高校对档案管理部门的资金投人不足,不能开发或者采购适合的先进的档案信息处理系统。部分高校,连档案管理部门连计算机都不多。也有部分高校,购人了较先进的设备,但是不重视使用,严重浪费了设备。 4.档案信息化建设人才队伍不足 由于领导的档案信息化建设意识不足,因此对档案信息化建设的人才队伍建设不重视,导致人才缺乏。合理的档案信息化建设队伍应当包括专业的档案人才、技术人才、管理人才、法律
15、人才等。档案信息是经过档案管理者通过智力劳动加工形成的,需要具备较强的专业知识和文字功底。 三、高校档案信息化建设的应对策略 1.转变档案管理观念 档案管理工作者应当重视档案信息化建设工作,将以前的“重藏轻用”的观念转变为服务观念。将以前人工检索等较落后的方式转变为依靠信息化技术,在互联网上进行档案资源检索等服务。 2.提升信息化技术水平 在档案信息化技术方面,应当建立统一的管理平台,平台由网络、计算机、扫描仪等设备构成。管理平台的核心是档案管理软件的开发和运用。档案管理软件应当具有以下特点:(1)分级授权。档案的保密工作可以通过分级授权实现,不同级别的人可以获得相应的信息。(2)明确标准。数字化的档案的采集、整理、归类、编目需要统一标准,这样具有可移植性。原始档案应当与数字化的档案的目录一一对应。(3)数据传输安全性好,无安全漏洞。 3.加强档案信息化人才队伍建设 档案管理人员应当具备良好的档案管理知识和业务能力,同时还应掌握与档案管理相关的知识,比如基本的计算机知识、写作知识、网络知识、数据库构建等知识。学校应当制定合理的考核激励制度,激发工作人员的工作热情,给予其晋升机会,提高其工作效率。同时,应当定期组织学习档案信息化建设相关的知识,提升专业技能。同时,选聘具备信息技术的人才。通过
