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1、信用档案管理制度1目的为了更好加强公司供应商及客户信用资料的收集与管理，提供公司信用管理的水平。2范围股份公司及所属控投子公司。3职责信用管理工作领导小组负责信用管理方针和目标的制定与实施。相关部门负责配合实施。4程序4.1建立完整的信用档案。档案资料包括以下内容。4.1.1基本资料，包括营业执照复印件、税务登记证复印件、各种资质证书复印件、各种许可证书复印件、各种荣誉证书复印件等；4.1.2反映客户信用申请和相关调查的资料，包括信用申请表、现场调查表、客户相关方调查表、资信调查报告或信用分析结论等；4.1.3财务报表，包括资产负债表、利润表和现金流量表；4.1.4批准资料，包括每次授予额度后
2、的授信额度表及通知函；4.1.5赊销后的管理资料，包括与客户的通话记录、催账电话记录、对账单、付款承诺等；4.1.6客户其它相关资料，包括企业宣传材料、网页资料、名片等公开资料。_公司所有客户档案都必须按部门编号。信用管理人员负责建立和保存信用管理台帐和相关材料。4.3根据本公司业务的具体情况，当年和去年的信用管理档案保存在各市场部门，前年的信用档案必须移交到信用管理领导小组办公室。信用管理领导小组办公室主任对信用档案资料核实后一个月内移交档案室归档。4.4建立完整的客户信用资料，包括客户基本资料（营业执照、税务登记证、各种资质证书、许可证书、荣誉证书复印件）、客户信用申请表、现场调查表、资信
3、调查报告、财务报表（资产负债表、损益表和现金流量表）、授信额度批准表、客户通话记录、对账单、付款承诺、其他客户资料。4.5移交到档案室归档的客户信用档案的查阅需填写档案查询单标明查阅人、查阅客户名称、查阅用途，由信用管理领导小组办公室主任签字后方可查询。信用档案的缺失以及涉及商业秘密内容的泄漏要追究相关当事人的责任。1/24.6配备大专以上学历，具有数据库检索服务的能力和经验的人员专（兼）职档案管理员。4.7档案管理员必须经过企业信用管理专业知识培训，考核合格后方可上岗。5发布、执行本规定自发布之日起执行，解释权归信用管理工作领导小组所有。信用档案管理制度（二）_东厦装饰工程有限公司信用档案管
4、理办法第一章总则第一条为规范信用档案的管理，有效开发利用信用档案，根据_档案法及企业档案管理规定等法律、法规，并结合本公司信用档案工作的实际，特制定本办法。第二条本办法适用于_东厦装饰工程有限公司信用管理部。第三条本办法所称信用档案是指公司及与公司发生经济活动的信用主体在信用活动中形成的，能够证明一个主体信用的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。第四条公司的信用档案是证明公司本身和与公司有经济活动的主体的信用的原始凭证、法律依据，是信用评价的有效资源，是公司档案管理的重要组成部分。第二章信用文件材料的收集和与归档第五条公司将信用文件材料的收集、整理和归档列入诚信管理部门的工作程序、责任
5、范围，实行有关工作人员的岗位责任制。第六条凡应归档的信用文件材料应完整、准确、系统，按有关规定保管期限，各部门所产生的信用文件材料应及时交于诚信管理部门统一保管，任何部门和个人不得拒绝归档。第七条归档的文件材料整理应该符合规范，书写和载体应该能长久保存，归档的电子文件应与相应的纸质文件材料一并保存。第八条在信用工作活动中形成的下列文件材料均应归档保存。能够证明信用主体资格、资质、资信和社会实践活动信用状况的基本依据材料；评价认定、奖励处罚的结论性文件材料；具有保存价值的其他材料。第三章信用档案的整理、保管和移交第九条信用档案的分类方法和类别设置应根据企业档案管理规定进行；信用主体形成的全部档案
6、，按照信用档案的内容、种类、数量等基本因素进行划分设定。第十条根据信用档案的形成规律、内容特征、载体形式，信用档案可分为_材料、管理运行材料、资质凭证材料、荣誉证书材料、年检资信材料、投资融资材料、合同履行材料、经营服务材料、宣传推介材料和其他有关材料_类。第十一条信用档案的保管期限一般分为永久、长期、短期。诚信管理部应根据信用主体状况的实际变化进行整理，对已到保管期限的档案要进行鉴定，剔除已不能反映信用主体真实状况的材料，同时对计算机管理系统信用主体的信用信息，要依照相关制度进行更新。第十二条公司将信用档案管理纳入档案管理制度和信用制度建设范围，实行统一管理。应积极应用现代化管理手段和先进技
7、术管理信用档案，确保信用档案的安全和管理科学。第十三条对信用档案进行基本的登记和统计，为科学管理提供依据。第四章信用档案的利用、公布和奖惩第十四条为纸质信用档案编制目录、索引等实用的检索工具，同时要建立计算机存储与检索的机读目录，以便达到快速、准确地检索。第十五条公司应在能力范围内采用先进技术和现代化管理方法开发利用信用档案。应建立信用档案数据库，对信用档案进行全文扫描、光盘刻录或其他数字化处理。第十六条在进行信用信息的收集、整理和归档的工作时，应确保信用信息的安全可靠、客观准确、及时有效。第十七条对在信用档案工作中做出突出贡献的人员要给予表彰和奖励。第十八条应建立信用档案工作责任追究制度，对
