备用金管理制度

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1、备用金管理制度为了防止资金流失,加强资金管理,提高工作效率,现 就公司备用金管理规定如下:一、备用金分类 为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额 备用金、临时备用金、出纳备用金三种。1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现 金,具有时间长、比较固定的特点。2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金, 具有一次性、时间较短的特点。3、出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金,具有金额较大、流转快的特点,一般不超过规定限额。二、备用金借支、归还手续1、定额备用金和临时备用金的借支、归还手续(1)、借支:借款人填写借款单部门负责人签 字财务人员核签备用金余额财务总监审核董 事

2、长(或副董事长)审批会计记帐出纳审核付款。( 2)、会计核算设置科目: “其他应收款定额备用 金部门 / 姓名”;“其他应收款临时备用金部门 / 姓名”。(3)、定额备用金配备表定额备用金配备表备用金配备岗位备用金限额(元)董事长(副董事长)5000总经理5000总监4000部长2000副部长1000经营业务员1000总经理秘书500总经理办公室主任1000公司司机2000食堂1500材料米购员5000合计300002、归还:临时备用金需按时归还或及时报账冲销,在业务完成后 如不按时交回借支的,财务部门从次月开始从其工资中扣 回,并按银行贷款同期利率计息清算。属个人特殊原因经董 事长(或副董事

3、长)批准同意的借支不属备用金范围,应按 约交还或从工资中扣还。3、出纳备用金的提取手续出纳填写资金申请单会计主管审核财务总 监审批填写基本户银行支票(或网上银行转帐提现) 会计根据相关票据记帐。三、备用金管理1、定额备用金的管理:(1)、根据工作需要、管理需要原则进行办理,额度根 据支出业务变化,对使用对象和用途范围一年审定一次;(2)、定额备用金实行专人借支专人负责的办法,不得 全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人。(3)、定额备用金在平时业务办理完毕后,可以不用办 理退还手续。(4)、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人 更换的,必须办理退还手续。2、临时备用金的管理 :( 1)

4、、临时备用金包括差旅费、临时采购款、行政临时 事务借支等工作性质的一次性借支款。(2)、具体借支人为借支款项的责任人,转借或其他情 况而没有办理相关财务手续的,财务不予承认。( 3 )、临时备用金由借款人以现金归还或费用报销抵 冲。4)、部门负责人为各种临时性备用金归还的第一管理人,必须监督经办人及时在办理相关报帐归还手续;3、出纳备用金的管理:(1)、出纳备用金的使用者只能是财务部门出纳员。(2)、出纳领取备用金要求开具基本户银行支票(或网 上银行转帐提现) ,不得以收坐支。(3)、出纳备用金必须注意安全第一原则,有专用保险 柜存放现金,并且存放地点符合公安、公司安全管理原则。( 4)、保险

5、柜隔夜存放现金额不得超过控制金额,特殊 情况下的大额存放,必须及时向财务总监报告,以便采取相 应的安全措施。( 5)、出纳备用金必须日清月结,每天核对帐实数据。( 6)、出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员,财 务部副部长及财务总监负管理责任。4、相关约定 (1)、对未转正员工、经常性违反结算纪律的员工实行 控制借支。( 2)、借支不分金额大小, 均须报副董事长 (或总经理) 审批。(3)、各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续, 人事部门及其他相关单位、部门有义务及时通知财务部清 帐,否则,造成的损失由相关责任单位或部门负责。(4)、财务部出纳于每月 5 号前清理临时性个人备用金 借款,

6、并以文字方式告知当事人; 财务部部长负责协助催收。(5)、财务部于每月 10 日前编制备用金余额表 。四、罚 则1、出纳在审批手续不全情况下借支备用金的,按借支 金额 10%处罚,情节严重者直接除名并追究其法律责任。2、到期临时备用金借款未及时收回的,也无法提供其 他特批书面报告的,每发现一笔,对出纳扣罚 100 元。3、临时备用金超过归定时间不归还,逾期按银行同期 贷款利率计息,并在归还借款时付清;因长期出差在外无法 回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的,必须提出书面 报告,并经主管领导证明,财务总监审核,董事长(或董事 长)批准后免于罚息。4、若借款人拒不归还(超过归还时间一个星期) ,由出 纳提出申请经批准后,告知总务部相关人员在工资奖金中扣 收借款额和逾期利息。如人力资源部未作扣款处理,每次处 罚 200 元,造成损失的,由责任人承担。5、财务部对借款人的借款信用进行评定,对于逾期还 款或拒不还款等人员,严格控制以后借款甚至取消借款资 格。五 、附 则本办法由财务部负责解释。

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