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1、第6章 演示文稿PowerPointPowerPoint XP与Word、Excel等应用软件一样，都是Microsoft公司推出的Office系列产品之一，用户可以用它来创建和显示图形演示文稿，通过计算机屏幕或者投影机播放出来。作为一个功能强大的演示文稿处理软件，PowerPoint XP可将文字、图形、图像、声音和视频剪辑等多媒体元素融为一体， 使用户的宣传材料、报告等能以丰富多彩的形式呈现给观众。本章将详细介绍PowerPoint XP的基本概念、基本功能和使用方法，通过本章的学习，应掌握：1. PowerPoint XP的基本概念、启动和退出。2. 演示文稿的创建、编辑和保存等基本操作
2、。3. 演示文稿的外观设置。4. 演示文稿的放映、打印、打包和输出。6.1 PowerPoint XP概述6.1.1 PowerPoint XP简介PowerPoint XP是一个功能强大的多媒体集成软件，主要用于演示文稿的制作，如各种报告内容、宣传材料、介绍提纲等，都可以用它来完成，它能将文本、图片、声音、动画、视频等集成在一起。如果公司或个人打算宣传自己的新产品，或打算搞一次讲座，PowerPoint是不错的工具。6.1.2 PowerPoint XP的启动和退出1. 启动PowerPoint在典型安装Office XP时，PowerPoint XP已被默认安装，它的启动和退出方法也和前述
3、两个软件Word、Excel相似。在【开始】菜单的【程序】选项就能找到启动PowerPoint XP的快捷方式。为方便起见，也可以将PowerPoint XP的快捷方式复制到桌面上，或者复制到快速启动区中。2. 退出PowerPoint退出PowerPoint与退出Word、Excel完全相同。可以单击主窗口右上角的按钮，可以使用【文件】菜单中的【退出】命令，还可以使用Alt+F4组合键。6.1.3 PowerPoint XP的窗口与视图1. PowerPoint XP的窗口组成PowerPoint XP 仍然继承了以前版本在在菜单和工具栏的按钮上的风格，就是在一般状态下是平面的，当你的鼠标放
4、上去的时候，就显示浮雕式的啦，这样的小小的变化，使人赏心悦目，得益不少，而且可以看到按钮说明。而且，PowerPoint XP 的菜单和按钮，当被鼠标触发时，都会变成淡淡的黄色，显得更高贵典雅。PowerPoint XP的窗口组成与其他Office软件类似，主要由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等部分组成，如图6-1所示。标题栏 菜单栏 常用工具栏 演示文稿窗口视图工具栏 绘图工具栏 状态栏图6-1 PowerPoint XP的窗口组成PowerPoint XP窗口中的标题栏、菜单栏、工具栏等与Word XP和Excel XP基本相似，在此不再一一介绍。下面重点介绍PowerPoint
5、XP窗口中的工作区和状态栏。工作区是制作和编辑幻灯片的区域，如图6-2所示。在PowerPoint XP窗口的工作区中可以包含若干个被用户打开的演示文稿。垂直滚动条幻灯片编辑区上一张幻灯片下一张幻灯片视图工具栏图6-2 工作区【幻灯片编辑区】是【工作区】的一个主要区域，所有对幻灯片的编辑操作均在这个区域中进行。状态栏位于PowerPoint XP窗口的最下端，记录了当前的工作状态，如图6-3所示。状态栏中显示的内容会随着操作区域的不同而变化。当前页 总页数 设计模板 拼音检查图6-3 状态栏2. PowerPoint XP的视图在PowerPoint XP中，为了便于演示文稿的编排，Power
