案例5：百货商店业务管理系统信息系统

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1、案例5:百货商店业务管理信息系统百货商店业务管理信息系统的规模较小，但作为教材的案例仍是篇幅太大。因此，此处仅对系统分 析和系统设计阶段的主要工作加以介绍。在管理信息系统的整个开发过程中，系统分析和系统设计是基础 性的和难度较大的工作阶段，所以，加强对系统分析、系统设计的举例，对巩固和深化所学的知识会有较 大的收益。一、系统开发背景与调查结果1开发背景某百货商店是一个商业销售组织，该商店的主要业务是从批发或制造厂商处进货，然后再向顾客销 售。按照有关规定，该百货商店在每月需向稅务机关交纳一定的稅款。该百货商店的全部数据处理都由人 工操作。由于经营的商品品种丰富，每天营业额很大，因此业务人员的工

2、作量十分艰巨。最近，因百货商店大楼翻建后，营业面积扩大，从而经营品种、范围和数据处理的工作量大大增加， 需要建立一个计算机管理信息系统，以减轻工作人员的劳动强度，提高业务管理水平，适应新的发展。2. 系统调查结果(1 )现行系统的组织结构及工作任 务现行系统在商店经理的领导下，设有销售科、采购科和财务科，如图5-1所示。销售科的任务是，接 受顾客的订货单，并进行校验，将不符合要求的订货单退还给顾客。如果是合格的订货单且仓库有存货， 那么就给顾客开发货票，通知顾客到财务科交货款，并修改因顾客购买而改变的库存数据。如果是合格的 订货单但是缺货，那么先留底，然后向采购科发出缺货单。当采购科购买到货后

3、，核对到货单和缺货单， 再给顾客开出发货票。图5-1 现行系统组织机构采购科的任务是，将销售科提供的缺货单进行汇总，根据汇总情况和各厂商供货情况，向有关厂商 发出订购单。当供货厂商发来供货单时，对照留底的订购单加以核对。如果正确则建立进货帐和应付款帐， 向销售科发到货通知单并修改库存记录；如果供货单与留底订购单不符，则把供货单退还给供货厂商。财务科(会计科)的任务是，接到顾客的货款时，给顾客开出收据及发票，通知销售科付货；根据 稅务局发来的稅单建立付款帐，并付稅款；根据供货厂商发来的付款通知单和采购科记录的应付款明细帐， 建立付款明细帐，同时向供货厂商付购货款。无论是收款还是付款之后，都要修改

4、商店的财务总帐。财务 科在完成以上日常账务工作的同时，还要定期编制各种报表向经理汇报，以供经理了解有关情况并据此制 定下阶段的业务计划。(2) 现行系统业务流程及概况现行系统的业务流程情况如图5-2所示。各项业务数据的输入、处理、存储和输出概况见表5-1。图5-2现行系统业务流程图表5-1百货商店现行系统概况表输入：处理:顾客订货单（顾客）检验顾客订单，将不合格的订单退还给顾客货款（顾客）对合格的可供订单,直接开票供货，建立销售记录，修改库存；供货单（供货厂商）如果到货单到，则也可开票供货货物（供货厂商）*对缺货订单，则留底后向采购科发缺货单发票或付款单（供货厂商）缺货统计,确定订货量向厂商发

5、定单税单（税务局）到或时核对供货单,逹立进货帐、应忖款帐，修改库存，开到货数据存储：单收款，开收据和发票，付货款S税款，修改总帐，统计汇总顾客档案-to-缺货记录十销售记录货物单忻记录订货单输出：购货应付款明细帐发货单（顾客）销售应收款明细帐付款收据发票（顾客）付款明细帐采购订货单（供货厂商）进货登记帐货款（供货厂商）厂商记录税款（税务局）总帐各种统计报表（经理）库存记录不合格订单（顾客）3. 系统规划（1）实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。（2）销售子系统的订货单处理、缺货处理全部由计算机完成，增加自动登记新顾客数据的功能；货 物售出后，自动建立售货历史记录和修改库存记录。（3）采购

6、子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，核对订货单和修改库存 也用计算机进行。（4）会计子系统的全部数据汇总计算工作由计算机自动完成，报表的编制、打印也由计算机完成。二、系统分析1 .系统目标（1）实现登记、整理数据，处理核对顾客订货单。（2）向经理提供各种业务统计报表。（3）提供各级查询。（4）销售、采购、会计各部门的业务数据处理实现自动化。2.数据流程图百货商店业务管理系统的顶层数据流程图见图5-3所示，该图表示了百货商店业务信息处理系统与外 部实体之间的信息输入、输出关系，即标定了系统与外界的界面。顶层数据流程图的第一级分解如图5-4, 该图实际上是把图5-3中“百货商

7、店业务处理”框进行细化，根据图5-2现行系统业务流程图所列的处理 功能，初步分解为销售处理、采购处理和会计处理三个子系统。在功能分解的同时，得到了相应的数据存 储（如销售记录、应收款、货物库存、进货帐、应付款帐）和数据流（订单、发货单、缺货单、付款单等）。 上述三个子系统的数据流程图（即二级分解）分别如图5-5、图5-6、图5-7所示。订单屿货款收据*发货票P1 -百货商店业务处理订货单供货单税单税款货款图5-4系统数据流程图一级分解图5-5是销售处理功能，实际上是把“销售处理”（图5-4； P1.1框）进行细化。从图中我们知道系 统的外部环境是“顾客”。首先，由顾客（S1）提出订货单（F1）

