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1、公文管理制度一、为标准公司公文管理工作，提高行政工作效率，特制订本制度。二、本制度适用于公司往来公文的签收、拟制、审批、打印、传阅及归档等公 文管理。三、公文管理由行政部指定专人负责，实行统一管理的原则。四、公司公文的种类一行政公告 有关重大事件、重大决定等需各部门、各直属店、加盟店等遵照执行的公文。二通知 有关事项需各部门或各分、子公司、加盟店周知、执行的公文。三签呈或报告 请求上级部门处理、解答有关问题用签呈；报告用于向上级部门或上级单位反 映情况、问题等。四函 与政府部门、客户或同级单位协调事项的公文。五会议纪要 各种会议议定的事项采用会议纪要。六公司制度、管理方法、规定 公司就有关事项
2、制订的规章需各部门、店级单位执行的公文。七通报 公司对有关事项提出批评或给予表扬的公文。八决定 适用于公司对重大事项或重大活动的安排。五、公文格式一公文一般由秘密等级、紧急程度、签发人、发文机关、发文字号、标题、 主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和 时间等部分组成。二发文部门应当写明全称或者标准化简称；联合发文，主办部门应当排列 在前。三秘密公文应当标明“绝密” 、“机密”、“秘密”。四打印的正式公文，标题应为 2 号黑体字，正文为 4 号楷体字，主题词为 3号黑体字（公告另按标准进行）。公文统一用国际标准A4纸，公文首页左上角附有 “ XXX ”的企业标
3、志，每页页脚中部应编写页码顺序，编写方法为第X页共X页。五主要公文的首要格式1、公司文件首页格式见附件 12、会议纪要的首页格式见附件 23、请示或报告格式见附件 34、公司制度格式见附件 4六、收文基本程序：登记拟办批示传阅催办回复归档销毁 （一） 公司收到的各类公文，由总经理秘书进行拆封和登记，分类编号，填 写文件批阅单附在公文的前面，并提出“阅办”意见。对于较复杂的公文，由行政 总监请示后再提出阅办意见。总经理或各总监同意阅办意见时，在批阅栏内签字， 假设认为阅办意见不妥，可重新批示，或加以注明。二总经理秘书将经过批示的公文，送承办部门或个人传阅。三承办部门或个人在接到公文后，应立即组织
4、对公文的处理，并按要求及 时完成。如在办文过程中发现有困难或工作量过大不能按规定时间完成时，应向行 政部提出书面反馈意见，或要求行政部进行协调处理。承办部门或个人发现有必须 补充和纠正的事项时，应及时通知行政部。否则由此延误工作且造成的后果由接文 部门承担一切责任。四凡已经承办完毕的公文，由承办部门在文件批阅单上注明办理情况。公 文一经处理完毕，必须及时退回秘书，再由秘书传送给其他部门或有关人员，以确 保公文安全。五严禁超范围阅办或擅自复印公文。需要备查的公文应报经秘书同意复印 后保留复印件，将原件交秘书。秘书对最后处理完毕的公文进行归档。七、公文密级的划分及传递、处理 一公文密级划分为绝密、
5、机密、秘密三级：1、绝密级公文：上级来文标明绝密级文件；公司内部的新产品新工艺等技 术资料、重大决策项目的公文；公司其他绝密级公文。2、机密级公文：上级来文标明秘密级文件；公司规定的属于公司内部秘密 的公文。3、秘密级公文：上级来文标明秘密级文件；公司规定的属于公司内部秘密 的公文。二密级公文的传递1、绝密级公文，由秘书盖上“绝密”章后，直接送达阅件人。阅件人阅办 后必须在当天下班前交回，不得在阅件人处存放。2、机密级文件，由秘书盖“机密”章后，送达阅件人。阅件人必须在规定 的期限内阅办完毕，并将文件送回秘书手中。阅件人在阅办期间，必须负文件保 管责任，严防泄密。3、秘密级文件，由秘书盖上“秘
6、密”章后，送达阅件人。阅件人在阅办期 间，负有保密责任，阅办完毕将文件送回秘书手中。三总经理秘书收回的密级文件不得随意摊放。收到阅件人送回的绝密件， 必须立即将绝密级公文封存，并注明“非总经理总监或其授权人亲笔签名不得 拆封”字样，加盖骑缝公章后立即放入档案室保险柜。四密级公文的借阅及存档按公司档案管理制度执行。八、公文的缓急时限一公文的缓急分为特急件、急件、普通件。特急件要求一天之内处理完毕， 并迅速反馈意见。急件要求二至三天内处理完毕，并及时反馈意见。普通件可根据 不同情况，一周内反馈处理意见。二需催办的公文，由总经办随文下达工作任务单。执行经理按工作任务单 的检查日期检查部门承办情况并做
