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1、文书档案的科学化管理探讨 摘要：文书档案是社会发展的记载器，伴随文书档案管理模式的更新改变，意味着文书档案的科学化管理已具有了充分的基础条件，怎样利用更新的管理模式、优秀的计算机技术等对文书档案进行科学化管理自然而然地成为关键。基于此，提出文档一体化、基于计算机的文书档案管理等提议，以提升文书档案的科学化管理，并针对目前发展新形势，提出对文书档案管理工作的要求，含有较有价值的参考意义。关键词：文书档案；科学化管理；文档一体化引言档案是社会发展的记载器，统计着社会发展的多种信息，尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史，反应了以往单位所碰到的问题处理手段，单位建设进展，领导决议等等。伴随文书档案管
2、理模式的更新改变，采取新奇的管理模式对文书档案进行科学管理，以提升文书档案管理水平，确保文书档案信息的有效性和正确性，从而适应社会发展的需求，这是文书档案管理工作的深入科学化表现。伴随科学技术的进步发展，本文提出文档一体化、基于计算机的文书档案处理等提议，以提升文书档案的科学化管理，并针对目前发展新形势，提出对文书档案管理工作的要求，并提出档案管理当代化展现出的新发展趋向，含有较有价值的参考意义。1 科学化管理的方法1.1 文档一体化长久以来，文书处理和档案管理属于不一样的部门负责，档案管理只由档案部门实施，文书处理和档案管理的分离因为被操作于不一样部分和不一样工作者，就造成了档案管理较轻易出
3、现错误，或出现文书档案管理程序过于复杂出现，甚至出现难以修改已管理好的部分档案的复杂情况，最终影响了文书档案的管理效率，降低了档案的信息服务功效。鉴于此，伴随社会发展的需求，文档一体化成为了一个新奇的管理模式，这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。文档一体化的科学化管理模式意味着公文处理和文书档案二者归入为文件运动的整个生命过程，从而使文书档案得到科学处理和有效控制。其次，文档一体化的管理模式使得文书处理工作成为了文档管理大工作中的前端任务，文件处理工作质量的好坏将影响着文书档案管理的有效性和正确性。所以，文档一体化真正的实施将对文书档案的科学化
4、管理带来崭新的发展空间，将使得文书档案管理进行一个愈加科学，有序的管理阶段。而文档一体化的有效真正实施必需依靠于规范化的公文处理，即从文书处理工作开始实施规范化。经过对文书档案实施超前控制，这么一来使得文书档案在经过规范化的前处理后，形成一个最终究宿和最长久的价值表现，从而充足发挥文书档案的真正效果。1.2 基于计算机的文书档案管理伴随计算机及其络技术的不停更新发展和无纸化的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存放方法也发生了根本性的改变，从纸质形式转变为电子形式；文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档，减轻了档案工作者
5、的劳动量，提升了文书档案管理的效率。其次，传统文书档案管理中，在归档整理后若要对文件进行修改处理，就必需对已整理的文书档案进行拆卷重做，这就浪费和劳动力，而采取计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题，文件的修改只需经过键盘操作就能够，且随时修改显得方便快捷。再且，基于计算机的文书档案处理，使纸质的文书档案转变成电子版的文件信息，加上络技术应用，使得文书档案随时可供检索，大大提升了查准率，这些全部是传统管理方法所无法能及的。同时对文档进行计算机化处理也是处理文档分离，实现文档一体化管理的根本措施。1.2.1 电子文件的归档和接收。档案的形成是文件有条件的转化，是含有一定查考利用价值和法律效力的
6、原始统计。文件的搜集、接理、判定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点，也是检验档案真实有效的关键。电子档案关键于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件能够组成纸质原件的副本，而电子文件所含有的和传统文件的不一样特征，其搜集、整理、判定等过程是一个交叉操作过程。即使电子签署，数宅签署等技术是确保电子文件原始性的凭证，但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后依然能够xx、修改，而且在转化为电子档案时没有文件到档案的显著界定，完全依靠归档人经过络上传或复制，其真实有效及原始性无法确定。所以电子文件归档的同时还要有隶属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态
7、数据信息包含关键满足一般用户查询的原件属性信息和原件存放格式、处理工具、版本等生成环境的统计动态数据信息包含创立、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的统计，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行查对、审验的依据，不符合要求时发回归档人数据信息应该以系统自动提取为主，降低人为干预。1.2.2 电子档案的存放和备份。电子档案是当代科技产物，它的生存和可读性依靠于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的多种类型的文件。如：文本文件、图形文件。图像文件、音频视频文件等，应采取通用的主流存放格式，对非通用格式的电
8、子文件，应提供格式转换功效；对电子档案的存放设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应含有脱机保管的能力；电子原件的存放方法也是关键，应该提供多个方法，如：数据库存放、目录存放、光盘存放等，用户依据实际建设从中选择。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障。应建立一个从系统备份、数据库备份、络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。2提出档案管理工作的要求2.1 要有高尚的职业道德修养文书档案工作因为其工作特点和环境的原因，决定了从事该项工作的人员缺乏活力，通常全部是长时间枯燥乏味地工作，正因为这么，往往职员从事该项工作时间不长，缺乏一个主动；另外，因为文书档案工作毕竟是
9、较沉闷，职员统计信息时因为麻痹较轻易出现错误，从而造成了以后所用信息的错误性，影响文书档案信息的质量效果。所以，文书档案工作的性质决定档案工作者应要有高尚的职业道德修养，应耐得住寂寞、甘于清苦，从而确保文书档案的正确性。2.2 拥有专业知识，提升档案管理水平鉴于文书档案工作对服务对象的主要性，和其较强的专业性，决定了文书档案工作者必需具有专业知识，拥有较强的档案管理技能。其次，要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到表现，采取优秀的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案当代化管理的需求。2.3 做好文书档案管理的基础工作文书档案管理工作的失误将影响其
10、以后使用的正确性，其影响力不容忽略，做好文书档案的管理工作就必需先要求从基础工作入手，档案的管理工作不但仅是“管好堆”，应不停的完善原有的档案。确保现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发觉错误时，应采取补救方法以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。3 结语新奇的管理模式、优秀的计算机技术等自然而然地成为文书档案科学化管理的关键。正是基于这点，本文提出了文档一体化、基于计算机的文书档案处理等是实现文书档案科学化管理的有效方法，极大地提升了文书档案管理的效率性和正确性，使文书档案管理工作走上科学化的管理模式，对文书档案的管理工作含有较高的参考价值。参考文件1郑玉清.档案管理工作当代化的新趋向J.广东档案，2021，20(05):3233.2高磊.对文书档案实施全方面质量管理的探讨J.科技情报开发和经济，2021，14(10):5960.