8、。然后商店从货名文件中得到货名信息（F5）, 从顾客文件中得到顾客信息（F47）。如果顾客是老主顾，则商店对订单（F1），货名信息（F5），顾客信息 （F47）进行编辑处理（P1.1.1），从而生成编辑后的订单（F4）。如果是新主顾，除了进行上述处理外， 要生成新顾客信息（F2），并将新顾客信息进登录（P1.1.2），然后登录入顾客文件。图5-5中的其它数据 流和处理以及图5-6、5-7，读者均可以自行随着箭头走一遍，以加深理解。P1.1F&不合格订单图5-5二级数据流程（销售处理）P1 V图5-7二级数据流程（会计处理）3 .系统概况百货商店业务管理信息系统的概况如表5-2所示，该表格反映了

9、新系统的输入、处理、数据存储和输出的概况。其中带“*”号的表示由计算机处理的项目，其余处理由人工进行。百货商店业务管理信息系统概况表表5-2输入：顾客订货单（顾客） 供货单（供货厂商） 付款单（供货厂商） 货物（供货厂商） 税单（税务局）数据存储：货物文件顾客数据文件 库存记录文件 待订货物文件 厂商名录文件 订货单文件 应付款明细帐 销售历史文件 应收款明细帐 收款明细帐 总帐文件 付款明细帐 暂存缺货单文件 进货帐目文件 货物单价文件处理：軒編辑定单并处理顾客数据检验核对订单对合格的可供货订单开票供货，修改库存*建立销售历史文件和应忖款明细帐*自动统计缺货单编发订货单接收核对供货单，連进货

10、帐，发到货单 并编制应忖款明细帐接收顾客货款，开发票收据*自动统计计算各项帐目*自动編制各项统计报表输出：+发货票（顾客）货物（顾客）采购订单（供货厂商） 货款（供货厂商） 税款（税务局） 各种统计报表（经理） 不合格订单（顾客）4. 数据字典数据字典用于进一步定义和描述所有数据项，包括数据流字典（如表5-3所示）、数据存储字典（如 表5-4所示）、数据处理字典（如表5-5所示）三类。总编号编号所含数据结构1-01F1P1.1.1编辑处理订单标识、顾客细节、货物细节1-02F2顾客数据P1.1.1編辑订单P1.1.2登录新顾客数据订单标识、顾客细节用于登录 顾客数据1-03F3顾客数据P1.1

11、.2D2:顾客文件同上用于連立 顾客数据1-04F4P1.1.3判斷核对订单标识、顾客细节货物细节用于判断核对1-05F5货物情况D1货名文件P1.1.1编辑订货单标识、顾客细节、货物细 节用于编辑 订单1-06F6不合格订单P1.1.3判断、核对勺顾客订单标识、顾客细节 货物细节、不合格原因退还顾客1-07F7可供订单P1.1.3标识、顾客细节、改库存货物细节用于供货表5-3数据流字典清单（部分）表5-3为数据流字典清单，此处仅对F1作如下解释，数据流F1 （见图5-5）是顾客S1提出的订单, 它的去向是编辑处理P1.1.1，在F1中包含如下信息：订单标识、顾客细节（如顾客姓名、顾客地址、电

12、 话、电传等）、货物细节（如货物名称、货物产地、货物数量等）。2、F3F7均代表数据流名，它的 来源、去向以及该数据流所含内容。数据存储字典清单（部分）表5-4总编号編号名称输入数据疣输出数据疣S1-01D1货名文件F5(D5-P1.1.1)货物名称、标识用于编辑订货S1-02D2顾客文件F3(P1.1.2-D2)F47CD2-P1.1.1)标识、顾客细节同上S1-03D3库存文F10(P1.1.43)F50fP1.2.5-3)F16CD2-P1.1.2)标识.货物细节、库存量用于记录货物 数量和发订单S2-04D4代订货物文件F13(P1.2.1-D4)Fl 生D乩Pl 22)标识.顾客細节

13、、缺货 总量用于编发订单、 记录缺货S2-05 D5厂商名录F15CD5-P1.2.2)标识、厂商细节、厂商 供货细节用于编发订货S2-06D6订货单文件F17fP1.2.2-D6)F52CD6-P1.2.3)标识、货物细节、数量、 厂商名、日期留底的订货单S2-07D7应忖款明細帐F5/P1.24DF3TO7-P1.3.3)F45CD7-P1.3.5)标识.货名.数量.厂 商、应忖款、日期供货单帐留底Sl-08 D8销售历史文件F49(P1.1.6-DF42(d8-P1.3.5)标识.货名.数量.日 期记录销售科工 作情况S1-09D9应忖款明細帐F9fP1.1.5-D9)F43CD9-P1

14、.3.5)标识.货名.数量.顾 记录销售科应 客名.应收款日期 收款情呪表5-4为数据存储字典清单，均以D表示。此处仅对D9进行解释，其余类推。D9 （见图5-5）为应帐 款明细帐，它是用来记销售收入（应收款）的库文件。通过P1.1.5 （建立收款明细帐）的处理将数据流F9写入D9 （应收款明细帐）。D9包含如下信息：标识货名、数量、顾客名、应收款、日期。从图5-7中 D9的输出数据流为F43到P1.3.5 （编制报表处理），其内容包含标识、货名、数量、顾客、应收款、日 期。数据处理字典清单表5-5总编号编号名称 输 入处理逻辑槻呪输 出P1-01编辑顾客订单F1订单F47顾客情呪根据订单和顾客情呪， 判斷新老客户，并编辑 成合适的订单F4订单F2新客户数据P1-02登录新P1.1.2顾客数据F2新顾客数据读入新客户的细节写 入顾客文件中去F3新顾客情况登记P1-03P1.1.3舅断核两订单对检验顾客订单、分成不 合格、可供缺货三种情 呪处理F6不合格单F7可供订单F11缺货单检验订单厘于 哪一类，以便以 后分别处理P1-04P1.1.4开票、修 改库存