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1、【最新资料，Word版）可自由编辑！】物资采购合同管理制度一.主要内容与适用范围本制度规定了物资采购合同（含设备备件、承揽合同和材料采购合同，以下简称为 合同）的市场调研、签订方式、审批程序及条款内容等管理及其他相关内容。本制度适用于物资管理部门的合同管理工作。二.职责1 .分管经营副总经理是物资采购合同管理的主管领导。.2 .物资采供部是物资采购合同管理的主管部门。3 .物资采供部是物资采购合同管理的具体实施部门。4 .总经理办公室、综合部是物资采购合同管理的配合部门。三.总则1 .根据陕西中煤建设有限责任公司（以下简称公司）合同管理规定和物资部对外签 订合同的实际需要，制定本制度。2 .签
2、订合同应当遵循合理，合法、平等互惠、协商一致的原则。四.合同管理机构和合同专用章的管理1 .物资采供部设立合同管理岗位，对合同的合法性、完整性、安全性和有限性进行 审查。2 .合同专用章由综合部公章管理人员管理。3 .合同经相关审查程序和相关人员审查签字，加盖合同专用章后生效。五.合同审批内容j 1 .物资合同审批的主要内容可分为：供货商的资信和询价情况，商务合同（含一般 技术条款）和技术附件。2 .供货商的资信情况，比如是否已纳入“合格供货商”的范围、厂商的营业执照、 技术资质等级证、生产许可证、经营许可证等。询价一般要对于三个或三个以上的 厂商。招标采购，应符合国家招投标法和本公司关于招投
3、标的相应规定。3 .商务合同（含一般技术条款），由物资部采购员起草，合同条款应符合中华人 民共和国合同法的规定以及合同双方达成一致的约定。4 .技术附件，由技术部门或物资使用单位起草，并与合同对方授权代表一道签字确5 .相关人员审查合同后，应在合同审批表上提出意见并签字。物资部采购员应对意 见加以考虑并将正确意见反映在修改后的合同中。六.委托代理1.100万元以上（含100万元）的材料、设备合同和车辆购买合同须经公司总经理或 其授权的副总经理审批签字。2 .经营副总经理在其授权范围内审批签订的合同可授权其代表签订。3 .物资部负责人在授权范围内审批签订的合同可授权其代表签订。精心整理七.合同文
4、本、合同履行及合同归档管理1 .合同文本页面整齐、清洁、不涂改、不挖补。2 .采购员应建立合同管理台账，对合同的预付款支付情况、交货情况、货款支 付情况、货物质量情况、质保金支付情况等进行详细记录，便于合同及时、适当履 行。3 .合同应建立管理台账，对合同的供货渠道、金额、履行情况、预付款情况、质保 期、存档情况等信息进行记载。4 .采购员应将合同双方盖章签字生效后的合同、合同附件，提交一份给合同管理员 登记存档，整理规范，并妥善保存备查。八.草拟合同的相关注意事项1 .合同价格的确定I.在确定的合同价格时应当遵循比质比价、货比三家的原则。质量相同比价格，价格相同比服务；对于重大合同、技术比较
5、复杂的合同或关键设备采购、承揽合同的签订，应组织相关进行市场调研和合同谈判。必要时通知公司的纪监审部门参与；采用招标方式进行设备、材料采购，物资部应交给公司专门负责招标事项的人员 负责。2 .预付款和定金在签订合同时，预付款比例一般不超过 30%确实因交易需要超过30%：付预 付货款的，应经经营副总经理批准；定金的支付比例一般不得超过合同总价的 15%经经营副总经理和本部门负责人签字同意后物资以超过15%但最高不得超过担保法规定的 20%3 .到货检验合同检验条款应当有检验的内容、范围和方法及验收标准，明确双方共同检 验的地方，一方委托另一方单独检验的，委托方应当根据委托范围接受受托方的检 验
6、结果。并明确买受方对检验不合格的货物有权退货，换货或索赔；检验应当明确检验的时间及提出异议的期限。4 .付款条件一般要求在合同签订时不支持定金或预付款。对时间要求紧急、技术复杂、加工难度高、原材料所占比重大的非标设备，对方坚持要求支付定金或预付款的，在经营副总经理或本部门负责人签字同意后，可以支付；初次交易的厂商一般情况不支付定金或预付款，对方坚持要求支付的，应当 根据厂商的市场信誉度和公司生产或基建的需求缓急确定是否支付。如果有中间代 理商，其价格与厂家报价相差不大的，可与中间代理商签约，以减少资金运作风险；物资采购的主要款项应当等货物到齐，经验收合格后支付；一般应当滞留质量保证金，且保证金
7、的比例应不低于5%质量保证时间要求在一年以下三个月以上。5 .违约责任违约责任的基本内容应当包括：买受方的付款责任、付款时间责任；出卖方 所交货物的内在质量和外在质量责任、时间责任和双方全面、适当、不中断履行合 同的责任等；采购员在明确违约责任时，应当将自己认为比较重要的内容和要求，特别提 出加以强调，确定具体承担违约责任的比例和方式。同时注意掌握公平原则，对他 方严格，对己方也严格要求一丝不苟，公平合理；对有定金、预付款或已经支付进度款的合同，除应强调违约责任、确定违约 金比例的同时还应明确双倍返还定金、如数返还预付款或进度款等内容；对自然灾害、政治运动、战争等不可抗力事件也应加以说明，其他
8、不是非常 重要的要求，可以笼统确定依照合同法的规定执行即可。6 .约定事项约定事项：可以根据需要将在前列条款中未能表达详尽的内容，在这一条中进一步 明确、完整或加以阐释。7 .索赔进行物资采购必须签订书面合同，除非能及时结清的除外。未签订书面合同的物 资采购业务一旦出现质量问题、迟交货物等合同纠纷，影响生产或基建，或者资金 被骗的，由采购员负主要责任；采购员在履行合同过程中，发现签约对方有不正确的、不适当或不完全履行的行 为（如交货时间过分延长、交货质量有不可修复缺陷等）应当及时提出书面异议， 对方接到我方书面异议后未答复的，经办人应当及时与合同管理人员联系，商定索 赔方案；解决合同纠纷时应本着事实就是、互谅互让的原则，进行平等协商，寻求妥善解 决办法。要着眼于长远利益。8 .管理活动应达到的要求：规范合同管理，提高签约质量，减少合同纠纷，杜 绝违约行为为。9 .信息的主要来源：供应商的资信证明文件、报价单及技术文件、质量证明文 件等。
