集团档案管理工作规范.docx

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1、集团档案管理工作规范第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，确保公司知识资产 和信息资源的完整与安全，切实有效地发挥档案的作用，根 据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案实施 办法、X集团档案管理工作规范，结合公司实际情况, 制定本管理规范。第二条 本规范所称档案，是指公司在生产、经营、研 发、管理等活动过程中形成的文字、图表、声像、实物、电 子等不同载体形式的且对公司具有保存利用价值的历史记 录。第三条 本工作规范适用于济宁X水泥有限责任公司档 案管理工作。第四条 公司档案工作以满足公司各项活动在证据、责 任和信息等方面需求为导向，运用现代技术与管理方法，通 过资源整合和开发，为公司研发

2、、生产、经营、管理和持续 发展提供有效服务。第二章档案工作组织第五条 公司办公室是公司档案工作的归口管理部门， 各职能部门负责各自专业档案的立卷、整理、归档工作，并 妥善保管归档档案，具体业务由办公室负责监督、检查和指 导。（八）照片、录像、录音、光盘、实物等形式的文件材料 应在其对应的文件材料办毕后7天内及时归档。二、随时归档时间（一）对已归档文件材料的变更、修改、补充类的文件 材料。（二）产品、设备更换的新零部件文件材料。（三）设备仪器的维修文件材料。（四）基建项目建设过程中变更、修改、补充的文件材 料。（五）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知 识产权等文件材料。（六）公司内部机构

3、变动和干部、员工调动、离岗时留 在个人或部门的应归档的文件材料。（七）公司资产与产权变动过程中形成的文件材料。（八）领导视察、重大活动仪式等其他临时活动中形成 的文件材料。第四条归档要求（一）归档文件材料必须准确反映公司生产、经营和管 理等各项活动的真实内容和历史过程，确保文件材料真实可 靠，不能随意更改和抽换。（二）归档的文件材料应经过系统整理，且遵循文件材 料的形成规律，保持其有机联系。（三）公司档案管理员、各部门档案管理员应按照档案 管理规定做好文件材料的收集、整理和归档工作。（四）归档的文件材料应完整、准确、系统，其制成材 料应利于长久保存。归档的图文字迹不能使用铅笔、圆珠笔、 纯蓝墨

4、水、红墨水、复写纸和热敏纸。归档的光盘应是不可 擦除型，录音、录影带、录像带、照片等介质应保证其质量。（五）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可将具 有凭证作用的复制件归档。（六）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文 （或少数民族文字）材料若有汉译文的应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。（七）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成 一份纸质文件与其一并归档。（八）归档文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁 的和有专门需要的可适当增加份数。（九）公司内部两个以上部门合作完成的项目，应由主 办部门的档案管理人员负责文件材料的整理归档。（十）公司对需移交股份公司的归档文件，编制移

5、交清 册，一式二份，经公司主要负责人审签后，与归档文件一并 移交股份公司一份，一份公司自行存档。（十一）公司各部门档案管理员应检查本部门归档文件 材料的准确、完整情况，将部门需上交归档文件整理完毕 后，编制归档文件目录，经部门负责人审签后，与归档文 件一并移交公司办公室。（十二）归档文件的交接双方应认真核对移交清册，并 履行移交手续，移交清册各留一份以备查考。同时，移交 清册纳入文件材料归档范围。（十三）各部门档案管理人员应认真检查本部门人员提交的归档文件，确保档案形成质量，明确档案保管责任。（十四）科技档案在归档过程中因使用频繁等实际原因 无法即时移交公司归档的，可先由部门资料员先行保管，

