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1、编制人:2011年3月目 录1、档案管理基本要求22、文件的分类与编号23、文件编写要求34、文件的批准与发布35、文件的签收与发放36、 文件收集管理57、 文件借阅及作废5目的资料员必须严格贯彻执行公司文件和资料的有关管理办法，保证本单位、部 门文件和资料管理有序。按工程进度同步收集、整理资料，并按国家规定编目、 建档。及时反馈监理及管理公司的意见和要求，健全各种记录、防止文件和资料 损坏、丢失。做好保护和保密工作。1. 档案管理基本要求1.1工程文件的内容及其深度必须符合现行国家有关工程的技术规范、标准 和规程。1.2工程文件的内容必须真实，准确，与工程实际相符合。1.3使用福建工程建设
2、统一用表，应采用计算机打印表格，不得使用复印件。1.4反映工程的照片及影像资料，应画面清楚。2. 文件的分类与编号2.1文件的分类：受控文件和非受控文件，除受控文件外均为非受控文件。受控文件的种类如下： 、国家法律、法规、规章制度，国家和行业的规程、规范、标准，上级的 红头文件、通知。 、外部单位所发的图纸、工程质量、职业健康安全、环境管理制度、办法、 通知、审查等。 、公司的管理流程、会议纪要、通知、方案、与外单位的联络文件、检查 文件等。 、各类合同、评估报告、审查意见书等2.2文件的编号2.2.1总体管理流程甲BS建純八工徑离暫良苗画l*HU -WIlirTI-!h FJQIM MIV4
3、4-IK：I EH. !*资料分监理资料、管理公司资料、施工资料、内部管理资料，分柜、分盒。 建立“文件夹目录”，由资料员管理，并在文件柜门处张贴，以便于查阅。文件 夹侧面标识文件夹分类编号和名称。每个文件夹第1页建立文件目录表，包 括序号、文件编号、主题内容、日期、备注。2.2.2项目部内部文件编号对于项目部内部文件，根据类型进行流水号编制，例如整改通知编号： S0WZ-ZG-001,以此类推。发往监理处的资料按照福建省统表由资料员统一编号。发往业主的文件按业主要求的固定表式及编号由资料员统一编号。3、文件编写要求3.1文件编写格式要求3.1.1使用福建省统表的档案资料，按照福建省相关规定进
4、行编制。3.1.2内部自己编制发出的文件（如会议纪要、通知等），根据项目管理 用表的相关规定进行编写（必须注意使用的字体、字号、页边距等是否符合规定）。3.2文件编写时间要求3.2.1会议纪要，一般情况在会议召开后两个工作日内出会议纪要。3.2.2已经要取编号的文件，应当及时编制、签发，如果在1个工作日内 未发出该编号文件的，做消号处理4、文件的批准与发布所有的文件（包括：工作联系单、通知、函件等）应当经过主管部门领导签 字认可，盖章后按要求由资料室统一发放。5、资料的签收5.1资料的签收：外部发送至我部的文件资料，如监理单位、业主的文件资 料；设计单位发送的图纸、设计变更及其他相关文件；其他
5、应由我部接收的文件 等由资料室统一签收，。5.2资料的处理：资料员将收到的文件、资料登记后分门别类放置，需送项 目经理阅示的文件，应于当日内交部门经理，由项目经理提出处理意见；设计变 更及质量通知单类型文件由项目总工进行批阅。5.3资料的发放：涉及其他相关部门的文件由资料员按项目经理的批阅意见 或有关领导的签批意见分送其他有关部门。从签收、登记、办理到分送，时间一 般不得超过3小时（特殊情况除外）。5.4资料的传阅：项目领导批示的文件发与本部门后即时与本部门人员传阅。 阅文时间一般不超过1个工作日。文件传阅应做到准确、及时，避免漏传、误传。 传递文件，应办理签收手续。收件人收到文件后应签署姓名
6、，退回文件应及时。5.5资料的跟踪督办：已送领导传阅批示或交有关部门办理的文件，资料员 要及时检查催办，以防漏办或延误。跟踪督办时间以传阅规定的时间为准，如有 延误，每个环节一般不超过1日。5.6资料管理：所有收文办理完成后由资料员统一存档管理。6、文件收集管理6.1过程资料：检查当各地块主管施工员所报的资料有效性、完整性、真实 性和准确性，发现资料所未按实际操作规范来填写时，即时告之施工员便于修正。6.2分包单位资料：对分包单位提交施工过程中所形成的资料，检查基填写 的施工资料真实性，符合要求后方可接收报监理。6.3设计变更：对于业主发的设计变更，核对是否盖有效印章、时间，并要 求提供电子版。7、文件借阅及作废7.1其它部门因工作需要，需到资料室借阅资料，必须进行借阅登记，方可 借出资料室，归还时检查其资料的完整性，以免遗漏。7.2对于旧版的相关文件需在资料上盖上作废章，便于识别，以免误用。
