抓好日常管理工作提高办公室服务水平[1]

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1、抓好日常管理工作，提高办公室服务水平根据这次暑期教师培训的安排，我跟大家一起探讨如何 加强学校办公室的日常管理工作。办公室是一个综合部门， 承上启下、协调左右、沟通内外、联系各方的枢纽，工作千 头万绪、纷繁复杂，要想当好办公室主任，搞好办公室工作 确实不易。有人用拆字法这样解释办公室：“办公室的办字， 中间是个力，意思是下苦力的，两边的两点，一点是汗水，一 点是泪水;公字的下部是私字的半边,是说办公室的工作，一 半是公事,一半是领导的私事；室字顶部的宝盖象征着领导， 下边的至字代表自己，说明在这个位置上，头顶上有领导压 着你，自己是丫环带钥匙 当家做不了主。”话是不太中听, 事实却大概如此。当

2、然，办公室虽是事务最繁锁的地方，却是最锻炼人的 地方；是最为艰苦的地方，却是最容易出人才的地方。下面， 我就如何抓好日常管理工作，提高办公室服务水平粗略阐述 自己的见解，与大家共同学习、提高。一、学校办公室概述（一）性质。学校办公室是运用科学管理理论、技术、 方法，发挥秘书职能，管理事务、提供服务，辅助学校领导 总揽全局，沟通上下，联系内外，协调各个职能部门正常运 转，为学校教学、科研、学生管理等服务的一个管理工作部 门，既是学校的综合办事机构，也是学校的服务部门。（二）职能。学校办公室虽然同本单位各处室一样在学 校领导统一指挥下开展工作，但又不同于平行的其他处室，在学校中担负着参谋、承办、管

3、理、协调的职能。1、参谋职能。办公室的参谋职能大多围绕领导决策进 行，主要表现在：在决策形成过程中，帮助领导全面了解 基层情况、确定工作方向和重点、范围上发挥参谋作用。 在决策实施过程中，在帮助领导及时了解工作进展情况、强 化控制上发挥参谋作用。在决策实施过程结束后，在帮助 领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。2、服务职能。“为领导服好务、为学校服好务、为全校 师生服好务”的学校办公室的“三服务”目标。要把优质服 务的理念贯彻到每一个工作环节和每一道工作程序中去，做 到规范服务、热情周到、高效服务、创新服务，使服务对象 更加满意。3、管理职能。管理职能主要是针对办公室内部而言，

4、主要体现在以下三个方面。一是文书管理。办公室负责对文 书工作统一领导，统一组织安排，对撰稿、校对、印制、收 发登记、立卷、归档等公文处理进行督促、检查，严把质量 关。二是事务管理。办公室作为学校办事机构，服务机构， 事务繁杂。会议安排、对外接待、后勤保障、服务师生等事 项都在职权管理范围内。4、协调职能。办公室履行协调职能，主要是抓好纵向 协调、横向协调。所谓纵向协调，即指上下级之间关系协调， 上令下行，下情上晓，上下紧密配合、步调一致。所谓横向 协调，指与学校各处室的协调工作。（三）工作特点。1、政策性。学校办公室工作是为学校领导工作服务的， 在协助领导贯彻党和国家的路线、方针、政策方面，负

5、有重 要的责任，它的每一件工作都与党和国家方针、政策的具体 贯彻落实有着密切的联系。因此，办公室工作人员要自觉地 学习掌握党和国家的方针政策，力求能够正确掌握政策的精 神实质，在工作中不断提高自己的政策水平。2、服务性。办公室工作的性质决定了它是为领导服务的， 它本身不能脱离领导工作而独立存在。它的一切工作都是围 绕领导工作展开的，领导工作涉及到哪里，它的服务范围就 延伸到哪里。为领导工作服务，是办公室工作最根本的属性 和特点，其出发点和作用应该是为领导在工作中创造方便条 件，以便提高工作效率和质量。为广大师生服务，也是办公 室的重要责任。3、综合性。办公室的工作内容和活动方式具有鲜明的综 合