6、但需向公司档案员提供归档清单，待项目结束或设备运行 正常后移交公司档案馆保管，原则上不超过一年。附件3：公司档案利用管理细则第一条 档案是公司宝贵的知识财产，每位员工因工作 的需要，档案管理人员均有义务向其提供档案利用服务。第二条 利用方式：阅览、借阅、复制和摘录。第三条 公司员工利用档案应登记档案借阅登记簿， 经审批后方可利用档案。（一）秘密档案：调阅人办理登记，经调阅部门和档案 归口管理部门双方负责人签字审批后调阅；（二）绝密档案：调阅人办理登记，经调阅部门、档案 归口管理部门负责人、档案分管领导审核，公司主要负责人 审批后调阅；（三）无密级档案：调阅人办理登记，经调阅人、所在 部门负责人

7、审批后调阅。第四条借出档案应在利用期限内及时归还，超出期限 需办理续借手续。借阅人不得将借出档案转借他人。第五条 严禁档案利用人对档案进行划道、圈点、涂改、 折卷、裁剪、拆散、撕毁等损坏档案行为。公司档案管理员 应对归还的档案认真检查，确保档案安全、完整、无误后办 理归还登记手续。发现档案损坏或丢失的，应及时向借阅管 理部门汇报并做好相关记录，由借阅部门对责任者给予相应 处理。第六条 未经批准，任何人不得私自抄录、拍摄、描绘、 复制档案。第七条 绝密档案、珍贵的孤本档案一律不予外借。对 珍贵的孤本档案应进行复制并以复制件代为提供利用。绝密 档案原则上不予复制，确需复制的由公司档案员对复制件进

8、行编号控制和建帐管理，复制件使用完毕后应及时收回。第八条公司档案管理员应对所存档案做到心中有数， 主动了解各部门对档案信息的需求，根据利用工作需要编制 各种检索工具，做好档案利用服务工作。对违反利用规定的 行为，公司档案管理员有权拒绝或当场制止利用，并报请公 司档案分管领导追究行为人的责任。第九条员工离职或跨单位调动时，应及时归还办理借 阅的档案，经公司档案管理员签字后，人事部门方可办理相 关手续。第十条公司档案管理员应及时对档案利用效果和典 型案例进行登记，做好利用统计工作。附件4：公司档案保密管理细则第一条档案是公司宝贵的知识财产，具有机密性。所 涉人员必须遵守国家保密法和公司保密工作的各

9、项规定, 坚守保密原则，严格履行保密手续，确保档案信息的安全。第二条档案保密范围（一）公司生产经营活动、重大决策中的秘密事项。（二）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营 规划、经营项目及决策。（三）公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报 告、重要会议纪要。（四）公司财务预决算报告及各类财务报表、经营统计 报表。（五）公司所掌握的尚未公开披露或进入市场的各类信 息。（六）公司职工人事档案，工资性、劳务性收入及分配 资料。（七）公司重大项目、科学技术研究中核心技术资料等 秘密事项。（八）其他由公司或相关部门确定为应为保守的秘密事 项。以上保密范围事项在一定时间内仅限于一定范围的人 员知悉

10、利用。第三条档案密级划分、确定原则（一）公司档案密级分为“绝密、秘密两级。绝 密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受特 别严重的损害；“秘密”是一般的公司秘密，泄露会使公司 的安全和利益遭受损害。（二）密级确定1. 公司在生产、经营发展过程中，直接影响公司安全和 利益的特别重要的文件资料为绝密级；2. 公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议纪要、 公司经营情况介绍、核心技术资料、人事档案、法律合同（协 议）、职工工资性收入、尚未进入市场或公开披露的各类信 息为秘密级。第四条 档案机密对负责该档案管理的档案管理员不 保密。公司档案管理员应恪守职业道德，严守档案工作中了 解到的机密信

11、息。第五条 严禁传抄、自行翻印秘密、绝密的文件档案材 料。机密档案利用时须严格履行审批手续，未经批准的，严 禁提供利用。第六条 任何个人严禁将机密档案资料带回家中或携 带外出游览、参观、探亲、访友等，出入公共场所。第七条 发现档案泄密事件，发现人员应立即报告公司 档案管理部门，档案管理部门及时进行追查和补救。第八条 违反公司保密规定的，将追究相关人员责任， 情节严重的，将依法追究相关人员刑事责任。附件5：公司档案统计管理细则第一条 档案统计是档案管理工作的重要一环，档案管理 部门应及时、准确的做好本公司的档案统计工作。第二条档案统计工作主要内容包括档案管理基本情况 统计和档案利用情况统计，具体

