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1、文件和文档管理制度制度会签表 文件和档案管理制度 为规范安全管理体系文件的管理，安全生产标准化的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节、场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 本程序包涵了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的使命，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的安全生产标准化管理体系运行中形
2、成的所有记录的控制。 3.1安全生产主要负责人组织安全生产标准化运行文件的编制，安全生产办公室协助 3.2安全生产办公室负责符合性评审、相关培训。 3.3安全生产主要负责人负责提供相关资源支持。 3.4安全生产办公室负责安全生产法律、法规、标准的培训计划和制定实施。 4.1.1为便于文件管理，依据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门公布的法律、法规、条例和标准见法律法规的识 别与评价程序；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各
3、业务过程的程序、规定、指导书、表格。 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据如OSHA 统计分析数据； b.特种设备如压力容器等及其附件的安全技术监察检测资料； c.建设工程项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、制定方案和图纸、HSE专篇、完工验收报告及 相关检察结论和批复看法； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡 h.设施的制定、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j
4、.作业许可证等； k.其他资料。 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必需向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件必需求。 4.3.1如必需要编制或修改，对所必需的文件进行策划并安排专人编写。 4.3.2管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件管理过程的程序、规定、表格由过程负 责人负责组织编制； 4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容： a.目的：明确编制本文件要达到的目的 b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围 c.定义：必需要对使用人解释的术语或词汇 d.使命：本文件中的主要使命划分，包
5、括本文件的责任部门 e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、使命、时限 f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件 g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录 h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录 i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图 4.4.2本公司依据安全生产标准化文件的管理，必需要将安全生产标准化文件进行编号，文件的编号含义 如下： 版本号 文件顺序号 文件分类编 文件类别AQ 安全生产管理制度编号为：AQ-ZD-序号-版本号 安全生产操作规程编号为：AQ-GC-序号-版本号 安全生产相关表单编号为：AQ-BD-序号-版本号 其中：序号为阿拉伯数
6、字，如：01，02，03 等； 版本号为26个大写字母，如A，B，C 等。 所有文件包括表格必需有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。 4.5.1文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交安全生产主 要责任人批准。 4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写 人或部门，待修改完毕后再批准。 4.6.1安全生产办公室公布综合管理体系文件, 建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、 版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应坚持最 新状态。 4.6.2安全生产办公室必
7、需建立文件控制清单，在公布/修改文件的同时，文件与文件清单坚持一致。 4.7.1安全生产办公室组织负责更新安全生产标准化管理体系有关文件，确保体系文件始终坚持最新有 效状态；每季度备份一次电子版文件。 4.7.2管理体系相关的文件必需妥善储存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改， 不准私自外借，确保文件的清楚、易于识别和检索。 4.8.1文件更改时，由更改人员持原批准人批准的文件原件一份、电子一份、填写文件更改通知 单，到安全生产办公室登记备案后。同时更新文件控制清单，安全生产办公室储存批准的文 件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应马上回收并更新，填写文件与回收记
8、 录，防止作废文件非预期使用。 4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写 单位负责组织对文件进行评审。如果必需要进行修改，由原文件编写单位负责提出文件更改申请后 组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。 安全生产办公室制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、储存年限、索引、介质、处置、类别等。 按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。 定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点储存或交档案室存档。 4.9.4储存、保护 4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体，关于电子媒体形式的记录，必需确保所储存的记录不被非记录 人员或计算机病毒干扰，应留有备份。 4.9.4.2记录储存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。“安全记录台帐中储存的期限规定。 记录储存人按照“安全记录台帐中规定的处置要求在储存期满后进行处置，包括销毁或归档。 无 关于制定并公布公司安全生产规章制度汇编的通知 文件发放记录 安全生产规章制度执行记录