8、不按规定归档而造成信用文件材料损失的，或对信用档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损毁的直接责任者，依法进行处理。第五章附则第十九条本办法自发布之日起施行。信用档案管理制度（三）1.目的为了规范公司信用档案管理工作，保证档案的完整性、安全性及保密性，并通过提供档案信息为公司运营服务，特制定本制度。2.适用范围本办法适用于公司所有的信用档案。3.职责信用管理小组负责信用档案管理。4.管理制度_公司档案实行二级管理，一级管理是指公司档案室的统筹管理：由专职档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，建立公司档案台账（电子档），建立年度归档台账，做到帐物相符；对存档的各类
9、证书在接近证书有效期一个月前应通知相关负责人；监督指导各部门档案的管理工作；二级管理是指各部门自己形成的，反映本部门职能活动的文件资料的管理工作：兼职档案管理员负责整理、编目本部门记录表单、执行文件、业务往来资料等，部门负责人为本部门档案管理工作第一责任人。4.2档案归档4.2.1归档范围。凡是能反映公司各项业务活动的具有查考利用价值的文件、声像、报表等均属归档范围，均应及时归档。公司档案分为_类，详见附录公司档案分类目录，各部门文件归档范围可参照档案类别执行。4.2.2归档要求。档案必须具有真实性，所有资料应为原件，原件用于报批不能归档或其它不可抗原因无法提供的，档案室保存复印件；档案应具有
10、价值性；档案应具有完整性，每个案卷力求资料齐全；档案应便于利用，避免杂乱无章，做到分类、分目清晰，方便查询。4.2.3除部门业务执行的记录表单外，各部门以公司名义发出的函件、处理的业务往来等，当工作一结束，应将所有的相关原始资料送至档案室进行归档，任何部门或个人不得为自己使用方便，将重要档案隐留不交或擅自留存。4.2.4各部门兼职档案管理员每月_号前应将本部门上月的执行记录整理成册，存放于本部门资料室。一般记录资料保存期限为_年，各部门根据需要需长期保存的记录文件应每年移交公司档案室保存（如ma产品生产过程中各种记录资料）。4.2.5各部门兼职档案管理员应在每月_号前将本部门的存件明细电子档发
11、档案室备案。各部门电子记录应分门别类，实物件存放于资料室相应标识类别的档案盒或档案袋中，确保资料类别、资料存放位置、电子台账目录协调一致。4.2.6技术部、质量部、生产部、采购部重要业务资料（如合同）应最少每年移交一次档案室；销售业务资料应根据资料的性质和部门需要，最少每两年移交一次档案室；财务、人事业务资料应根据资料的性质和部门需要，最少每三年移交一次档案室；各部门必须保留的尽量留复印件，原件交档案室统一保存。4.2.7如归档的为数字化档案，文字材料统一采用pdf格式，图纸采用cad的dwg格式，文字扫描分辨率不小于200，图纸不小于300，并且数字化档案应以文件内容或主要文件命名并标识归档
12、日期。4.2.8技术研发资料由技术部负责人每月进行硬盘备份并于每月_号前归档到公司档案室，由档案管理员存放于档案室保险柜内。4.3档案借阅4.3.1因工作需要借阅文件时，应填写文件借阅审批表，经部门负责人审核，综合部负责人批准后，在档案管理员处借阅，借阅人应在一周内归还文件，原版文件一律不外借。若特殊需要需将原版文件借出，应由副总经理或总经理批准后执行。4.3.2档案属于公司秘密，借阅档案者必须妥善保管，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，因保管不慎丢失时，要及时追查，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。4.4档案保管与销毁_公司设有档案室，各部门配有资料室及存放档案的箱柜，
13、具备防火、防潮、防虫、防盗等安全整洁条件。档案资料室是保管档案的机要重地，非档案管理人员不得随意进入库房。4.4.2各部门归存到档案室的档案，档案管理员根据档案类别建立电子台账，实物件存放于档案室相应标识类别的档案柜中，确保档案类别、档案存放位置、计算机台账目录协调一致，以便于查找使用。4.4.3各部门记录文件以便于追溯为原则，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。应统一使用公司申购的档案盒或档案袋进行规范化整理：在档案盒脊处或档案袋封面左上角用标签备注档号、归存年月、文件名称、保管期限等，并附文件整理说明及清单一同放入每个档案盒或档案袋中最尾处，需长期保存的记录文件应使用档案盒归存。4.4.4档
14、案管理员根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，需销毁的档案编造销毁清册，填写文件删除/销毁申请表经公司领导及有关人员会审批准后销毁，销毁的档案清单由档案室永久保存。4.4.5各部门记录文件的销毁，由部门档案管理员编造销毁清册，填写记录销毁申请表，经部门负责人审核，副总经理或总经理批准后给予销毁。4.5档案管理处罚条例4.5.1有下列行为之一，据情节轻重，给予50_元扣薪处罚（相关责任人与部门负责人一并处罚），若构成犯罪依法追究刑事责任：4.5.1.1毁损、丢失或擅自销毁企业档案等管理不善行为；4.5.1.2擅自向外提供、抄摘企业档案行为；4.5.1.3未及时上报归档或未按期归还档案行为；4.5.1.4涂改、伪造档案行为；4.5.1.5其它对公司档案文件管理造成损失的行为。第2页共2页
