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1、百货提货券业务管理办法为进一步规范门店百货提货券业务管理，完善提货券业务流程，规避经营风 险，特制定本办法。1百货提货券的管理原则1.1 门店百货提货券包括贵宾卡中心制作的提货券、门店制作的提货券。门店 范围内提货券业务均使用贵宾卡中心制作的提货券，具体工作流程详见： 银座卡字【2016】19 号文件银座集团股份有限公司贵宾卡业务管理办 法（修订）。门店商场及品牌发生的提货券业务均使用门店制作的提货券， 本办法主要是针对门店制作的提货券而进行规范管理。1.2 百货提货券采取专用商品编码专用账户管理方式，由门店申请建立虚拟供 应商及商品编码，扣率设置为0，为提货券预收款专用。专用商品编码建 议建
2、在门店营运部（避免建在商场影响毛利），专码专用，发生提货券业 务品牌需开具小票交至该专用商品编码内。1.3 百货提货券实行门店财务、营运、商场三个部门监督协同管理。由门店财 务部负责印制发放，门店商场负责领用盖章，门店营运负责监督核查。1.4 各供应商不得办理各种形式的涉及银座门店的提货凭证。银座各门店不负 责品牌提货券的兑现业务，品牌提货券的风险责任由品牌自行承担。供应 商支持营业员进行私下交易行为的，按合同约定以该项交易金额执行合同 正常扣率，同时每发生一次，扣供应商 1 万元违约金，违约金不足以赔偿 损失的，供应商应赔偿全部损失。对营业员进行通报批评并记严重违纪一 次，作辞退处理。2百货
3、提货券的印制、领用及保管2.1 提货券的印制 门店财务部负责设计印制商场及品牌范围内使用的提货券，提货券一式两 联（顾客留存一联，商场存根一联），参考样式如下：玉湖*店提货凭证发票号：年月日 顾客（商场）留存联No：商场品牌商品编码商品 名称零售价数量折扣实收金额合计（大写）拾万仟佰拾元角分：营业员（工号） 签字：商场经理（助理） 签字：备注： 提货有效期：年 月 日前办理提货手续。 只限在银座*店（百货店本商场本品牌品牌）提货（*除外），不退货。 加盖门店/商场专用章有效。 备注：按吊牌价提取可参加促销活动或可享折优惠 地址：联系电话：2.2 提货券领用门店各商场负责提货券的领用及审核盖章工
4、作。商场从财务部领取空白提货券并登记，顾客交款后品牌专柜填写提货券，凭交款凭证经商场管理人员审核后盖章生效，商场、品牌分别记账。门店营运部定期对商场提货券 业务记账及操作情况进行核查。2.3 提货券保管2.3.1 未领用的空白提货券由财务部统一、专人保管；已领用提货券由领用商场统一、专人保管。2.3.2 日常管理中财务部、商场、品牌专柜必须建立保管账，详细登记提货券的领用、发放和结存等业务。建账格式参考如下：日期提货券号号段领用部门领用人领用数量用途08.1.2文体商场李三10*品牌提货券办理3提货券办理流程3.1 办券顾客信息登记各门店办理提货券销售业务须由员工登记顾客资料及购买信息，其中顾
5、客 电话信息必须填写，便于联系顾客并核对信息；销售折扣及承担信息必须 填写，便于后期账目调整。3.2 开具提货券3.2.1 提货券优惠形式 品牌专柜按照与顾客约定的优惠形式填写专用商品编码办理提货券：3.2.1.1 购提货券时即享优惠：提货券开原价，顾客按照提货券面值折后价交款 并取得折后价发票，提货券需在备注栏内标注“按吊牌价提取”。3.2.1.2 使用提货券时享受优惠：提货券开原价，顾客按照票面值交款并取得发票，提货券需标注“可参加促销活动或可享XX折优惠”3.2.2 开具提货券流程3.2.2.1 顾客交款后，商场或品牌工作人员根据销售凭证开具相应面值的提货券， 提货券项目要填写完整、字迹
6、清晰，注明发票流水号、提货时间，是否指 定提货商场、品牌、商品，“备注”栏注明提货期限（不超过一个月），以 便催促顾客尽快提货。3.2.2.2 商场或品牌工作人员需登录【提货券管理系统】将提货券相关信息进行 录入。录入信息包含：提货券号、款台流水号、提货券金额、实际销售金 额、厂家承担比例、顾客电话等，经办人、录入时间系统自动生成。确定 信息录入无误后系统提交审核，持销售发票、机打小票及销售凭证第一联 前往商场管理人员审核。3.2.2.3 商场管理人员登录【提货券管理系统】，打开提货券列表对提货券进行审 核，核对提货券、销售发票（机打小票）及销售凭证与品牌员工系统内提 报的提货券相关信息是否一
