工厂销售业务内部控制程序

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1、工厂销售业务内部控制程序1. 目的为规范销售行为,防范销售过程中的差错和舞弊,降低坏账风险, 降低销售费用,提高销售效率,特制定本程序。2. 适用范围适用于公司销售业务的控制管理。3. 岗位分工与授权批准3.1不兼容岗位分离3.1.1销售部门的销售业务与发货业务分离。3.1.2销售业务、发货业务与会计业务分离。3.1.3发运员与仓管员分离。3.1.4销售政策和信用政策的制定人员与执行人员分离,信用管 理岗位与销售收款岗位分设。3.1.5销售业务人员与发票开具人员分离。3.1.6公司不由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。3.2业务归口办理3.2.1销售业务部门主要负责处理订单、签订合同、

2、执行销售政 策和信用政策、催收货款。3.2.2发货业务部门主要负责审核发货单据是否齐全并办理发 货的具体事宜。3.2.3财务部门主要负责销售款项的结算和记录、监督管理货款 回收。3.2.4销售收据和发票由财务部门指定专人负责开具。3.2.5严禁未经授权的部门和人员经办销售业务。3.3岗位定期轮换办理销售业务的人员定期进行岗位轮换。3.4经办销售业务人员的素质要求3.4.1具备良好的职业道德和业务素质。3.4.2熟悉公司产品的生产工艺和流程。3.4.3熟悉国家有关的法律法规、国际惯例以及对外贸易知识。3.4.4符合公司规定的岗位规范要求。3.5授权批准3.5.1授权方式。(1) 销售业务除公司另

3、有规定,需经股东大会或董事会批准的 销售事项外,由公司总经理审批。(2) 公司总经理对各级人员的销售业务授权,每年初公司以文 件的方式明确。3.5.2审批权限。3.5.3审批方式。(1) 销售政策和信用政策、销售价格目录和折扣权限控制表等 政策性事项,由总经理召开总经理办公会议或授权总经理决定,并以 文件或其他形式下达执行。(2) 销售业务的其他事项审批,在业务单或公司设定的审批单上签批。3.5.4批准和越权批准处理。（1）审批人根据公司对销售业务授权批准制度的规定,在授权 范围内进行审批,不得超越审批权限。（2）经办人在职责范围内,按照审批人的批准意见办理销售业 务。（3）对于审批人超越授权

4、范围审批的销售业务,经办人有权拒 绝并应当拒绝,并及时向审批人的上一级授权部门报告。4. 销售和发货控制4.1政策控制4.1.1公司对销售业务制定明确销售目标,列入年度预算,确立 销售管理责任制。4.1.2公司对销售进行定价控制,由公司制定产品销售价目表、 折扣政策、.付款政策等并督促执行人员严格执行。4.1.3公司对客户进行信用控制,在选择客户时,由销售部门的 信用管理人员对客户进行信用评价,充分了解和考虑客户的信誉、财 务状况等情况,降低货款坏账风险。4.2客户信用管理和赊销控制4.2.1客户信用管理。（1）销售部负责进行客户信用调查,填写“客户调查表,建立 客户信用档案;根据客户信用,确

5、定客户信用额度、信用期限、折扣 期限与现金折扣比。(2) 销售部门确定的客户信用额度,必须经公司授权审批人批准后方可执行。(3) 对客户信用进行动态管理,每年至少对其复查一次,出现 大的变动,要及时进行调整,调整结果经公司授权审批人批准。(4) 对于超过信用额度的发货,必须按公司授权进行审批。4.2.2赊销控制。(1) 销售人员严格遵循规定的销售政策和信用政策。(2) 对符合赊销条件的客户,按公司授权,经审批人批准方可 办理赊销业务。(3) 超过销售政策和信用政策规定的赊销业务,按公司权限集 体决策审批。4.3销售和发货业务流程控制4.3.1接单和签约控制。4.3.1.1接单和销售谈判。(1)

6、 销售业务员负责客户订货的管理,收到每一份购货订单必 须在“购货订货登记簿“上登记。(2) 在销售合同订立前,由公司业务员就销售价格,信用政策、 发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。(3) 重大合同的谈判,谈判人员至少有两人以上。(4) 销售谈判的全过程应有完整的书面记录。4.3.1.2合同订立。(1) 合同订立前,信用额度由信用管理人员经信用评估后确定。(2) 超过信用额度的合同,必须按公司授权,事前进行审批, 未经审批,合同不得签订。(3) 合同签订按公司授权,由经授权的有关人员与客户签订销 售合同,金额重大的销售合同的订立,应当征询法律顾问或专家的意 见。(4) 合同条款应符合【中华

7、人民共和国合同法】。4.3.1.3合同审批。(1) 销售部门内勤人员应当对合同进行审核,主要审核销售价 格、信用政策、发货及收款方式等项目是否违反公司规定。(2) 公司签订的销售合同按公司授权进行审批,合同未经审批 程序,不得将合同交予客户。4.3.2发货控制。4.3.2.1发货期的确定。业务员在接受订货、签订合同时,根据产品库存情况和公司生产 周期确定交货期限：(1) 全部有库存的客户订货,按客户要求确定交货期。(2) 库存不足的订货,根据产品生产周期和生产能力与客户协 商确定交货期。4.3.2.2产品生产和开发。(1) 库存不足的订单,由销售内勤人员与生产部门协调,发出 生产任务单,由生产

