大型活动执行原则流程安排是大纲 前期准备是基本 合伙执行是核心 控制应变是保障 细节的把控决定效果 后期跟踪是超越的所在目录一、原则阐明…………………………………………………………………２二、活动环节一：信息沟通…………………………………………………2三、活动环节二：方案制定…………………………………………………3四、活动环节三：开会分工…………………………………………………4五、活动环节四:活动筹办…………………………………………………6六、活动环节五:全体排练…………………………………………………7七、活动环节六：现场执行…………………………………………………8八、活动环节七：会后跟进……………………………………………… ８九、工作人员礼仪 …………………………………………………………10一、原则阐明大型公开性活动工作较为复杂,波及宣传、广告客户以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案ﻩ本原则将活动执行分为七个环节:信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹办、全体排练、现场执行和会后跟进,以供执行负责人把握整个执行过程,避免因缺少程序和规划而导致执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最后完毕一种完美的活动执行过程。
二、活动环节一:信息沟通ﻩ信息沟通是活动执行中的第一环节,充足的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基本，也能尽量避免由于活动理解偏差和信息失真导致的反工、漏掉和时间挥霍等问题因此活动执行负责人须在活动正式筹办之前,与领导和其别人士进行充足沟通，在可容许的范畴内争取理解尽量多的信息,填写下列活动信息沟通表,再筹划下一步工作活动信息沟通表活动名称活动时间活动地点举办单位协办/联办单位执行负责人活动规模执行单位执行负责人活动目的活动意义重要领导嘉宾邀请媒体邀请重要流程接待原则其他规定三、活动环节二:方案制定 活动方案是活动执行的指引性文献在活动信息沟通完毕之后,执行负责人填写活动信息沟通表，自己或执行方制定活动方案与活动执行方案（草稿),组织各部门讨论，根据修改建议形成活动执行方案(第二版),提交给领导审视,最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最后版）其整体流程如下:执行负责人信息沟通填写活动信息沟通表与各部门讨论（第二版）制定活动方案与执行方案将活动方案（第二版）提交给领导审视根据意见拟定最后方案n 一般性活动简要方案基本要素：1、活动名称与目的;2、活动时间与地点；3、举办／联办/协办单位;4、与会领导、嘉宾、媒体与规模；5、简要流程。
n 重大活动精细方案基本要素:1、活动名称、背景、目的、意义与标语;2、举办/承办/联办单位；3、活动时间地点；４、活动与会领导、嘉宾、媒体与规模；5、活动具体流程;６、广告赞助客户与外宣合伙媒体；７、活动会务服务;8、其他事项n 活动执行方案的基本要素：活动基本信息活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办／联办单位等执行团队分工A、执行总负责人;Ｂ、执行小组负责人；C、具体成员名单前期筹办事宜A、筹办事宜列项;B、人员分工安排;C、筹办日程安排现场执行事宜Ａ、现场布置阐明;B、现场活动流程；C、现场任务列项D、人员分工安排;活动后期工作Ａ、后期事项明细;B、人员分工安排；C、完毕时限规定活动财务预算活动应急方案其他事项大型公开活动同步需制定招商赞助方案四、活动环节三:开会分工活动前期,成立活动小组，由小组负责人定期召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工活动方案拟定后，执行负责人召集全体工作人员,举办活动工作安排会，具体简介活动信息及其具体人员安排,同步理解全体人员时间和工作任务状况，听取反馈建议,及时进行工作调节与方案完善，最后拟定全体人员分工：(根据活动的规模及性质，报请领导召开各部分协调会，得到更多的部分协助)工作安排会三个目的：1、讲述活动各项状况;２、明确人员分工安排；３、听取反馈意见。
工作安排会环节：1、执行负责人主持会议，简介活动基本状况；2、执行负责人简介人员分工安排；３、工作人员重述自身职责与安排；4、听取反馈意见并及时协调;５、领导总结发言分工管理措施：由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂为了提高活动实行阶段的管理效率，实行操作程序的管理由项目负责人制定整体工作分工方案,然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的具体分工筹划，再交于项目负责人进行筹划汇总，以此控制整个活动进程项目负责人制项目负责人的统一安排,团结协作互相配合，所安排的人员,从活动筹办前期到活动现场执行,再到活动后期，始终负责究竟,从而进一步保证活动的进程速度和效率部 门职 能负责人执行方备注总指挥活动的总体筹划、监督、协调、控制副总指挥项目的监督、协调、控制副总指挥会务协调1、 