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1、发票管理办法Revision Record 文件修订记录Version版本号Effective Date生效日期Revision Remarks修订说明V22015-5-1Draw Up编 制Check审 核Approve批 准Control控制印记Signature签 署FOPercy LiFinance Working Group(2nd 2014-15 Meeting)发票管理办法一 目的 为了进一步规范UIC各项经营活动，加强财务监督和管理，根据中华人民共和国发票管理办法的规定，结合UIC实际情况，特制定本办法。二 范围、定义 该办法适用于北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院（简称U
2、IC）各部门的经济活动。发票是指在购销商品，提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应向付款方开具发票。三 发票的领购、缴销、保管 （一）UIC所用发票由财务部门按照国家税收法规的相关要求，向主管税务机关领购发票，并按税务部门要求对发票进行管理。UIC开具的是“广东省地方税收通用发票（电子）”，开票的品目有文化体育业、教育业、其他服务业，开票的内容分别对应是表演、播映、展览、培训、文学、艺术、科技讲座、演讲、报告会、书籍借阅业务、游览场所门票、举办体育比赛业务费等；学历教育的学费、住宿费
3、及学杂费，学生勤工俭学服务费；租赁场所、出租设备。 （二）UIC所用发票由财务部专门人员保管并建立完整的发票登记簿，详细登记各种发票购买、领用和结存情况。 （三）已缴销或使用完毕的发票，按会计档案管理规定进行保管。 （四）若发票丢失，则由经办人承担造成的一切经济损失（包括但不限于税务罚款）。 （五）发票保管专员应当按照税务机关的规定存放和保管发票，不得擅自损毁。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。（六）发票保管专员职位变化时，应办理相关交接手续四 发票的开具 （一）开票依据，销售商品、提供服务以及从事其他经营活动和对外发生经营业务收取款项，收款方依据
4、合同/协议等所列内容向付款方开具发票，开票时间应该不得提前1个月开具。（二）需要开具发票，首先由业务人员填写UIC 发票开具申请表（发票专管员处领取或FO网站下载），经本部门主管/项目主管签字后呈交财务处长审批，然后连同相应的合同复印件等相关开票信息，提交财务部开票人员开具发票。 （二）已开好的发票，申请人复核无误后，在发票登记簿上签字领取发票相应联次；财务人员依据记账联登记入账。 （三）开具发票填写要求:开发票时，应按顺序号全份复写，并加盖单位发票或财务专用章；各项目内容应填写清晰、真实、完整，包括客户名称（全称，不得简写）、产品名称、规格型号、数量、单位、金额、开票日期、开票人等；如填写错
5、误,不得随意涂改，应作废重开，作废的发票应整份保存，并注明“作废”字样（或依照税务当前规定进行处理）。严禁超范围或携往外市使用发票；严禁伪造、涂改、撕毁、挖补、转借、代开、买卖、分拆和单联填写。 五 发票的取得 （一）经济业务发生后，业务人员取得发票（包括增值税专用发票、普通发票、特殊收据）时，应确定开票单位具有开具发票的资格，严格审核票据真伪及内容开具是否合规（详见税务局发票样式）。若其经营范围中不包含此业务，则其不具备开具发票的资格，需要到税务部门代开发票。 （二） 业务人员取得发票后应及时送交财务部门入账。日常经营活动取得的发票应在取得日后15天内（不超过发票开具日期30日内）提交财务入