8、部门组织生产。(2) 业务员在接到用户提出的新产品开发意向后,要向用户全 面收集产品使用的条件及有关技术参数,由业务员填写“新产品开发 建议书,经公司有关部门会签后交研发部组织开发。4.3.2.3发货通知。(1) 发货通知单由销售部内勤人员根据客户订单或合同填写。(2) 发货通知单一式六联。(3) 发货通知由发运组负责办理发货和运输事宜。4.3.2.4发货控制。仓储部门根据“发货通知单组织备货、发货,仓储部门发货后, 按实填写实发数,并盖章注明“已发货字样,以免重复发货；由专 人不定期对出库通知单与装箱进行核对检查。产品出门必须有放行条。4.3.2.5发运控制。(1) 发运组对发货通知单与发货

9、实物进行核对相符。(2) 发运组根据合同要求组织运输或代办运输。(3) 发运组必须要求承运人在发货通知单上签名,并向承运人 取得相关运输凭证,并及时交内勤人员送财务部门。4.3.3销售发票开具控制。(1) 销货发票由财务部门指定的专人负责开具。(2) 开票人员必须以客户的购货合同和业务员开出的发货通知 单、运单为依据。(3) 开票人员按税务部门的规定开具销售发票。(4) 开具的发票必须从主管税务部门购买或经主管税务部门批 准印制的税务发票。(5) 财务部定期对销售发票开具进行检查。4.3.4销售退回的控制。参见公司销售退货的相关规定。5. 销售货款收取控制5.1货款催收和办理5.1.1催收。(

10、1) 货款催收由销售部门办理,财务部门督促销售部门加紧催 收,并协助办理。(2) 对催收无效的逾期应收账款,由销售部门会同财务部门申 请,经财务总监审核,总经理批准,通过法律程序予以解决。5.1.2催收记录。(1) 销售部门在向客户催收货款时,应做好催收记录,并尽可 能取得客户的签证。(2) 公司销售部门会同财务部门定期或不定期向客户发出催收 函,并将发函凭证保存,作为催收记录的依据。5.1.3收款业务办理。(1) 公司财务部门应当按照【现金管理暂行条例】、【支付结算 办理】和【货币资金管理办法】等规定,及时办理销售收款业务。(2) 财务部门应将销售收入及时入账,不得账外设账,不得擅 自坐支现

11、金。(3) 销售人员除事先经财务部门授权外,应当避免接触销售现 款。5.2应收货款管理5.2.1应收账款台账。(1) 公司销售部门内勤组、业务员按责任范围建立应收账款台 账,及时登记每一客户应收账款余额的增减变动情况和信用额度使用 情况。(2) 财务部门按客户进行应收账款核算,对长期往来客户的应 收账款,按客户设立台账登记其余额的增减变动情况。(3) 销售部门内勤人员、业务员定期与财务部门核对应收账款 余额和发生额,发现不符,及时查明原因,并进行处理。(4) 销售部门信用管理人员应对长期往来客户建立完善的客户 资料,并对客户资料实行动态管理,及时更新。相关资料由内勤人员、 业务员和财务部门提供

12、。5.2.2与客户核对应收账款。(1) 销售部门业务员或内勤人员每半年与客户核对应收货款余 额和发生额,发现不符,及时查明原因,向财务部门报告,并进行处 理。(2) 财务部门每年至少一次向客户寄发对账函,对金额重大的 客户,财务部门认为必要时或销售部门提出申请时派员与客户对账, 发现不符,及时向上级报告,会同相关部门及时查明原因,并进行处 理。5.2.3账龄分析和坏账处理。(1)财务部门定期对应收账款龄进行分析,编制账龄分析表, 对逾期账款进行提示,并建议相关部门采取加紧催收措施或其他解决措施。(2) 对可能成为坏账的应收账款,按企业【坏账损失审批制度】 的规定办理。(3) 公司财务部门对已核

13、销的坏账,应当进行备查登记,做到 账销案存,已注销的坏账又收回时,应当及时入账,防止形成账外款。5.2.4应收票据管理。(1) 公司应收票据的取得和贴现必须由保管票据以外的主管的 书面批准。(2) 公司由出纳保管应收票据,对于即将到期的应收票据,应 及时向付款人提示付款,已贴现票据应在备查簿中登记,以便日后 追踪管理。(3) 对逾期未能实现的应收票据,经财务经理批准,转为应收 账款,并通知相关责任人员及时催收。6. 销售记录控制6.1销售过程记录。公司在销售与发货各环节设置相关的记录,填制相应的凭证,对 销售过程进行完整登记。6.2销售台账6.2.1销售部门应设置销售台账,及时反映各种商品、劳务等销 售的开单、发货、收款情况。6.2.2销售台账应当记载有客户订单、销售合同、客户签收回执 等相关购货单据资料。6.2.3销售部门的销售台账定期与财务部门核对。6.3销售档案管理销售部门应定期对销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、 运货凭证、销售发票、客户签收回执等文件和凭证进行相互核对,并 整理存档。7. 使用记录7.1购货订货登记簿。7.2发货通知单。