各分项目协调2、 各部门协调3、 召开协调会组长：成员: 领导接待1、 领导邀请（名单)2、 领导餐宿、签到3、 领导用车、礼物4、 领导发言稿5、 领导参会路线检查组长:成员： 对接：后勤嘉宾接待1、 嘉宾邀请（名单)2、 嘉宾餐宿3、 嘉宾用车、礼物组长：成员：媒体接待1、 媒体邀请（名单）2、 媒体餐宿3、 媒体签到、礼物组长:成员：舞美设计1、 舞美督促、检查2、 工作证件管理3、 各区域视觉管理组长：成员:文字资料1、 新闻通稿2、 领导演讲稿3、 主持人串词4、 会务文字资料5、 通讯录组长:成员：后勤保障1、 生活用水2、 餐宿、用车、礼物3、 其她组长：成员：安保消防1、 证件检查2、 现场引导3、 现场管理组长：成员：照相摄像1、 筹办前的影像2、 现场影像3、 活动资料收集信息管理其她1、 礼仪2、 工作人员3、 信息共享、告知五、活动环节四:活动筹办在明确活动方案和人员分工,正式进入活动筹办环节，活动筹办是活动的真正执行环节，是细化进一步的过程,重要涉及如下内容:现场勘查、来宾邀请接待、活动进度、物料准备、现场布置、应急预案、公安消防、后勤保障、财务预算与文献管理。
1、来宾邀请接待及接待方案：领导邀请和接待嘉宾邀请和接待媒体邀请和接待• 邀请媒体名单• 新闻夹内容• 媒体签到• （住宿）登记表• 媒介分工(活动现场位置)• 接待物料• 专访安排(名单、Q＆A、）2活动进度制定严格的活动筹办各项内容的进度表：３物料准备４现场布置5应急预案AV部分• 现场合有ＡＶ设备（涉及笔记本电脑）均需在活动进场前、进场后进行多次检查，以保证所有设备的良好运转• 活动进行中对所有文献同步在两台笔记本上备份,以防现场一部浮现问题立即可切换另一部天气变化安保事件• 在活动区域周边及重要通道处安排工作人员及保安，避免半途发生突发事件,如发生意外变化及时疏导来宾• 如场内发生混乱时由场内的工作人员及礼仪迅速引领领导到安全区域,保证在场领导的安全• 同步负责人运用场内广播对场内的人员进行引导和疏散6公安消防• 活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式;• 安全工作人员状况、数量和任务分派、辨认标志;• 场地建筑和设施的消防、安全状况；• 入场票证的管理、查验措施;• 场地人员的核定容量;• 迅速疏散人员的预备措施7后勤保障• 安排专门工作人员负责用餐预订及送达• 指定工作人员用车和司机• 文献打印• 资料装袋、运送和寄存• 物品领取登记 • 生活用水、礼物8财务预算9文献管理活动中所波及到的文献档案重要涉及多种审批的行政文献、有关合同合同、新闻宣传稿件、筹划方案、工作筹划、有关证件票据等，需及时整顿,让文献在活动的过程在各个需要文献的工作人员中及时传递。
让工作人员能及时理解整个活动过程,从而提高工作效率1０活动有关物资物资项目基本内容文具打印机、订书机、纸笔、胶带等电子材料ＰPT、开场背景、背景音乐、VCR视频发放材料嘉宾签到簿、活动议程单、其他资料六、活动环节五:全体排练针对重大公开活动,或其他有重要领导参与的活动，需提前对重要环节进行排练,以增长工作人员活动执行的纯熟度，发现其中存在的问题需要排练的重要环节一般涉及领导接待环节、活动开场环节、重要典礼环节、领导欢送环节，其中重要典礼环节由于其中工作较多，需要多人的配合，一般需要进行多次排练n 排练人员安排• 排练总导演：执行负责人• 排练人员:被排练环节的工作执行人员；• 陪练人员：其他环节工作人员,表演与会嘉宾;• 问题纪录人员: 七、活动环节六：现场执行1、再次排查： 于活动正式开始前,所有工作人员提前就位，执行负责人须结合排练状况,对现场工作进行全面排查,特别排查波及领导安排的重要环节• 人员分工：工作人员重述自己的工作职责，保证所有人员所有到位；• 物品摆放：现场桌椅、桌牌、茶水、资料、鲜花、信纸和笔与否摆放整洁；• 房屋摆设:房屋内部摆设与否美观、干净、整洁；• 电子设备：电子设备与否运营正常，所有音频、PPT、ＶCR等电子资料与否已完全到位；• 领导礼物:检查礼物与否到位并摆放整洁,工作人员与否清晰不同领导的礼物类别。
2、领导接待:设立活动接待组，分设多种接待小组，每个小组由两人构成,由接待组组长负责小组间的协调,及时调配当领导到场时，小组其中一名接待人员负责引导休息室，另一名于接待处迎接其他领导重要领导由公关人员陪伴部门领导到门口进行迎接接待工作的一般流程: • 联系领导或其部门领导，确认活动地址、交通路线图等信息,预先告诉迎接事宜;• 领导即届时,接待小组须注意来往车辆，到迎接处准备好,车辆一到即积极上前迎接；• 对于须由领导亲自迎接的领导,领导即届时接待小组负责人提前告知部门领导;• 活动礼仪引导领导入休息室,并立即安排茶水• 活动开始接待人员负责引导至活动现场; 3、现场配合: 活动执行负责人根据活动执行方案，列明现场需要执行的工作,并进行工作人员细致安排，以配合现场活动流程中的所有工作 ４、活动用餐：• 提前安排好用餐座次，于餐桌上预先整洁摆放桌牌;• 及时引导领导至用餐地点，直至每位领导就座完毕;• 在至用餐地点路上，需注意提包、拿衣服和活动材料,并确认与否有领导物品遗落;• 用餐现场至少有。