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1、费用管理和报销制度 （201205 月版）目录第一章总则第二章借款管理规定第三章工程相关支出第四章专项支出第五章日常费用第六章工资福利及相关费用第七章税费支出第八章填制规范 第九章相关事项 第十章附则第一章 总则第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以生产经营、效益为重的 指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的费用管理办法，结合公司实际情况，将财务报销 分为借款、工程相关支出、专项支出、日常费用、工资福利及相关费用、税费支出等内容分别 制定管理和报销相关细则。第三条付款和报销流程（一）一般流程：经办人制单一。相关工作人员（如专业施
2、工员、安全员、收货人、领料/ 用人等）签单一部门/项目经理签单一区域总经理或主管副总签单一相关部门签单（不 需相关部门审核的省略此项）一财务部会计签单一财务部经理签单一财务副总签单一 总经理签单一0出纳付款（所有单必须同时有总经理和经办会计签单（特殊情况可电话确认） 才可付款）一返单会计入账；以上至0环节在公司资金充裕的情况下快则2个工作日，慢 则3个工作日可以结束。（二）加急流程：签单流程同本制度第三条第一款，只不过从本制度第三条第一款中的到0的 流程经办人自己跟单，项目部由相关做账会计跟单。（三）传真件加急流程：签单流程同本制度第三条第二款，由项目经理或区域总经理指定专人 报（包括用电话联
3、系）公司财务部相关做账会计，经总经理同意后付款。传真件的原始单据必 须在面单上加注“本单传真件已付款”字样在单据收齐（即发票/收据、送货单、入库单均有 且填写无误）后快递给相关做账会计。各项目部应尽量避免用传真方式申请付款，以免重复付 款。（四）借款的签单流程除去本制度第三条第一款中第步，其余相同；加急借款的签单流程除去 本制度第三条第一款中第步，其余同本制度第三条第二款。（五）上述加急单都必须注明具体应付款日期并盖有“加急文件”字样，否则财务部视为一般单 据处理。第四条 为使各部门/项目每月费用能如实入账，及时核算该部门/项目所产生的当时真实费用， 以便公司决策，各部门/项目部经办的单据次月
4、2日前需将上月单据全部报销，无法报销（例如 未到付款期或暂时不付款等）需书面说明原因且要提供较准确数据经由部门/项目经理、区域总 经理或主管副总签字后报财务暂估挂账，完全可以办理报销却无故拖延报销的，逾期不予报销。 严禁相同费用多月累计报销（例如几个月报一次零星购料费、半年报一次电话费等）。第五条每月8-10（含休息日）日为财务部出报表时间，原则上不付款，特殊情况需走加急流 程。请各部门/项目全力配合，以便财务部尽早月结，顺利开展次月工作。第六条 超本制度规定的报销需在面单上注明原因，并经由总经理特批后财务方可收单。 第七条本制度中提及的所有单据填写规范详见附表样板。第八条本制度中提及的部门是
5、指公司各职能部门，包括总经办、行政部、人事部、财务部、 预算部、工程部、合约部、材料部（包括汇业欣、维修部）和事业发展部；项目是指各项目施 工工地。本制度适用公司全体员工。第二章借款管理规定第九条（一）一般规定1、借款：借款人按规定填写借款单（详见附表一），注明支票、现金或网银支付。2、报销：1）借款报销时应按公司制度据实填写费用报销单，超出借款单范围（例如借款单 写借款购甲料，报销冲账时却写购乙料）使用的，须经主管领导和总经理批准，否则财务人员 有权拒绝收单；2）借领支票者原则上应在7个工作日内办理报销手续，其他借支者应在业务 结束的5个工作日内办理报销手续；3）报销流程参照相同费用（例如借