6、性和全面性。这体现在以下三个方面：首先，其内容涉及 到本单位的全部工作。不论领导抓哪一方面的工作，办公室 都要从旁协助。其他部门都不管的事情，只要领导交办，办 公室就要管，也可以这样说，没有明确分解到具体职能部门 的工作，都可归属为办公室管理。其次，办公室工作的活动 范围是全面的。不管是什么会议、什么活动，办公室都要参 加。最后，办公室作为领导的助手、办事机构，凡是因学校 工作来找学校领导的，不论其内容如何，都可以先找办公室 人员取得联系。4、从属性。办公室工作的从属性主要体现以下两个方面: 一是办公室对学校领导工作只能起辅助作用。处理任何问 题，都只能根据领导的决定、协议和指示精神办理，而不

7、是 代替领导做决定。二是办公室工作是直接围着领导转的，除 了日常的或事先安排好的工作外，有很多工作是事先不能预 料的、偶发的、临时交办的，具有很大的被动性。当然，这 也不能完全否认办公室工作的主动性，而且为了更好地服 务，应在被动中争取主动性，对那些例行的和程序性的工作， 要依据例行程序把服务工作做在前面。5、机密性。办公室人员因为工作的需要，常常会接触到 一些机密性内容，这些内容，不经领导批准（或不合既定制 度），不得向任何人泄露。典型泄密事件：省委办公厅的一个秘书，忙完工作后， 在未取下U盘的情况下，违反保密规定直接登录外网，导致 U盘内有关国家领导人行程安排的文件被台湾方面获取，该 秘书

8、因此被开除公职。二、办公室内部日常管理工作任务及要求（一）总述。各个地方的学校办公室工作不尽相同，但 主要工作基本一致，我县各学校办公室基本相同的工作主要有:1、值班工作2、公文处理3、会务服务4、撰写综合材料5、教育信息宣传6、电子政务7、考勤登记8、图书管理9、来客接待10、印信管理11、文印室管理12、车辆管理其中：值班工作、公文处理、教育信息宣传、图书管理 列入学校目标管理考核范围。（二）具体工作及要求如下：1、值班工作。平时要安排好值班人员，明确值班职责， 值班人员要到位。节假日和周末要坚持按规定安排值班，值 班表要注明值班人具体职责，值班电话要保持畅通（今年初 中毕业学业考试时，南

9、六县有段时间无手机信号，而大部分 学校忙于组考工作，没有安排专人守候值班电话，导致市教 育局与各县区、县教育局与各学校无法取得联系），值班记 录要详实可查。要在值守和应急上多下功夫。在发生重大突 发事件时，必须及时、准确地向县教育局报告。2、公文处理。主要任务是：准确、及时、安全地处理文书事务，组织 公文运转，充分发挥公文作用，为有效地推进工作服务。（1）种类：通知 是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件， 让对象知道或执行的公文。学校里用得较多的是会议通知。通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流 重要情况。报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议， 答复上级机关的询问。请

10、示 用于向上级机关请求指示、批准。规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束 力的行为规范。函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶 属关系的有关主管部门请求批准等。注意事项：请示要求一文一事，只主送一个机关，相关 机关或部门采用抄送形式；报告中不能夹带请示事项。（2）程序： 收发文程序（含传真机文件、电话通知、上级下发文 件等）：签收一一登记一一主要领导批示一一分管领导批办 主办部门（个人）办理 存档。登记内容包括：公文标题、密级、发文字号、发文机关、 成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况。 上报信息、调研文章、请示报告等文稿程序：部门拟 稿(综合性的由办公室拟稿) 分管

11、领导审阅 办公室 核稿主要领导审签上报。注意事项：1、上报的各种文字材料，必须经办公室审 核，学校主要负责人审定后才能向上报送；2、对收到的上 级文件要严格按规定时限办理，急件应即收即办；3、没有 正当理由拖延不办、贻误时机的，将在学校目标管理考核中 扣除相应分数，造成损失的，将追究单位主要领导和经办人 的责任。(4) 文书档案管理。包括文件、会议记录及文件办理 的相关资料的保管、借阅、整理、归档等工作。收到的文件 要及时存档，正在办理的，办理完后及时归档，学校领导或 其他处室、个人出于工作需要，要求留存的，只能存复印件， 原件必须归档。归档时要注意分好类，分类时按照各处室、 级别(省市县级)

