费用报销管理制度及流程

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1、费用报销管理制度及流程编制：日期：审核：日期：核准：日期：修订记录Revise Report版本修订日期修订内容修订者备注A/12020.05.29明确规范差旅费的出行方式要求A/12020.05.29明确规范差旅费的报销标准A/12020.05.29明确规范费用单据提交时间要求A/12020.05.29明确规范预付款索取发票时间要求A/12020.05.29明确规范报账所需清单中业务招待费要求A/12020.05.29明确规范报账所需清单中差旅费要求1.目的为加强管理，规范财务付款与费用报销流程，明确单据填报要求，清晰权责，特制定本制度。2. 适用范围本制度适用于*3. 术语和定义对本制度涉

2、及的相关术语定义如下:序号术语定义1五项费用日常经营活动中五种基本费用支出，包括业务招待费、差旅费、办公费、邮政电讯 费、汽车费。4. 总体原则费用的支出与报销必须遵守如下基本原则，不得违反。序号原则具体要求1全面预算原则费用支出均纳入预算管理，按预算项目和额度进行单项控制。费用预算按财务年度审批确定，不允许跨年使用。对非经营性费用支出作刚性控制，严格控制预算外支出。2真实、必须原则所申请的业务必须是真实的且必须的，付款与报销单据真实、合法、有效。3效益、节约原则所有费用的支出都应力求效益最大化、厉行节约、杜绝浪费。4先申请后执行再 报销原则业务招待费、差旅费的发生必须进行事前申请审批，对未进

3、行事前申请审批而先执行的 业务一律不予以报销。5内部控制原则所有财务付款与报销业务必须遵循不相容职务分离原则、授权审批原则，禁止由一人办 理财务与付款业务的全过程。6归口控制原则财务付款、费用发生应按责任部门归口负责、归口报销，各部门负责人为费用管理第一 责任人。5. 具体规范5.1报账所需单据要求5.1.1报销人应按要求提供相应单据，主要包括取得的发票、收据、结算单及合同、协议等原始凭证；以及公司 内部费用报销单、出差审批表等内部自制凭证；5.1.2单据可有效支持经济业务，确保真实、合法、充分，严禁伪造、变造凭证；5.1.3具体要求详见附件1：报账所需凭证清单。5.2员工差旅费用报销标准差旅

4、费标准原则上不得高于附件2:差旅费用报销标准所列标准，如因特殊情况需高于标准的，须书面陈 述理由报部门领导、财务部审批；5.3重点费用报账规范5.3.1业务招待费5.3.1.1指为联系公司业务或处理业务关系等事项发生的必要应酬费用。5.3.1.2除公司统一组织活动外，禁止部门之间互相请客、送礼，日常业务招待活动应注重节俭、杜绝浪费;5.3.1.3招待用餐开支标准。具体标准按如下规定执行，超标准的业务应酬费，对超出部分不予报销；5.3.1.4所有业务招待费用：报销人员必须按管理权限进行事前申请，审批完成的申请表作为报销的要件；未事前申请审批的一律不予以报销。陪同人员类别招待用餐标准（元/人/餐）

5、备注主管/职员100元陪餐人数原则上不超就餐人数的50%。部门经理/区域经理/总监200元总经理、副总经理实报5.3.1.5业务招待费实行年度预算单项控制，不可与其他项目预算相互调剂；5.3.1.6业务招待费发票如有遗失或发票抬头错误，应在原消费场所补开发票，经审核消费内容、金额真实， 可全额报销；无法补开发票原则上不予报销，特殊情况需写明原因提供收据（包括无发票用其他发票代替的）经部门 总监/分管领导签字批准并按规定提供单据后，按80%报销。5.3.2差旅费5.3.2.1指因公出差发生的长途交通费、住宿费、伙食补助、市内交通补助、境外出差补贴、其他符合报账范 围的杂费等；5.3.2.2事前申

6、请原则：按照公司规定流程进行审批；流程审批记录作为报销的要件之一，出差人因特殊原因 未能事前申请的，应于回公司后三天内补办出差审批手续，出差审批人主要对出差必要性进行审核；5.3.2.3事后报告原则：所有人员在出差结束后，要求撰写详细的出差费用走访日记；5.3.2.4部门联合出差应该按部门分开报销，如果不能分开，必须列清各部门的费用，并由各相关部门出差人 和负责人签字确认，否则费用平摊；5.3.2.5员工出差期间发生的业务招待费与差旅费同时报销，过期不予报销，并撰写详细的招待费用明细。 每报销一单业务招待费或接受一次接待餐（中餐或晚餐）的，扣减当日餐费补贴标准50%；5.3.2.6本着节约的原

7、则安排差旅行程，出差地可提供宿舍的一律入住宿舍，没有宿舍的一律入住经济型快 捷酒店，杜绝奢侈浪费，住宿费报销巍住宿费发票额，出差期间累计住宿费发票金额超过标准的不予报销，多人同行 到同一目的地出差，应安排同行住宿两人间或三人间，每两人的住宿费限额按照单人标准中最高者的标准执行，且 住宿费报销额不超过两人住宿限额标准的合计金额，出差人员出差到一个地区需要15天以上，需提出租房申请；对 于未提出申请擅自在一个地区15天以上的，则在费用核销时住宿费按照1500元/月计算；5.3.2.7出差地离家35公里以内（含35公里），并且出差地开车一个小时左右能到的，不能申请住宿补贴。5.3.2.8出行方式选择

