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1、信贷业务档案管理办法（讨论稿）1长兴诺力小额贷款有限责任公司信贷档案管理实施办法（讨论稿）为规范信贷档案管理，做到妥善归卷、资料完整，调阅方便找快捷，每笔贷款都能有据可查、责任明确，使信贷档案管理做到制度化、规范化，从档案管理上保证信贷资产的安全性，经公司研究，特制定本办法。一、信贷档案的概念信贷档案是指所经办的全部贷款和已归还的贷款资料或信用结束全过程的信贷管理行为所有记录的总和。二、信贷档案管理的基本要求1、信贷档案实行统一领导、分级管理、逐级建档的管理原则。2、信贷档案要设专人或兼职人员管理3、信贷员要建立一户一档，包括客户基础资料、财务报表、信用全过程的所有记录复印件、办理担保保全措施
2、的复印件、还贷一一收息记录凭证复印件等相关资料进行编号归档。按月将当月已结清贷款本息的客户档案移交部门经理或分管副总经理4、部门经理或分管副总经理收集保管信用全过程中的原始记录,主要包括借款合同、客户借款的确定件和权利证书原件等；保管信贷人员移交的已结清贷款本息的档案资料；保管信贷文件；保管信贷报表等资料。5、信贷档案要实现统一收集，集中保管的办法。6、信贷档案要在本公司总经理领导下进行，同时接受上级管理部门的指导、监督和检查。7、按照信贷档案归卷要求，对每笔贷款要求做到资料完整，装订前仔细审查。8、各类资料要按月装订，当月资料较多的，可装订多卷。对卷内的资料要逐页编写顺序页码，位置在每页的右
3、上角，同时填写每卷的封面目录和封底，填写时须用蓝色或黑色墨水书写或打印，不得使用圆珠笔填写。三、信贷档案的内容1、文件类：各类金融法律、法规，信贷管理制度、办法，竞赛通知，领导讲话等。2、申请书类：各类借款的申请、审批表，贷款展期申请书及审批表、借款人、担保人身份证件（复印件）。3、合同类：各类借款合同，担保合同，抵（质）押清单、房产土地、船泊、他项权利证书复印件等。4、报表类：期限管理类报表，再贷款管理类报表、贷款质量分析类报表、贷款信息咨询类报表、五级分类报表、不良贷款监测类报表等5、台帐类：贷款期限类管理台帐，五级分类台帐，不良贷款管理类台帐，抵债资产类等台帐。6、其它类：客户经理的贷款
4、调查报告，会议记录薄，贷后检查报告、催收通知书，五级分类分析表、认定表，企业基础资料、财务报表，诉讼保全类资料，抵债资产资料，已核销呆帐贷款台帐、房产承租协议等。四、信贷档案的装订1、装订的信贷档案，每卷要以A4纸面为标准长宽，凡合同书、申请审批书等均应将有文字的面向外，对折后装订要求每卷加装封面、目录和封底，左边和下边双边整齐，于左边采用三孔一线法装订，装订要牢固、整齐、美观，不丢页，不压字，不破损，不妨碍阅读。2、一份文件如果既属于信贷档案范围，又属于文书档案范围,其原件首先满足文书档案的需要，信贷档案可采用复印件或摘录主要内容、文号的方法收集归案。3、属于国家秘密或本公司商业秘密的文件，
5、信贷员、信贷业务部门信贷档案管理员应在档案目录“备注”栏内注明密级或保密期限，以免造成泄密、失密现象。4、案卷封面及案卷脊背各项应逐项填写清楚。5、当月的信贷档案应于下月的上旬前装订完毕。五、信贷档案的期限管理1、永久保管档案。主要包括：贷款核销审批资料及清单、信贷档案销毁核准书及清单、未收清贷款的借款申请书、合同书及清单、贷款审查委员会决策记录。2、长期保管档案，保管期限为15年。主要包括：借款合同、担保合同等。六、信贷档案的调阅1、内部调阅档案的控制：应由调阅人出具档案调阅单、经总经理或副总经理批准，并登记档案调阅登记簿、借阅的信贷档案不得传阅、涂改或拆散等，并按借阅期限归还。信贷档案的借
6、阅时间、借阅人、批准人、经管人员必须在档案调阅登记簿上登记。2、外部调阅档案的控制：公安、税务、工商、司法等部门在查处案件需要查阅档案时，必须持有县级以上司法机关的正式公文或文书方可查阅。经核准查阅的档案，由档案管理人员登记档案调阅登记簿，查阅时档案管理人员必须在场陪同，不准将信贷档案交给调阅人带走，未经批准不得在档案资料上复制、照像、圈划。查阅档案介绍信、档案调阅单和档案调阅登记簿一并保管。七、信贷档案的销毁信贷档案的销毁工作由公司统一办理，公司档案管理人员登记档案销毁登记簿，将已核准销毁的信贷档案整理装箱后，报送公司主管部门进行销毁，销毁工作必须由三人以上参加，监销人员要认真清点档案数量，
7、并在档案销毁核准单上签名后，到指定地点进行销毁。凡需销毁的信贷档案一律不得作为废纸出售。八、本实施细则由长兴诺力小额贷款有限责任公司制订，解释权亦同。九、本办法自发布Z日起执行。附件11信贷业务档案调阅单调阅单位调阅人调阅日期调阅内容调阅用途审批人签字年月日档案管理员签字年月R信贷业务档案管理办法1信贷业务档案管理制度第一章总则第一条为加强信贷业务档案管理，确保信贷资料的完整性，促进信贷业务经营的合法性和信贷资产的安全性，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国担保法、商业银行法、贷款通则等有关法律法规和信贷管理的相关规定，特制定本制度。第二条信贷业务档案是指在办理信贷业务过程中形成的用以记录
8、和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由借款人的基本资料、信贷业务中的相关契约和信贷管理资料等组成。第三条信贷业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，各信贷部门应配合综合档案部门，对信贷业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。信贷部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理、立卷、归档工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合档案部门负责信贷业务档案移交后的整理、保管和R常维护工作，并对移交后的信贷业务档案的安全管提供利用、销毁整理、保密等负责。理、第四条各级管理单位要制定有关信贷业务档案的移交、立归档、调卷、阅、提取、保管、销毁、人员交接
