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1、文書流程程管理作作業規範範行政院中華民國國99年7月目錄第一章總則11第二章權責劃劃分6第三章管制標標準10第一節處理時時限10第二節管制區區分10第三節計算標標準14第四章管制方方法20第一節登錄220第二節統計222第三節分析224第五章文書稽稽催32第一節衡量準準據32第二節實施稽稽催32第三節展期申申請34第四節檢討運運用35第六章一般公公文時效效管制336第一節法令依依據36第二節管制原原則36第三節處理時時限38第四節計算標標準38第七章專案管管制案件件時效管管制41第一節法令依依據41第二節管制原原則41第三節處理時時限43第四節計算標標準44第八章人民申申請案件件時效管管制45
2、第一節法令依依據45第二節管制原原則45第三節處理時時限46第四節計算標標準47第五節研討縮縮短處理理時限448第九章人民陳陳情案件件時效管管制499第一節法令依依據499第二節管制原原則50第三節處理時時限51第四節計算標標準51第五節訂定處處理程序序53第十章訴願案案件時效效管制554第一節法令依依據544第二節管制原原則555第三節處理時時限566第四節計算標標準577第五節訂定處處理程序序59第十一章章立法法委員質質詢案件件時效管管制600第一節法令依依據600第二節管制原原則611第三節處理時時限611第四節計算標標準622第五節訂定處處理程序序63第十二章章監察察案件時時效管制制6
3、4第一節法令依依據644第二節管制原原則644第三節處理時時限65第四節計算標標準66第十三章章公文文檢核667第一節目標訂訂定67第二節作業項項目67第三節建立公公文檢核核制度669第四節獎懲773第十四章章訓練練與宣導導75第一節訓練775第二節宣導776第十五章章附則則77附錄1778附錄2991前言言公文是政政府機關關推動公公務、溝溝通意見見的重要要工具，公文本本身能否否發揮功功能，與與行政效效能有極極密切關關係。為為因應業業務發展展需要，行政院院訂定文書處處理手冊冊，對於於公文製製作程式式、結構構、表達達方式、處理程程序及流流程管理理，以及及文書自自收文或或交辦起起至發文文歸檔止止之
4、流程程提供相相關作業業規定。為提高公公文辦理理時效，行政院院研究發發展考核核委員會會（以下下簡稱行行政院研研考會）於633年3月月訂定公文時時效管制制作業手手冊，付諸實實施，其其後歷經經同年99月1日日再版及及66年年6月、82年年2月修修正3、4版，實施以以還，已已具相當當成效。配合文書處處理手冊冊之文文書稽催催專章修修正為文書書流程管管理，文文書稽催催之消極極間接管管制觀念念已為積積極主動動導正之之流程管管理理念念取代，公文文時效管管制作業業手冊爰更名名為文文書流程程管理手手冊，除文書書稽催外外，並隨隨執行需需要，將將原手冊冊部分章章節增修修檢討或或予充實實，於990年44月修正正5版，另
5、為配配合文書書處理手手冊修正正，茲經經蒐集分分析各機機關實務務運作情情形、管管理措施施等相關關資料，於944年1月月修正66版，提提供各機機關參用用，復為為達成公公文處理理之簡易易化、標標準化目目標，爰爰將手冊冊內容予予以簡併併及確立立遵循標標準，於於97年年12月修正正7版，以供各各機關參參考。行政院因因應公文文線上簽簽核之廣廣泛運用用及定期期檢討文文書處理理手冊，於988年度進進行文書書處理手手冊研修修工作，另鑑於於文書處處理手冊冊及文書書流程管管理手冊冊並存造造成機關關人員適適用之疑疑義或困困擾，爰爰將文書書流程管管理手冊冊更名為為文書流流程管理理作業規規範，並並於文書書處理手手冊增訂訂