7、好记录，发现问题立即向总经理或人力资源中心 总监汇报。办完的公文需要回复的，由承办部门起草回文，经审批后发出。九、发文程序：拟稿一审核一会签一签发一登记一打印一较对一盖章一分发一 归档一外来公文的复文，由承办部门草拟；对外发文，由主管部门草拟 综合性的由行政部或指定部门草拟。草拟的公文，应由拟稿部门、发文日期、公文 的主标题或主题词。公文拟稿要注意一文一事，标题简明并提示主要内容，层次应 清楚。二公文草拟部门的经理对公文草案进行国家法律法规、专业技术、公司原 有文件规定等方面的审核。三公文中的内容涉及其他部门时，由公文草拟部门组织会签。会签部门认 为公文中的内容合理、可行，并对公文中要求的事项
8、可以承担时， 在会签栏内签字; 如有意见时，应在会签栏内注出。四公文经草拟部门负责人审查、会签同意后，由公文草拟部门送人力资源 中心总监进行言语文字、格式等审核。五经公司人力资源中心总监审查后的公文草稿，由总经理秘书交总经理， 各总监审批。总经理、各总监进行政策性、可行性、言语文字及其他方面的审查后， 认为公文可行方予签发。经审批提出修改意见时，由行政部组织修改后再行审批。六签发的文件由总经理秘书对公文进行书面登记，编发文号、记载发文范 围、印刷数量、发出方法等，然后由行政秘书统一复印分发到各部门。七公文打印出的样稿需由拟稿人认真校对，拟稿部门负责人进行复查，秘 书对即将印制的公文进行最后的把
9、关，确认无误后即可复印。八复印出的公文由总经理秘书加盖公章，按填好的发文簿进行发文，收文 部门个人进行签收。对密级公文，务必注意保密范围。对外发文统由行政部发 送。九拟制的公文底稿由行政部统一归档。十、公文立卷、归档及销毁一公文办完后，应由秘书及时将公文定稿、正本和有关材料送交档案管理 员进行归档。二公文归档应根据其文件的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保 证档案的齐全和完整。三案卷应确定保存期限，由行政部保管，个人不得保存文件、资料。四未归档的或无保存价值的文件、资料由行政部定期统一销毁。 十一、文件的调阅一本部门工作人员假设需调阅本部门文件，经得分管总监或部门经理书面 同意，即可向档
10、案管理员调阅，并在调阅表上登记。二假设需跨部门调阅，须经得借阅的分管总监或部门经理书面同意，即可 向档案管理员调阅，并在调阅表上登记。三直属店、各分子公司、加盟店假设需调阅公司文件，经得总经理书面同 意，即可向档案管理员调阅，并在调阅表上登记。十二、本制度解释权属行政部，自 2015年5 月1日起开始实施。附件： 1、文件首页格式2、会议纪要的首页格式3、签呈、报告的首页格式4、公司管理制度的两种结构附件 1：行政公告首页格式行政公告序文：海总字20150501-01号主题词：拟文部门：抄发：相关部门签发人：XXXX年月日印发ACO会议纪要编号：XXX时间： 地点： 主持人： 参加人： 会议主
11、题：以下正文公司签呈归档编号： 送呈日期：年月日申请部门申请人申请主旨签呈内容：上层主管批示：签名：年月日直属经理核示签名年月日副总经理审核签名年月日总经理批示指定交办人：限期完成日：月日签名年月日财务经理审核签名年月日(-一）标题二标题、导言：目的、意义第一章总则、适用范围三、有关具体条款第一条目的、意义四、监测手段第二条适用范围五、奖惩条例第三条术语解释六、与原规定的关系七、执行机构、颁布部门第二章有关内容八、生效时间第四条略第五条略含监测手段、奖惩条例第X章最后一章第X条与原规定的关系第X条执行机构、颁布部门第X条生效时间备注：1、结构一适用于内容短小的制度；结构二适用于内容较多、结构复杂的制 度，同时根据需要每章下可再设节，每节下再设条。2、结构一各层次顺序编号为一、一、1、 1、。3、下发公司制度应附有随文通知，公司制度作为通知的附件。
