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1、会议室预定使用管理服务流程目的：为保障视讯会议高效、稳定开通，制定本管理规定。适用范围：本规定适用于公司部门及所有平台。视讯会议及其相应设备由行政服 务中心及各平台业务管理部统一管理。技术中心为行政服务中心及各平台业务管 理部提供必要的后台技术支持。一、视讯会议系统现状：1、集团视讯会议系统覆盖北京上地、北京苏州街、香港、沈阳、上海、南京、 武汉、成都、广州、深圳、西安、济南、杭州、新疆、福州、郑州、长沙、 哈尔滨共 19 个节点，其中上地、广州、上海、深圳、西安、成都各有多套视 讯会议设备。2、最多可 22 个点同时参加一个会议，每个点不能同时参加两个或多个会议；3、系统支持 22 点 38
2、4K 会议，或 6 点和 6 点以下时 768K 会议，网络流量理想 情况下，图像传输可达到（25 帧/秒）；4、系统可以实现 21 种分屏模式，最多可作 9 分屏，建议根据需要选择不分屏或 者“51”的分屏模式；5、系统可以实现方便的会议控制管理，根据需要设置为语音激励模式、主席控 制模式、轮循模式等多种效果；6、系统可以实时传输 PPT 文件，即发收双方能基本同步的看到所发文件（这种 方法接受文件端显示效果并不理想，因此建议会前将文件发给参会各方）；7、系统可以通过 ISDN 与公司外部单位召开视讯会议。二、注意事项：1、视讯会议室要优先提供给视讯会使用，如遇普通会议和视讯会议时间冲突，各
3、平台视讯会议管理员要积极协调保证视讯会议使用；2、预定视讯会议后，要按时开会，若在预定时间后 30 分钟，会议仍然没有召开， 视为放弃会议；3、视讯会议发起人在填写视讯会议预定单时需明确选择参会平台的会议室，给 北京总部视讯会议管理员提交会议流程，要实现哪些功能（包括会议控制、分屏 方式、PPT播放等），并与管理员进行确认；4、视讯会议室的视讯设备和投影机等设施要固定地点，专人定期检查，建立巡 检档案，参会不得擅自移动视讯会议设备及配套线缆，如有特殊要求，需同管理 员联系，进行安排调整；5、严禁擅自更改系统设备配置，如会议中遇到问题，请与管理员联系；6、视讯会议开始前管理员要值守会议现场，根据
4、季节及天气情况，调整室内灯 光合适，确保参会人员画面清晰，参会人员正面出现在镜头，会议桌上正对镜头 摆放平台名称的桌牌；7、各平台管理员可以用遥控器调整摄像头的方向，严禁用手扳动摄像头；总部 会议室环境设置由管理员操作完成；8、会议结束后，会议申请人通知管理员检查、整理完毕后关闭所有设备；9、公司视讯会议为内部服务概不外借。三、处罚：1、对于违反本规定使设备造成损失的，对当事人处以实际损失 5倍的罚款；2、对于违反本规定造成己方或造成他人会议无法进行的，后果自负；3、对于已预定视讯会议，却没有按时使用设备超过 30分钟的部门，视为放弃会 议，管理员有权不予以服务；四、视讯会议设备：目前视讯会议
5、设备具体包括：多点控制单元（MCU）：置于北京总部机房；终端设备（含摄像头）：置于各平台视讯会议室； 各平台终端遥控器； 桌面麦克风，手持无线麦克风、胸麦、电话会议设备（八爪鱼）； 彩电及投影仪、投影幕布； 设备连接线缆。五、附则1、本规定解释权归属行政服务中心、信息化管理部；2、凡其他相关规定与本规定在内容上有冲突的，以本规定为准；3、本规定自发布之日起执行。六、各区会议接待流程1、目的：为了使接待服务流程进一步完善和规范，提高服务水平，从而更好地 展示公司形象，体现公司的做事风范；2、适用范围：*有限公司内部会议。3、会议承办流程预定确认：1、提前 20 分钟按网上会议室使用预定单进行电话