8、经济的交通工具，乘坐火车、高铁、轮船、飞机的规定交通工具火车高铁轮船飞机座席种类硬卧席二等座三等舱位经济舱位5.3.2.9部门副经理级别以上人员出差：可以自行选择合适的交通工具但原则上要求购买打折飞机票或高铁二等座；5.3.2.10员工出差：1）原则上要求乘坐火车或高铁，在飞机票总价格不高于动车/高铁二等座价格15%的情况下，可以选择乘坐飞机；2）如果出差两地距离里程数超过1500公里，出差人员可以选择乘坐飞机；3）其他情 况下需要乘坐飞机出差的，需部门总监/分管领导批准。未经批准乘坐飞机的，如果机票打折后的价格高于动车/高 铁二等座票价，按动车/高铁二等座票价金额报销；如果机票打折后的价格巳

9、经低于动车/高铁二等座票价，则按机 票打折后的价格报销；5.3.2.11费用标准及其他具体要求按附件2:差旅费用报销标准执行。5.3.3邮政电讯费5.3.3.1指各部门日常业务运作需要发生的电话费、通话补助费、网络服务费及办公资料邮寄费等。5.3.3.2国内、外临时出差人员因公发生的电话、邮寄等费用计入差旅费，凭发票、消费清单及出差证明报销， 巳享受电话补贴人员不再报销出差期间电话补助。5.3.4办公费5.3.4. 1指各部门日常办公所需办公用品购置及相关维护保养费用：包括但不限于办公文具、报刊杂志、专业 书籍、复印机租赁费、IT耗材等，不包括在会计核算上归属“固定资产”、“长期待摊费用”范围

10、的办公设备、办公家具、 办公场地装修等费用；5.3.4.2办公用品应采取集中采购和专人报销的模式，各单位及下属部门要指定专人负责办公用品的领用发放， 由行政部集中采购，统一报销，报销时需提供各部门采购金额明细。5.3.5汽车费5.3.5.1包括日常业务运作发生的租车费用、私车公用发生的各项费用；5.3.5.1私车公用使用人应留存用车起始时间、油表公里数等信息，所附发票必须是年内油费、路桥费或 停车费发票。5.4费用报账及时性要求5.4.1费用/付款单据提交时间为每周一、三、五，其他时间财务审核单据。费用报账时间最长不超过业务结束日期 的60天，即次月报销上月费用，超过60天的按70%-90%报

11、销，具体标准如下：60天单据提交时间W70天，按90% 报销；70天单据提交时间W80天，按80%报销；80天单据提交时间W90天，按70%报销；超过90天，不予报 销。5.4.2每年末12月20日前应提交本年费用报销，12月20日之后的费用应在次年1月5号之前提交完毕，过期不再受理当 年度单据；5.4.3原则上仅在每年1-2月接受上年12月开具的发票，3月起仅接受当年开具的发票。5.5审批流程填制费用报销单，附上附件1：报账所需凭证清单，部门经理签字确认，财务部复核提交到总经理核准。6. 结算纪律6.1公司各部门要严格遵守如下结算纪律，不得违反。6.1.1非经特别批准，超过5000元以上的款

12、项一律采用银行转账方式结算，不得采取现金结算；6.1.2非经特别批准，严禁本公司职员代收款单位签收款项（包括现金与支票）；6.1.3不得坐支现金；不得出租、出借账户6.1.4付款完毕，出纳必须即时在付款单据上加盖“银行付讫”、“现金付讫”印章。7. 附则7.1本制度由财务部制定、修改及解释。7.2本制度于发布之日起实施。8. 附件附件1：报账所需凭证清单附件2：差旅费用报销标准附件1报账所需凭证清单：附件名称业务招待费餐饮、食品类招待：1. 发票2. 支付凭证（单笔消费500元以上需要）如因特殊情况用现金支付，无法提供支付凭证的，需附上 说明，由直属领导和分管领导签字。3. 业务招待费明细表差

13、旅费1. 住宿费：发票2. 支付凭证（单笔消费500元以上需要）如因特殊情况用现金支付，无法提供支付凭证的，需附上 说明，由直属领导和分管领导签字。3. 长途交通费、差旅补助：发票4. 出差走访日志、出差计划、出差总结5. 租房合同（有租房的需要）会议费1.会议签到表会议费2.会议纪要3.会议召开计划附件2差旅费用报销标准出差人员类别出差地点住宿费用标准伙食费定 额补助市内交通定额 补助长途交通飞机高铁火车客运总（副总）经理不限实报实报实报实报实报实报实报总监一类地区240元/天50元/天实报经济舱二等座硬卧凭票实 际报销二类地区220元/天50元/天实报三类地区180元/天50元/天实报部门经理/ 区域经理一类地区220元/天50元/天20元/天二类地区180元/天50元/天20元/天三类地区150元/天50元/天20元/天主管/职员一类地区180元/天50元/天20元/天二类地区150元/天50元/天20元/天三类地区120元/天50元/天20元/天备注：1）关于地区的说明：一类地区：北京、上海、深圳、广州；二类地区：各省、自治区省会（首府）城市及珠海、东莞、厦门、 青岛、大连、宁波、苏州地区；三类地区：不在上述范围内的其他城市（佛山市内按三类地区标准报销）。2）在长期工作地点的城市市内出差，误餐伙食补助标准统一按照30元/天执行。