6、Point根据不同的需要提供了不同的视图方式，分别为普通视图、幻灯片浏览视图和幻灯片放映视图。其中普通视图中，以标签的形式，包括了大纲视图、幻灯片视图和备注页视图。（1）普通视图 普通视图是系统启动后默认视图，普通视图方式将幻灯片、大纲和备注视图组合到一个窗口中，形成三个窗格的显示结构，为当前幻灯片和演示文稿提供全面的显示，如图6-4所示。大纲视图和幻灯片缩略图以不同选项卡的形式集成于普通视图之中，只需单击【普通视图】中的相应选项卡，用户就可以切换显示演示文稿的大纲和幻灯片缩略图，而不影响幻灯片的显示效果，避免像PowerPoint 2000一样在不同基本视图之间切换的繁琐和幻灯片显示效果不断
7、变化的问题。图6-4普通视图（2）大纲视图大纲视图以标签的形式集成于普通视图之中。使用大纲窗格可组织和开发演示文稿中的内容。可以键入演示文稿中的所有文本，然后重新排列项目符号点、段落和幻灯片在大纲视图中，只是显示文稿的文本内容。在该视图中，按序号由小到大的顺序和幻灯片的内容层次的关系，显示文稿中全部幻灯片的编号、标题和主体中的文本。由于不显示图形和色彩，所以您可以集中精力输入文本或编辑文稿中已经有的文本，你能够周到的考虑怎样更好地表达观点。在PowerPoint XP的大纲视图中，一个大的改进就是在兼有幻灯片和备注。这是为了方便用户在大纲视图操作下，同时综观全局，以更好的把握整体文稿的编辑，同
8、时在备注页上，你可以写一些提示。（3）幻灯片视图幻灯片视图也以标签的形式集成于普通视图之中。 在幻灯片窗格中，可以查看每张幻灯片中的文本外观。可以在单张幻灯片中添加文本框、图片、图形、影片和声音，并创建超级链接以及向其中添加动画，按照由大到小的顺序显示所有文稿中全部幻灯片的放小图象。注意在普通视图中，还集成了备注窗格。备注窗格使得用户可以添加与观众共享的演说者备注或信息。如果需要在备注中含有图形，必须向备注页视图中添加备注。（4）幻灯片浏览视图 在幻灯片浏览视图中，可以在屏幕上同时看到演示文稿中的所有幻灯片，这些幻灯片是以缩图显示的，如图6-5所示。这样，就可以很容易的在幻灯片之间添加、复制、
9、删除和移动幻灯片以及选择动画切换，还可以预览多张幻灯片上的动画。方法是：选定要预览的幻灯片，然后单击【幻灯片放映】菜单中的【动画预览】。（5）幻灯片放映视图在创建演示文稿的任何时候，用户都可以通过单击【幻灯片放映】 以启动幻灯片放映和预览演示文稿。 在幻灯片视图中，可以对你所做的所有幻灯片一目了然，可以看到它们的过度、变化过程。图6-5幻灯片浏览视图6.2 演示文稿的编辑6.2.1 新建演示文稿在PowerPoint XP里创建一个文稿，就是一个新的以.ppt为扩展名的新的PowerPoint XP文件。在PowerPoint XP里创建一个新的演示文稿是非常方便的。在PowerPoint X
10、P里，根据用户的不同需要，提供了多种新文稿的创建方式，常用的有“设计模板”、“内容提示向导”、“根据现有的演示文稿”、“根据模板新建”等。1. 从空白幻灯片新建用户利用PowerPoint XP提供的某一现有的模板来自动快速创建理想的文档。 启动PowerPoint XP，在右边的新建演示文稿窗格中，用鼠标单击【空演示文稿】按钮，如图6-6所示。 图6-6 新建演示文稿窗格 图6-7 【幻灯片板式】窗格这时候出现【幻灯片板式】窗格，如图6-7所示。在这里，可以选择要应用到新幻灯片的板式。如果不明白其中的样式的意思，将鼠标在其上停留片刻，就会出现提示文字。看中了哪一种板式，单击就可以应用到新幻灯