6、账。若出现发票滞后入账，不能税前列支造成学校税收损失的，由相关当事人的承担责任。 （三） 差旅费、招待费及其他采购或消费的发票必须在出差返回后或业务发生的15天内到财务办理报销手续，逾期不予受理。 （四） 某年度发票应在该年度结束之前提交财务入账或办理付款、报销手续，每年1月16日起原则上不再受理上一年度各类发票及票据的报销或付款业务。（五）经办人在报销或申请转款时必须提供国家正规有效的发票；国家各级行政机关或事业单位、社会团体等机构出具的带财政/税务监制章的收据也可作为报销或付款依据。发票的填写应符合规范，必须做到按日期填写，抬头正确，内容真实，字迹清楚，并在发票联上加盖印章等。 （六）财务
7、处在审核单据时，若发现有假发票，将退回给经办人，由经办人员联系开票单位进行发票更换，如不能更换，财务处将拒绝付款申请，导致学校利益损失的，将提请领导追究相关人员的责任，财务处保留向税务机关举报之权利。（七）付款时原则上是见票审批后付款，若由于开票单位特殊原因无法及时开具发票，经办人在申请先付款后补发票时，应在财务处进行登记，若此次申请为经办人首次申请先付款后补发票的，应同时签署发票责任承诺书，并待财务领导审批后才准予付款（附延迟交票单位行业指导目录）。（八）逾期发票的处理，原则上当月发票当月处理，再者也必须在年度内处理，最大限度跨年度发票不超过第二年3月31日。（九）申请支付工程款预付款时，若
8、预付款比例小于等于支付总额的30%，可不提供发票，若预付款比例大于支付总额的30%，则要求提供相应金额的发票，若该工程是全额预付款的则必须提供全额发票。六 后补发票的保管和归还（一）采购人/支付申请人应按照与开票单位协定的日期取得发票，并及时到财务处办理补齐发票的手续。（二）经办人办理离职时，如尚欠发票手续未办完的，应报告部门负责人，委派接替人员进行后续跟踪办理。（三）财务在办理同事的离职手续时，核对其发票“欠账”情况，要求其及时交接给其他同事跟进或自行跟进，否则不得为其办理离职手续。七 发票丢失的处理办法摘要（普通发票）（一）广东省地方税务局关于纳税人丢失已填开发票的处理规定：取得发票方丢失
9、已填开的发票联，可向开票方申请要求其出具曾于xx年xx月xx日开具什么类型的发票，并说明取得发票单位名称、发票号码、发票编码、购货或服务的单价、采购数量、规格、大小写金额、发票字轨等的书面证明，报告主管税务机关并接受处罚，向主管税务机关指定的报刊等媒介刊登公告声明作废；凭加盖公章的相关资料（情况说明书；发票联复印件；在税局领取的丢失发票表）和登报的报纸原件到税局申请开具丢失发票证明，接收发票单位凭此证明及开具发票方提供所丢失发票的存根联或记账联复印件加盖开票方公章作为合法凭证入账，一律不得要求开票方重复开具发票。实行电子发票的，由开票方按丢失发票代码、号码查询打印（复印）发票图片，加盖开票方公
10、章作为入账凭证。（二）如果开票方发生了丢失发票的情形，按照具体情形办理。1. 开票方丢失已开具的普通发票的发票联，应于发票丢失当日或次日（节假日顺延）书面报告主管税务机关并接受处罚，向主管税务机关指定的报刊等媒介刊登公告声明作废；凭加盖公章的相关资料（情况说明书；发票联复印件；在税局领取的丢失发票表）和登报的报纸原件到税局申请开具丢失发票证明2. 开票方丢失普通发票全部联次的，按丢失空白普通发票处理。开票方到发票管理窗口领取刊出登记表并并接受处罚，到报社办理遗失声明；报纸刊出后开票方按要求递交相关资料发票管理窗口，对不按规定保管发票而发生丢失的纳税人，发票管理部门将按照中华人民共和国发票管理办法的有关规定进行处罚；提供情况说明书、发票挂失声明申请审批表和报纸（遗失声明）到发票管理窗口办理发票缴销等事项。 3. 开票方丢失存根联或记账联的，应书面报告主管税务机关并接受处罚，向主管税务机关指定的报刊等媒介刊登公告声明作废；凭加盖公章的相关资料（情况说明书；发票联复印件；在税局领取的丢失发票表）和登报的报纸原件到税局申请开具丢失发票证明，开票方凭税局开具的此证明及发票联复印件加盖开票方公章作为合法凭证入账。八 附件1、延迟交票承诺书2、延迟交票单位指导目录3、开票申请书九 生效日期及解释权 此管理办法自2015年5月1日起生效，其最终解释权归UIC财务处。