6、各機關關文書流流程管理理作業依依相關規規定辦理理之依據據，以使使本規範範與文書書處理手手冊相互互搭配銜銜接。1文書流程程管理作作業規範範第一章總則一、全程程管制：（一）公公文從收收文（或或創簽稿稿）至發發文、歸歸檔應全全程列入入管制。（二）文文書流程程管理之之實施，為一整整體作業業，應由由各級承承辦人員員自我管管理做起起，以業業務單位位主動導導正為主主，文書書單位稽稽催及專專責管制制單位之之協調、管考為為輔。二、全面面管制：（一）行行政機關關均應實實施文書書流程管管理，並並將各單單位列入入管制範範圍，機機關總收收、總發發文件，或單位位收文、發文、創簽、創稿文文件（或或存查）均應列列入管制制。（
7、二）文文書流程程管理必必須統一一規定標標準處理理原則，俾利共共同遵守守。一般般行政機機關之作作業規定定，得依依據文書書處理手手冊與本本作業規規範之基基本原則則，配合合機關業業務特性性與事實實需要，由各機機關自行行訂定。其他如如學校、事業機機構等，得由其其上級機機關依其其業務性性質與需需要，參參考本作作業規範範自訂作作業規定定據以實實施。三、作業業範圍：（一）機機關每一一公文全全部流程程，應建建立完整整登錄系系統，予予以正確確登錄及及統計其其使用時時間，作作為稽催催、統計計、分析析之依據據，以發發掘問題題、有效效稽催，防止積積壓及偏差。（二）各各機關應應針對登登錄、統統計、分分析及稽催結結果所發
8、發現之缺失與與問題，研提改改進措施施，促使使文書流流程適時時運用工工作分析析與簡化化，達到到處理迅迅速確實實、提高高行政效效率及公文品品質之要求。四、管理理原則：文書流程程管理為為一全程程性、全全面性作作業，其其應遵循循之原則如如下：（一）機機關文書書流程管管理作業業權責劃劃分應以以本作業業規範規規定為基基本原則則，賦予予機關內內部單位位、成員員應負職職責。各各機關如如因機關關業務特特性肇致致實務作作業有單單位間權權責劃分分難符作作業規範範規定之之情形，得依業業務性質質彈性調調整。（二）各各機關文文書流程程作業相相關法令令規定，應隨時時檢討及及定期修修正，落實實層級負負責，逐逐級考核核，使執執
9、行不致致偏差。並按行行政系統統逐級推推動，督督導所屬屬機關全全面實施施文書流流程管理理。（三）立立法委員員質詢案案件、人人民申請請案件、訴願案案件、人民陳陳情案件件及監察察案件之之性質與處處理時限限，與一一般公文文不同，應單獨管管制統計計。五、本作作業規範範用詞，定義如如下：（一）文文書流程程管理：指以完整整登錄公公文處理理過程相相關事實實資訊為為基礎，實施自自我管理理、文書書稽催、時效統統計分析析及流程程簡化等等管理措措施，以以提高公公文處理理時效及及品質之之文書管管理作業業制度。（二）自自我管理理：指機關組組織各級級人員均均應具備備提高公公文處理理時效及及品質之之觀念，其消極極層面在在建立
10、人人員確遵遵各項文文書處理理規定，主動導導正影響響公文時時效因素素，積極極層面則則在於增增進其業業務知識識及積極極任事態態度，根根本提升升公文品品質。（三）文文書單位位：指機關內內負責辦辦理收文文、分文文、繕打打、校對對、用印印、發文文等文書書作業之之單位。（四）業業務單位位：指直接負負責文件件簽辦或或文稿擬擬判之單單位。（五）專專責管制制單位：指依機關關組織法法規之掌掌理事項項分工或或經機關關首長指指定，負負責綜理理文書流流程管理理相關工工作之單單位（或或受指派派負責綜綜理文書書流程管管理專人人所屬之之單位）。（六）文文書稽催催：包括括狹義及及廣義文文書稽催催。狹義義文書稽稽催，指指公文辦辦