6、确认，与预定人员确认会议是 否如期召开，并提醒参会人员准时到会；2、若参会者在预定开会时间 10 分钟后未到,再次给予提醒，并告知部门会议预 定,使用时间超过 30 分钟后仍未到会，视为放弃。 会议资源协调：1、预定部门会议室预定失败，会议管理员应及时协调并解决问题；若因故取消 预定，管理员在提前接到通知后，及时进行作废处理，以保证会议室的高效利 用；2、因故变更会议室，管理员在提前接到通知后，应及时进行处理，并提醒其根 据会议室使用情况重新预定合适的会议室；3、在遇到超出会议室固有设施的需求时，应与预定部门或员工沟通和确认，争 取资源，努力使客户满意；随时掌握会议室的使用情况，提供资源利用率
7、等资 料；4、会前准备：按客户需求合理提供服务。 会前准备：1、环境：1) 环境整洁，室内空气清晰，温、湿度适宜；提前打开通风设备。2) 绿植摆放美观，无枯枝败叶、修剪效果好；2、物品：1) 如需欢迎牌，请与前台联系制作并摆放到位；2) 会议室石英钟的时间调准；3) 白板干净、无字迹，白板笔墨充足；白板笔槽保持清洁，白板擦背面 向上放在最左端，依次放好；白板擦保持清洁，及时更换，清洗；4) 如楼层开会有茶水服务请与会议管理员联系；3、会议桌：1) 依据需求的会议室布置；会议桌椅及各种陈设品摆放整齐有序.2) 如有资料放在桌子上，资料要摆放整齐有序；3) 如需桌签，桌签要根据主次顺序摆放整齐，位
8、置与桌面前沿对齐；4、仪器：1) 会前对仪器设备进行重新调试，对音响设备进行调音与视听，笔记本 电脑与投影仪的连接效果试投，确保会议效果；2) 音响设备调试好，将麦克调至开的状态。投影仪的调试需提前与使 用部门确认与其办公用机是否匹配，并调试好仪器，使所需设备均 处于待命状态；3) 周末不提供现场会议支持时，接待人员必须做好前期工作交接，负责 对会议主办部门主办人，进行仪器使用的指导，对所有设备进行调试 与试用，直至主办人会使用操作及设备试运行一切正常；4) 会前认真重新开启机器设备，若因为误操作造成设备损坏，则前台与 使用人需在查收表上共同签字确认。并由使用部门承担维修费用。将 查收表复印一
9、份交资产管理员作维修分摊依据；会中会务支持服务： 1、会议开始后，立即将会议室门外，作“会议使用中”或“请勿打扰”的标识 2、如遇公司内部员工会议需要提供饮料，需礼貌告知对方：(内部会议没有茶水 服务)；3、如遇公司高层领导或外部重要客人参会，在添加水时应根据参会人数、会议 时间的长短、气候、环境及各人喜好灵活掌握，夏季茶水不宜过热；4、倒水时动作要轻，茶杯不能发出碰撞声或冒、洒现象；5、按先宾后主的顺序从右侧添加茶水，茶水应为七分满，倒水时切忌手触杯口，递杯时一般站在客人的右后方，切忌手背面向客人，将杯子放于客人前方（客人 视线范围之内，以免碰翻）；6、进出洽谈室动作及脚步要轻，开、关门声音
10、要轻，以尽量不影响开会为原则。 会后整理：1、验收仪器设备、麦克数量，整理饮具，检查有无遗留物品，安排保洁做清洁 提示牌换为空闲状态；2、执行会议流程，继续做好下一个会议的会前筹备工作。七、会议室预定使用服务流程部门发生会议需求LJ预定成功yT通过协同办公系统预定会议室按要求进行会场布置，包括桌椅、鲜花、 水果、茶水的摆放，条幅的预订悬挂r注明会议时间、 地点、参会人员、 类型，设备要求, 桌椅摆放等要求协调礼品、物品的准备：欢迎牌、桌签、签 到本及资料的打印装订，礼品的采购成功电话通知会议管理员投影机、投影幕、数码相机、胶卷电池、 激光笔、音响等设备的准备及调式会议协助人员的安排及分工：迎接、讲 解、照相、设备调试、会议记录报道等会议管理员了解原因并协调会议前10分钟准备完毕并检查调败协失提前5分钟通知会议部门会议改期或另行解决1F会议结束，通知保洁人员进行清理11FL结束