11、片上。2. “根据设计模板”新建启动PowerPoint XP，在右边的新建演示文稿窗格中，用鼠标单击单击【根据设计模板】按钮将出现如下图的【应用设计模板】窗格。里面提供了多种的幻灯片模板，选中了某个模板，单击就可以应用到新幻灯片上了。3. “根据内容向导”新建（1）在PowerPoint XP界面的右边单击【根据内容提示向导】按钮。（2）弹出【内容提示向导】对话框如图6-8所示，单击下一步。图6-8 【内容提示向导】对话框（3）弹出【内容提示向导】对话框，在【演示文稿类型】对话框里，通过点击类型按钮，便可以选中该类型下的演示文稿，这样在右边的列表框中罗列了该类型所包含的具体演示文稿类型。从中
12、选择一个一个你需要的类型，点击【下一步】按钮。（4）在这一步中，提供了给你选择你要制作的演示文稿的类型，选中第一个“屏幕演示文稿”，点击【下一步】按钮。 （5）在弹出的对话框中，要求你填入此文稿的一些信息，比如标题，页脚等。按要求填入后，点击【下一步】按钮。（6）文稿创建的过程已经完成，点击【完成】按钮，结束“向导”。 注意：在“内容提示向导”创建文稿过程中，你可以随时单击【上一步】按钮修改你不满意的地方，也可以通过左边的导航结构图点击具体哪一步骤来迅速回到某一位置进行修改。4. 根据现有演示文稿新建在PowerPoint XP界面的右边单击【根据现有演示文稿创建】按钮。在弹出的窗口中选择要应
13、用样式的演示文稿，然后单击【创建】按钮，于是便根据原有的演示文稿，创建了一个新的演示文稿。这里可以选择里面提供的设计模板来新建演示文稿。单击【演示文稿】标签，可以通过里面提供的演示文稿来新建文件。6.2.2 添加幻灯片内容不论使用哪种方式创建演示文稿，都需要根据自己的实际需要进行编辑，如添加和修改文字、调整文字高度等。l 将鼠标移至编辑区文字上方，当鼠标变为“I”型光标时单击，当文字周围出现由短线组成的方框（占位符），表示已进入文字编辑状态，如图6-9所示。l 删除原有文字：按Delete键或BackSpace键即可删除原有文字。在方框外的空白区域单击鼠标，即可退出文字编辑状态。l 调整占位符
14、的大小：进入文字编辑状态后，占位符的边框上会出现8个小圆圈，当用户把鼠标移至小圆圈上时，鼠标光标会变成两个小箭头的形状。此时，用户可以按箭头指示的方向拖动占位符的边框，改变占位符的大小。 图6-9 插入文字l 移动占位符：将鼠标移至占位符边框的其他位置，鼠标光标会变为十字光标。此时可直接用鼠标将占位符拖动到新的位置。6.2.3 幻灯片的放映与保存1. 幻灯片的放映幻灯片的常规放映操作比较简单，可以直接按F5键或执行【幻灯片放映】【观看放映】命令，即可以从当前演示文稿中的第一张幻灯片开始放映。PowerPoint默认的幻灯片放映状态是全屏幕放映。单击或按任意键，可播放下一张幻灯片。在编辑演示文稿
15、时，还可以随时单击PowerPoint窗口左下角的【幻灯片放映】按钮或按Shift+F5组合键，直接从当前幻灯片开始放映，便于查看当前编辑效果。2. 保存演示文稿在进行文件保存时，可以单击【常用】工具栏上的【保存】按钮，也可以执行【文件】【保存】命令。6.2.4 修饰幻灯片中的文字1. 设置文字的基本属性在PowerPoint XP中，幻灯片中的文字的基本属性如字体、字形、字号及颜色等可以在【格式】工具栏中进行设置，如图6-10所示。加粗 下划线 阴影字体 字号 倾斜 阴影 字体颜色图6-10 【格式】工具栏l 设置字体选择需要改变字体的文本，单击【格式】工具栏上的【字体】下拉列表框，从中选择字体。l 设置字号选择需要改变字体的文本，单击【格式】工具栏上的【字号】下拉列表框，从中选择字号。l 设置字形PowerPoint中可设置的字形有加粗、倾斜、下划线及阴影等。可单击【格式】工具栏上的【加粗】、【倾斜】、【下划线】和