6、款零星购料的报销参 照零星购料报销）报销处理；4）借款原则上不允许跨月，如遇特殊情况不能按时报销，可书 面申请，经总经理签字同意后方可延期，但最长不可超次月；5）对于长期占用借款者或逾期 未还借款者，财务部将转为个人借款从工资中扣回，直到完成冲销，在此之前不允许再借款； 6）对于第5点相关借款人其部门/项目经理、区域总经理、主管助总或副总，需负监督及连带 责任，其连带责任也适用本条本款第5点；7）确实急需借款需总经理特批财务方可收单支付。（二）特殊规定1、材料员购料借款：报销冲账日期为1）深圳市内7个工作日，深圳市外14个工作日；2） 以上日期均不得超过次月2日（若超过参照本制度第四条处理）；
7、3）报销参照零星购料报销（本制度第十二条第三款第2项）处理。2、出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表（详见附表二）按批准额度办理借款；报 销遵循公司差旅费的相关规定执行。3、个人生活借款：原则上不予以借款，如有特殊情况，需总经理批准同意后方能借款，借款 金额不超过借款人当月工资数额，且在发放下次工资时扣回。4、专项借款：金额较大（超过3,000.00元）且无法对公支付的款项（例如开发票税费、运 费、海运费、设备租赁费等）需专门借款专门使用相应冲账，且冲账期为事项结束后的第二天。（三）备用金1、备用金，是指公司借支给公司专人（即各部门/项目指定的专门管理人员，其受部门/项目经 理、区域总经理、
8、主管助总或副总及财务部管理和约束）的款项，这些款项将用于支付与公司 经济业务相关的事项，具体用于部门/项目工地的日常零星采购、零星费用开支即为维持本部门 /项目工地日常工作而准备的周转金，必须专款专用。借支时参照借款处理。2、备用金由财务部核算，并由该部门/项目经理、区域总经理、主管助总或副总按公司相关制 度负责监督；备用金借支个人（以下简称借支人）所在部门/项目/区域的经理，应督促本部门员 工按期提供费用报销单据，以协助借支人向公司财务部报销及时补充备用金或清帐足额还清备用 金。3、借支人应根据实际需要申请定额备用金，经总经理批准，原则上不做增加，项目结束或没有 流动款项支出时应及时交回备用
9、金或书面申请转为新开项目备用金，如有特殊支出需增加金额则 需列明事由提出临时增加备用金，不准以任何名义挪用或长期占用此项资金。4、备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代 为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲笔签名写日期，否则视同代办人的备用金，由此 产生的责任由代办人负责。5、未按要求填写单据的，财务部有权不予受理，由此产生的责任由借支人负责；对于伪造篡改 未按公司规定使用备用金的，财务部门应立即扣留并及时向公司领导报告，请求查明原因，追究 当事人的责任。6、员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部办理借款/备用金清理手续。凡未办理清理手续的员 工，
10、公司将不予办理有关手续，人事部负责协助及监控。（四）借款金额在10,000.00元以上且50,000.00元以下的，应提前一天通知财务部备款。（五）财务部每月4日和各借支人对账，逾期则顺延至下月对账，造成的后果由借支人自行承担。第三章工程相关支出第十条 工程相关支出包括：（一）工程直接费，是指直接用于工程项目上的所有费用：包括材 料费、分包费、人工费、机械费等；（二）工程间接费，是指间接服务于工程项目上的所有费用：包括项目管理部门所产生的本制度 第四至七章中所列的全部费用。第十一条工程直接费中的工程设备费参照“专项支出”规定处理，工程间接费参照公司办公室 管理费用报销的规定处理。第十二条材料费