12、、保管期限等类别，在资料盒注明编号、 年号、期限、密级等基本情况，打好目录、文号、页码，以 便查找。对于一些密级较高的文件，要注意做好保密工作， 其他人员查阅时必须经领导批准。对于在邮箱里收到的电子 文档，每收到一份，除打印纸质文件保存外，还需在系统盘 以外的其他盘，指定专门文件夹归类保存。(5) 文件保管期限：永久：会议记录或纪要，重要业务请示及批复，重要通 知，中长期规划，年度或年度以上的工作计划、总结、统计、 调研等方面的材料，重要活动的总结、主要专题的调研材料， 机构设置，人员编制，印信启用，人事任免，受县级以上表 彰的先进单位、劳模、先进个人的材料，受警告以上处分的 材料，职工录用、

13、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞 职、退休、死亡、抚恤等文件材料，人事考核、职称评审工 作文件资料，职工名册，党员名册、批准入党的文件材料， 房产、土地所有权和使用权的文件材料，重要的与有关单位 签订的文件、合同、协定、协议、议定书等文件材料。长期（30年）：本单位工作汇报材料，一般性请示和批 复，受县级上上表彰的先进单位、劳模、先进个人的材料， 受警告以下处分的材料，财务预算，物资采购计划、审批手 续、购置等文件材料等。10年：本单位编写的情况反映、工作信息、工作简报， 年度以下的工作计划、总结、统计、调研等方面的材料，一 般性的与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件 材料等。3

14、、会务服务。会务工作是指会议的筹办、组织以及与 此有关的服务工作。会务工作是使会议正常进行、取得预期 效果的保证。搞好会务工作的关键是：会前充分准备:包括安排议 题。确定会名、会期、会址。准备会议资料。提名与 会人员。编辑与会人员名单。确定会议议程。制定会 议通知。选择、布置会场及安排座位、座次。会中严密组 织：主要工作有签到。文件的印制分发。安排发言。 会议记录。重要会议还要撰写会议纪要。会后处理相关 事宜：主要有会议总结。文件处理。会议决议的贯彻 落实。其它事务性处理。4、撰写综合材料。对上级安排的综合调研工作，学校 办公室要按规定及时完成。综合性材料包括：工作计划、工 作总结、领导讲话报

15、告、综合性考核管理制度以及其他综合 报告。材料的撰写要求文字简洁、事实清楚、数据真实准确、 内容丰富，不要写虚话、套话。上报、发表前须经学校主要 领导和分管领导审批。5、教育信息宣传。 教育信息。强调两点：首先，要重点突出，报送及时。 要坚持正确的舆论导向，根据领导关注的重点、群众反映的 热点、教育工作的难点，精心筛选有决策价值的信息上报， 提高信息的针对性。上报的信息要及时反映教育改革发展中 的成绩、经验和问题，反映开展工作的思路、进展和成效， 反映重大的学校动态和社情民情。特别是上级党委、政府和 教育行政部门作出重大教育决策时，各校办公室要及时以信 息形式反馈贯彻落实情况。其次，要实事求是

16、，真实准确。 信息工作要有喜报喜，有忧报忧，喜忧兼报，力戒情况不全、 问题不清、事实不准。要切实加强对重大突发性事件、重要 教育动态、紧急灾情疫情及其他重要紧急信息的报送工作。 今后，凡各类重大紧急信息，必须按规定时限要求及时上报， 不得延误（如前两年的水灾、冰灾）。对隐瞒不报、迟报、 漏报紧急信息，给工作造成被动、带来损失的，要予以通报， 并追究有关领导和责任人员的责任。 教育新闻。县教育局一直都很重视，近几年，每年都 拿出了 5000元左右用作教育宣传工作奖励，每年表彰一批 优秀通讯员，教育宣传工作成效显著，每年发表在各类新闻 媒体的宣传作品在120篇左右，2008年，我县还获得了全市 教育宣传工作奖（即全市第一名）。但各学校仍需进一步加 强教育新