9、等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保信贷业务档案的完整和安全。第五条信贷业务档案涉及国家、小额贷款公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。第二章信贷业务档案的归档方法第六条信贷业务档案按照法人客户建立，一户一档，自然人客户也可按区域建档。第七条信贷业务档案分为五类：权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处路权的要件；要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件；管理类：借款人的基本资料；保全类：资产风险管理的相关资料；综合类：小额贷款公司内部管理资料等。每个客户档案分为三个区域
10、即：立卷区、归档区、权证区。1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。3、权证区（立卷区和归档区的权证类主要是指抵（质）押物的清册和移交清单等）抵押物、质物享受所有权处路权的相关要件不在信贷档案中管理，其中有价单据必须存放于金库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁保管。第三章信贷业务档案的基本内容第八条权证类档案包括：抵押物（质物）评估报告或作价依据，抵押物（质物）所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押（质押）登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有
11、价单据，抵押物（质物）保险单，抵押（质押）公证书（企业办理的要收集）等，抵押物的保险单。第九条要件类档案包括：企业授信情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类客户信贷业务申请报告和申请书、各类客户信贷业务调查报告、各类客户信贷业务调查审查审批书、审贷会会议纪要、公司向上级部门的推荐审查意见、上级部门的贷款批准意见、贷款意向书、贷款承诺函、各类法人客户信贷业务借款合同（协议书）、借据、担保合同（担保协议）或担保函、核保书、抵（质）押核实书、保险合同、贷款法律审查意见（按相关制度规定应出具的）、准贷（签）证、到逾期贷款本息催收通知及回执、贷后检查记录和贷款检查报告、企业经营活动分析报告、
12、保证金进账证明资料、贷款五级分类认定表（季度）、自然人（农户）的资信评定书，法人客户的信贷登记咨询书，以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。项目贷款还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、开工报告、环保部门及其他国家有权部门对贷款项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设进度表、资金使用计划等。签发银行承兑汇票还应包括银行承兑汇票复印件、商品交易合同或增值税发票复印件。其他业务所必须的要件等等。第十条管理类档案包括借款人的基本资料和担保人的相关资料:企业法人营业执照副本或复印件、事业单位
13、登记表副本或复印件、企业资质登记证复印件、特种经营许可证复印件、税务登记证（国税、地税）复印件、外商投资企业批准证书复印件、外商投资企业外汇登记证复印件、中华人民共和国组织机构代码证书复印件、贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代农人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，借款人企业项目责任人任职资格表，企业变更登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等
14、。专业担保机构为保证人的还应包括一定数额的担保基金已存入在设立的专门账户、实行专项储存和专户管理的证明文件，担保责任余额表，同意提供该保证担保的书面文件。自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。第十一条保全类档案包括：贷款诉讼全过程相关资料，全部相关贷款档案，以物抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议、法院裁定书，投资资产的投资协议书、股权证明等法律文书的其他必要资料。企业兼并的有关批示文件，包括各类借款合同、担保合同、借据等契约，社企三方或四方签订的借贷关系转移协定，兼并方企业承接被兼并方企业积欠贷款本息
15、协议以及分年还贷计划。呆坏账核销申报材料，包括申请核销报告及责任认定文件、债权证明材料、债权损失证明材料，上级部门批复文件，破产终结后需要继续追偿我社债权的有关文件和材料，呆坏账核销后收回债权的重要凭据、帐务处理凭据和相关材料。第十二条综合类档案包括：公司内部有关信贷业务的各类报表、授权转授权文件、行业分析资料、信贷分析报告、调查检查报告、审计稽核报告等。第十三条权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案原则上存放原件，如有特殊情况,无法取得原件的，在不影响权益的前提下，可以存放复印件，信贷员将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。第四章信贷业务档案的日常管理第十四条信贷档案资料的收集、整理、立卷、归档收集：各信贷员应根据每笔业务的类别收集要件归档，档案中随每笔业务发生和产生的信贷资料，审核权证类、管理类、综合类等齐全和有效，已失效的要及时补充，第一笔业务的要收齐和审核各信贷档案类别的相应资料。整理：业务实际发生结束后，应对信贷业务原始资料进行排序，编写页码（附件一），从信贷资料的首页到尾页逐页编号（凡有字迹即为一页）填写港内目录。立卷：资料整理后，根据目录和编号存放在本年信贷档案立卷盒中，法人客户一户一盒，每盒按档案类别分为五块，分门别类