11、（一）费用内容：材料商材料费、零星购料费（二）付款注意事项：支付材料费原则上按合同由公司对公账户直接付给对方对公账户（如合同 签的是公司，付款时要求付私人账户（原则上不可以，应杜绝此类事情发生）以及未签合同款到 发货的小额购料，均按零星购料处理），材料采购员提供符合公司报销制度的相关凭据。零星购 料需现金支付的实行超限审批制度：采购额1,000.00元以下由项目经理审批， 1,000.00元以 上3,000.00元以下由区域总经理审批，3,000.00元以上5,000.00元以下由主管材料的副总 经理审批，5,000.00元以上总经理审批（必须在费用报销单上注明相关审批领导同意采购的 字样）。
12、超限无审批或审批不全的单据财务部将拒绝收单，由此产生的后果经办人自行承担。（三）材料费付款报销需附单据1、付材料商款（1）先货后款：按粮单内容要求认真填写付款粮单（详见附表三）、按顺序粘贴发票（详见附 表四）/收据（详见附表五）、送货单（详见附表六）、入库单（详见附表七）。（2）先款后货：按粮单内容要求认真填写付款粮单、按顺序粘贴发票/收据。1）方式：预付款：按双方签订合同的相关“预付款”条款付款，在填写付款粮单时，请加粗加大“预付款”这三个字的字体；Q款到发货 按双方签订合同的相关“款到发货”条款付款，在填写付款粮单时，请加粗加大 “款到发货”这四个字的字体；无合同则需在面单上注明“款到发货
13、”的情况说明、区域总经理 向总经理请示同意付款的表述并由财务经理据此和总经理沟通核实”。3）在先款后货的情况下， 经办人应在材料款支付之日起10个工作日（最长不超过次月2日）内将相关资料（例如发票/ 收据、送货单、领料单）送达财务部（无法送达需写经由部门/项目经理、区域总经理或主管副总 签字的书面说明给财务并同时保证送达期限），逾期且无书面说明的或在其保证期限内仍未能送 达的，财务部将按本制度第九条第一款第二例第五点执行，且不再受理此经办人的任何单据（经 总经理书面同意后，外地项目部需注明区域总经理向总经理请示同意收单的表述并签名写日期， 财务部方可收单）。2、零星购料费用报销单：按费用报销单
14、内容要求认真填写费用报销单（详见附表八）若费用报 销单超过2张，需附“费用报销单汇总表”（详见附表九）、按顺序粘贴发票/收据、送货单、 入库单。第十三条分包费（一）费用内容：是指分包商/劳务班组的一切费用含工程进度款（包工包料费或劳务分包费） 宿舍房租、与租房有关的水电燃气管理垃圾费及家电等的维修费、进退场车费、保险费等。 以上费用计算依据以签订的合同为准，超合同范围或合同内未明确约定的款项不予支付。（二）有公司名称且付款给对公账户的收款方称为分包商，无公司名称且付款给私人账户的收款 方称为劳务班组。（三）付款报销需附单据1、先合同后请款：按粮单内容要求认真填写付款粮单、按顺序粘贴发票/收据、
15、分包商/劳务班 组施工进度报表（详见附表十）、分包商/劳务班组工人工资表（详见附表十一）、个人委托书（详见附表十二）（项目代收时需要）、结算单（详见附表十三）（结算时需要）、结算承诺 书（结算时需要）（详见附表十四）等。2、先请款后合同：除本条第三款第一项示的资料外，还需提供借款单。第十四条人工费（一）费用内容：是指杂工（即我司直接聘用或管理的工人）的工资、工作餐费和福利费（如春 节车费等）、宿舍房租、与租房有关的水电燃气管理垃圾费及家电等的维修费等。（二）本条所指费用各项目部每月仅可请款一次且暂定25日为付款日，每月23日为财务部收杂 工工资、工作餐费和福利费单据日，请将符合公司制度规定的单据交财务部审核以便安排付款。（三）单据：按顺序粘贴杂工工资表（详见附表十五）、工作餐费表（详见附表十六且工作餐费 表后需附等额的餐费发票）、考勤表（详见附表十七）、个人委托书（项目代收时需要）。（四）特别提示：所有杂工的工资表后需附当月详细工作内容并有现场施工员和项目经理签章。 第十五条机械费（一）费用内容：项目用设备租赁费、叉车费、运费、维修费、搬运装卸费等。（二）付款报销需附单据：按顺序粘贴费用报销单、发票/收据。第四章专项支出第十六条专项支出包括：购置固定资产和软件及低值易耗品、其他专项费用等。第十七条 购置固定资产和软件及低值易耗品包括：工程设备、施工机械器具、备品备