12、为：（一）对年度各类档案整理、归档立件数量的统计。（二）对档案室各类载体档案数量、保管期限、密级等情 况的统计。（三）对档案利用情况，包括利用人次、数量及利用效果 的统计。（四）对档案鉴定销毁情况的统计。（五）对档案管理体系人员情况的统计。（六）对档案室设施、设备情况的统计。第三条 档案统计工作必须与档案管理各项工作同步进 行，实事求是地反映档案管理、利用等情况。第四条档案统计工作应保持连续性。第五条 各部门档案每年应做好本部门档案归档统计台 帐，并于次年3月底之前将本部门上年度档案归档统计报表报 送至公司办公室，对于公司布置和要求的其他各类档案统计任 务应准确及时完成。附件6：公司档案鉴定与

13、销毁管理细则第一条 公司档案鉴定、销毁工作由公司档案管理部门 统一管理，任何部门、个人均不得私自销毁档案。第二条档案的鉴定（一）公司档案鉴定时应成立由专业技术人员、档案管 理人员、档案形成（或保管）部门负责人组成的档案鉴定小 组，负责确定文件保管期限和到期档案的鉴定。（-）档案的鉴定应根据文件材料对公司所具有的现实 和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。（三）每年4月份，公司组织对已到保管期限的档案进 行鉴定。经档案鉴定小组鉴定后（特殊的文件材料除外）， 对仍需保存的档案重新划定保管期限继续保管，对保管期限 已满且无保存价值的档案登记造册，填写销毁清册，完善相 关审批手续后，缓存1-

14、2年实施销毁。第三条档案的销毁（一）办公室于每年4月份对库藏档案组织清理，并成 立各专业鉴定小组对到期档案进行逐件、逐页鉴定，拟定存 毁意见。参与档案鉴定的人员应具备较高的专业水平和强烈 的责任心，熟悉鉴定原则和方法。（二）办公室将鉴定意见报公司档案分管领导审批，对 经鉴定审批需继续保存的档案重新划定保管期限，其鉴定结 论写入备考表，档案管理员及时对变更项目予以调整。对经 初步鉴定拟销毁的档案编制档案销毁清册，填写公司档案 销毁申请表，并在公司档案销毁申请表上签署鉴定意 见，明确销毁方式，经公司档案管理部门负责人、分管领导 审核、总经理审批后组织销毁。第四条公司档案销毁实行焚毁或粉碎两种方式。

15、第五条 公司档案销毁时，办公室档案管理负责人、档 案员、档案保存部门各派一人参加，同时安排一人监销。监 销人员在销毁档案前，应仔细核对销毁清册所列内容与实物 档案是否一致。档案销毁完毕后，参加人员及监销人员在销 毁清册上注明“*年*月*日已销毁”并署名。第六条档案销毁后，公司档案管理员应及时在归档文 件目录、备考表上登记注明“已销毁，调整相关检索工具。 公司档案资料销毁申请表及档案资料销毁清册永久 保存。附件7：公司档案室管理细则第六条 公司下属各职能部门负责本部门档案的管理 工作，负责本部门各类文件资料的收集、整理和归档工作， 确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。第七条公司办公室设档案管理员一名，各职能部门均 需设置专职（或兼职）档案管理员一名，日常工作相对保持 稳定。1.档案管理员要求大专以上学历或同等知识水平，具有 专业知识。遵纪守法、忠于职守，有高度的责任心和奉献精 神。2 .认真贯彻执行公司下发的档案管理的各项规定，做好 本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。3. 加强业务学习，提高自身业务水平，不断更新知识， 接受新的档案管理技术，提高解决实际工作中出现问题的能 力。4. 做好档案库房内外的清洁卫生和安全防护工