11、結前，透過公公文系統統、電子子郵件或或書面等等方式通通知或查詢各各個處理理過程之之辦理情情形，促促使公文文能在規規定期限限內處理理完畢；廣義文文書稽催催，指公公文辦結結前後，對公文文處理之之一種稽稽查作業業。（七）文文書流程程：指文書處處理自收收文（創創簽稿）起至發發文、歸歸檔止之之全部流流程，包包括收文文處理、文件簽簽辦、文文稿擬判判、發文文處理及及歸檔處處理等步步驟。（八）立立法委員員質詢案案件時效效管制：指依據立立法院職職權行使使法及行政院院及所屬各各機關辦辦理答復復立法委委員質詢詢案件處處理原則則之處理時時限，所所實施之之時效管管制作業業。（九）訴訴願案件件時效管管制：指指依據訴訴願法
12、所所定訴願願處理時時限，並並以案案為單單元，所所實施之之時效管管制作業業。（十）人人民申請請案件時時效管制制：指人民（團團體）申申請各種種證照、證書、證明或或提供服服務等案案件，除除法規另另有規定定外，各各主管機機關應按按其性質質，區分分類別、項目，分別訂訂定處理理時限，並以案為為單元，所實施施之時效管管制作業業。（十一）人民陳陳情案件件時效管管制：指指依據行行政程序序法及行政院院暨所屬屬各機關關處理人人民陳情情案件要要點，人民民對於行行政興革革之建議議、行政政法令之之查詢、行政違違失之舉舉發或行行政上權權益之維維護，向向主管機機關提出出之具體體陳情，由主管管機關訂訂定處理理時限，並以案為為單
13、元，所實施施之時效管管制作業業。（十二）監察案件件時效管管制：指指依據監察察法、監監察法施施行細則則及監察院院糾正及及調查案案件追蹤蹤管制作作業注意意事項之處理時時限，所所實施之之時效管管制作業業。（十三）處理時時限：指指按公文文處理速速別規定定，自收收文至發發文(存查)之全部流流程可使使用時數數或日數數。（十四）限辦日日期：指指依據各各類公文文之處理理時限規規定可使使用日數數，計算算應辦結結之實際際日期。（十五）可使用用時間：指在每每一公文文處理過過程中，每一處處理階段段所能使使用之時間。（十六）創稿：指無正式式來文而而主動辦辦理或交交辦之案件。（十七）限期公公文：指指來文或或依規定定訂有期
14、期限之公文。（十八）彙辦案案件：指指同一案案件內之之有關事事項，必必須彙集集全部來來文後，始能統統一處理理之案件。（十九）併辦案案件：指指各件公公文案情情相同、同一案案情之正正副本，或是對對其他機機關來函函查催案案件而仍仍待辦者者，基於於效率原原則所統統一處理理之案件件。（二十）個案分分析：指指對超過過一定處處理時限限之待辦案案件，採採取以案為為單元之之分析處處理作業業，其目目的在促促進全案案之整體時時效，防防止積案案產生。（二十一一）個件件分析：指對使用用日期較較長之案件，採取以以文為單元元，逐件件分析其其流程，其目的的在於檢檢討其關關鍵所在在，從根根本上尋尋求提高高公文時時效之途徑。（二十二二）發文文使用時時間：從從機關收收文次日日起，至至發文之之日止之之全部文文書流程程中，扣扣除假日日所使用用之時間，在統計計時稱為為發文文使用日日數，並以日為為單位。超過半半日或不不足1日日者，以以1日計計算，而而不足半半日者，以半日日計算（機關業業務特性性需要，設有電電子設備備以時為為單位進進行管制制者，得得以實際際使用時時數，換換算為日日計算時時間）；立法委委員質詢詢案件則則以行政政院電子子交答發發文之日日起至擬擬答電子子檔傳送送行政院院之日止止為其發發文使用用時間。（二十三三）發文文平均使使用日數