7、致；审核通过后选择确认审核，录入审核人、 盖章人系统自动生成。确认无误后提货券盖章生效，交付顾客。3.2.2.4 提货券必须按照券号顺序依次发放，不得跨号或挑号发券。写错作废的 提货券不能撕毁，需盖作废章后留存，以便日后查帐。3.2.2.5 提货券分两联，第一联交予顾客作为提货凭证，第二联由专柜留存备查。3.3 收回提货券3.3.1 正常情况下操作流程 按照与顾客约定的优惠方式操作（购提货券时即享优惠的，按吊牌价办理 提货业务。使用提货券时享受优惠的，顾客可参加促销活动或可享XX折优惠）。3.3.1.1 顾客凭提货券“顾客留存联”取货，品牌员工找到对应的商场存根联，核对其券号、签字、盖章、金额
8、等内容是否一致，将“顾客留存联”收回，做为货品已提的依据。确认无误后，引导顾客选择等于或大于票面值的商品，按照无票换货操作流程给予办理。为保证收回提货券与【提货券管理系统】账务相符，建议品牌专柜在开具时建立台账，建账格式参考如下：发生 日期提货4 口 券号商品 编号发票 流水号售价实收折扣数量经办 人回收 日期回收 人处理结果08.1.247852326252NO0402-023855188015048折厂 担20%1张三08.2.19李四换本柜货品3.3.1.2 提货业务办理完毕后，品牌员工将提货券加盖“已提货”章或字样后与 副券放置在一起，作为后期对账凭据。3.3.1.3 员工业务办理结束
9、后汇报商场管理人员，由商场管理人员登录【提货券 管理系统】录入退货款台流水号，检查无误后选择确认核销，核销人、 核销时间系统自动生成。特殊情况退提货券的，需在核销界面录入备注“退 货”，则系统自动把此张提货券状态记录为退货状态，如不录入备注内容， 则为核销状态。3.3.1.4 发现到期未提货等情况，营业员应采取电话通知等有效形式提示顾客及 时到店。3.3.2 特殊情况下操作流程 顾客因特殊原因无法提取提货票上所注品牌商品而需更换其它商品时，或 顾客购买超出提货券面值的商品时，经商场管理人员协调后引导顾客选择 等于或大于票面值的商品，按照无票换货流程操作，享受批发折扣的以批 发单票据形式开具无票
10、换货及销售小票，并按照提货券办理时约定注明 “承担比例”，便于账目核对和收款台操作。4提货券结算及风险控制4.1 提货券销售资金结算4.1.1 玉湖提货券发行主体、风险责任主体为银座门店，其发售收到的款项也应 属于银座门店。依此原则，提货券预收款项按照实际回收提货券金额在每 月的货款中与供应商结算，余额留存银座门店账户。4.1.2 门店应加强品牌撤柜预警管控，通过销售分析等措施，了解品牌经营情况， 是否存在短期内撤柜风险，根据品牌经营情况调整品牌提货券业务办理限 额，有效防控风险。4.1.3 针对部分品牌重大促销节点大额预收款较多的情况，采取一事一议的形 式，对预存款进行有效管控。4.2 超期
11、一个月未提商品的提货券管理4.2.1 对一个月未提货的提货券，品牌员工应及时联系顾客前来提取。4.2.2 顾客长期不来提货、超过会计规定的挂账期限的，财务将按相关规定予以 处理。4.3 供应商撤柜、变更时提货券的管理4.3.1 品牌撤柜，商场在接到品牌调整清退通知时，马上清点未提商品提货券， 品牌专柜留存的提货券商场存根联及提货券办理台账由商场管理人员接 收。4.3.2 若顾客持撤柜品牌提货券取货，顾客可按照相关规定选购门店其它品牌商 品，由原销售品牌所在商场管理人员根据提货券实付金额帮助顾客办理无 票退换货业务。如需退款调账，商场负责提供调账说明交至财务部进行账 务处理。5盘点检查5.1 各
12、商场、品牌专柜要定期开展自查，检查重点为提货券库存及回收情况、 各项业务流程的执行落实情况，保证细节操作规范有序。利用【提货券 管理系统】中的相关报表，每周商场、品牌专柜对提货券业务的记账情 况进行盘点，每月商场对已办提货券品牌专柜进行账目核对检查，保证帐 货相符。52 门店营运部要组织相关人员对库存及已领用提货券进行定期或不定期的 盘点核查，保证账实相符。5.3 门店营运部、财务部组成联合检查小组，每季度对各商场提货券业务进行 抽查并形成报告，包括盘点库存、核实金额、管理情况等。对未按规定做 账、账目混乱、盘点不清的责任人，根据违纪情况给予通报批评，记入商 场绩效考核。6本办法自下发之日起执行。
