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1、浅谈民用建筑工程档案资料的有效管理 【摘要】一个完整的工程建设项目包括很多的组成部分，其中，民用建筑工程档案资料的管理是极其重要的一个，这项工作贯穿于施工过程的始终，其重要性不言而喻。笔者在文中对民用建筑工程档案资料的有效管理进行浅要的探讨和分析，希望对读者产生或多或少的借鉴意义和参考价值，也希望为建筑工程施工单位带来便利。 【关键词】建筑工程；工程档案管理；措施 前言： 建设事业从改革开放之后迎来了发展的“春天”，而不计其数的工程档案资料随之产生。那么究竟什么是建筑工程档案呢？所谓的建筑工程档案，指的就是施工过程中形成的文件，这些文件具有一个明显的特点，就是具备档案性。建筑工程项目在开展的过
2、程中有很多的管理对象，例如财务管理、施工管理、人员管理等，在这诸多的管理对象之中，建筑工程档案管理同样重要，因为档案管理质量的高低会对建筑工程施工质量形成很大的影响甚至是决定作用，进而会影响到施工单位的经济收益和社会效益。除此之外，建筑工程档案必须真实，符合施工的实际情况，而且记录的内容是最原始的。 1.民用建筑工程档案管理的重要性 1.1真实的记录民用建筑工程资料建筑工程 民用建筑工程资料必须在每一个施工阶段、施工环节都有体现，而且必须真实、可靠，切不可胡编乱造，因为每一个施工阶段都有资料存在，所以要想了解施工进度以及其他的施工情况，必须要对施工中产生的一切资料进行收集和整理。实际的施工过程
3、更是不可能离开业内资料而独自进行。施工的时候需要比对施工现场的情况和业内资料，这是了解施工单位施工情况的必要基础，而且施工完成后需要开展工程竣工验收工作，这个工作也一样离不开民用建筑工程档案资料，反映工程的进程可以依靠很多的手段，书面记录、图片、视频等都可以，此外，工程档案资料的另一个重要作用就是弥补施工的不足，发现施工存在的缺点并予以及时、有效的解决和处理。 1.2民用建筑工程档案资料为工程信息的查询提供相应的依据 查询建筑工程信息依靠的主要就是工程档案资料，项目负责人只有详细的查询工程档案资料，才能更加全面的了解施工的具体情况，而不是仅凭自己的记忆来考察施工，依靠建筑工程档案资料来控制施工
4、符合客观、真实的原则。项目经理如果对档案资料进行了全面的收集和仔细的分析，就有可能发现施工中的不足，可以在最短的时间之内解决问题，减少了在后期发现问题带来的巨大麻烦，保证了施工进度和施工质量。 1.3民用建筑工程档案资料成为以后工程施工的前车之鉴 前面已经提及，建筑工程的档案资料对施工的一切基本信息进行记载，其中就包括施工所用的技术和方法、施工中产生的问题及解决对策，这样一来，以后的施工就会大为便利，同时也会有章可循，以后的施工单位可以在详细分析施工档案资料的基础上对可能出现的问题进行有针对性的预防，有了前车之鉴，就可以降低问题出现的几率，施工效率也会大大提高。 2.民用建筑工程档案资料的内容
5、及特点 2.1民用建筑工程档案资料的主要内容 建筑工程档案资料的主要包括综合性文件资料，其中包括上级批准的文件、工程的计划任务书，与工程相关的地质、气象等文件资料，还包括各类的合同、协议书等综合性文件资料。以及建筑工程的水、电等安装工程施工的文件资料、原材料、半成品和成品的质量证明文件、试验资料项目的施工组织设计等观测记录，此外还包括竣工图等档案资料，包括总的平面布置图。 2.2民用建筑工程档案的特点 民用建筑工程档案的特点包括很多的方面，笔者总结了以下几点最重要的：第一，真实性，工程档案就好比是工程在摄像机中的成像，就是对实际施工的真实写照，工程施工和档案资料的形成二者是同步的，从一开始的设
6、计工作，到后来的实际施工，到最后的工程竣工，档案资料始终存在；第二，独立性，众所周知，不同的工程项目具有不同的特点，哪怕是一个工程项目中的不同施工阶段，都有着自己的特点，这就决定了工程档案在不同的施工阶段也具有不同的特点，毕竟档案是施工的真实写照，前者决定于后者；第三，实用性，我们之所以这么重视施工档案资料的形成和管理，根本原因就是其有用，有着很高的价值，工程档案可以作为考察实际施工的依据，可以说是集多种优点于一身。 3.提高民用建筑工程档案有效管理的措施 3.1首先应该加强施工的管理，强化档案材料的编制工作 按照应有的标准来编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务基础。如果施工队不会编制工程
7、的内业档案材料，他就很难具备承包工程的资格。而工程档案材料的质量关键在于编制的形成过程。施工单位应该明确自己的责任所在，加强训练技术人员编制档案材料的能力，不断的提高编制工程档案材料人才的业务水平。 3.2其次要加强对民用建筑工程档案管理的检查工作 就目前来说，档案资料的管理工作始终不能引起相关部门和人员的重视，有些施工单位直到工程竣工才意识到对档案资料的需要，殊不知为时已晚，这直接增强了整理档案的难度。一旦施工单位不能够从内心深处重视建筑工程档案极其管理工作，就会导致施工资料的缺失，加之施工的时候根本没有时间来整理档案资料，最终导致实际施工缺乏依据，直接为企业带来经济和形象的损失。因此，工程
8、档案资料必须引起工程负责人的重视，作为工程的负责人，应该对工程档案进行定期的检查，不要对档案资料置若罔闻，也要防止大量堆积档案资料现象的出现。反过来讲，如果工程的负责人员能够重视工程档案资料，能够尽心尽力的做好档案资料的存储和管理工作，就会使得工程得到全面的记录，还会维护施工单位的合法权益，促进自身的长远健康与可持续发展。 3.3加大对民用建筑工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。 高层领导应该注重对民用建筑工程档案管理人员和有关技术人员的培训，要不惜花费时间和精力提高民用建筑工程档案管理人员和有关技术人员的专业水平，这样以来，开展档案管理工作的时候就显得得心应手，还应该健全奖惩机制，
9、提高档案管理人员的积极性，最终达到提升档案管理工作水平目的。民用建筑工程档案管理人员和有关技术人员自身的综合素质对开展档案管理工作起着至关重要的作用，因此，为了提高档案管理水平，对档案管理人员的综合素质进行有针对性的提高和增强势在必行。档案管理人员应该与时俱进，不要被动的学习，要主动地接受档案管理方面的法律教育，为做好工作打下坚实的基础。 3.4利用多媒体设备，加强民用建筑工程档案资料的储存 当今社会已经进入了信息化时代，只有充分的利用现代科技带来的便利才能够提高工作效率，建筑施工单位的档案管理单位也不例外，在对建筑工程档案信息进行开发、收集、管理和利用的时候要意识到科学技术的重大力量，要大力的推广缩微档案，充分的利用磁介质档案。不难发现，缩微档案磁介质档案已经成为档案管理领域具有代表性的档案存储和管理方式，应该引起重视，民用建筑工程档案资料管理部门要投入更多的人力、物力和财力进行研究，使其更好的服务于工程档案资料的管理之中。 参考文献： 1王雁.浅析建筑档案管理重要性及措施J.中国新技术新产品.2011，07. 2俞海键.浅谈施工技术资料管理对建筑工程的重要性J.商品与质量.2010，28. 3车静.浅析加强工程档案管理所必需的几个要素J.科学咨询（决策管理）.2010，03.第 1 页 共 1 页
