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1、公文处理基础知识第一节 公文处理概述一、公文的定义公文即公务文书，是党政机关、企事业单位和社会团体在处理公务时所形成的现行公用、法定效力和特定体式的文字材料。中国共产党机关公文处理条例规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、部署和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”国家行政机关公文处理办法规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。二、公文办理程序收文办理：包括签收（含拆封、清点、分类）、登记、拟办、送批、批办、分发、传
2、阅、承办、催办、办复、立卷、归档等12个程序。注意：1.要有规范收文登记本、阅文处理笺；2.各单位办公室人员要及时向有关人员收取（指通过会议发的文件）文件；3.需清退的文件必须要放在保密柜,由专人保管；4.复制上级秘密文件，须经发文机关批准或授权。复印件应加盖复印机关印章。复制的公文应与正式印发的公文同样管理。5.借阅文件要登记。发文办理：包括起草（含修改、协调）、校核、会签、签发、复核、登记（编号）、印制（含排版、校对、装订）、缮印、分发、立卷、归档11个程序。注意：1.要有规范的发文登记本、发文签批单；2.校核、复核、登记、印制等程序必须由文秘人员和办公室主任把关；3.要有会签程序，由办公
3、室文秘拟定会签人、签发人。4、发文要严守程序，坚决杜绝“倒行文”。第二节 公文种类按照中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关处理办法的有关规定，公文种类主要有14种：1.决议。用于发布经会议讨论通过的重要决策事项。2.决定。用于对重要事项做出决策和安排。3.指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。4.意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。5.通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。6.通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。7.公报。用于
4、公开发布重要决定或者重大事件。8.报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。9.请示。用于请上级机关给予指示、批准要求。10.批复。用于答复下级机关的请示。11.规定。用于对特定范围内的工作和事务制定有约束力的行为规范。12.条例。用于党的中央组织制定规范组织的工作、活动和党员行为的规章制度。13.函。用于机关之间商洽工作、询问的答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。14.会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。15议案：用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。党的机关公文中的决议、意见、公报、规定和行政机关公
5、文中的命令、议案、公告、通告分别为对方所无。决定、意见、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要为常用文种。第三节 行文规则一、行文方式党政机关的行文方式分为下行文、上行文和平行文三种方式。1.下行文。是指上级机关给所属的下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。根据行文的目的、任务和传达贯彻的要求，下行文又分为一级下行文、逐级下行文、多级下行文和直贯到底下行文。2.上行文。是指下级机关向有隶属关系的直接的上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关的部门行文。给不相隶属的上级机关或不相关的上级机关的部门行文，不叫上行文。根据隶属关系和上行文的目的、任务、要求，上行文又分为一级上行文
6、、逐级上行文、多级上行文和越级上行文。3.平行文。是同级机关和不相隶属的机关之间的行文。有些机关虽然是上级领导机关或下级机关，但与行文的机关没有隶属关系和指导关系，与这样的上级机关或下级机关行文，也是平行文。平行文没有级别、地区之分。同级机关和不相隶属的机关之间联系工作、交流情况、答复询问和批准管辖的事项等都可以行文，但是，只能用“函”行文。二、行文规则行文规则，是各级党政机关、企事业单位和一切社会团体制发公文、处理行文关系必须遵守的纪律和准则。中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法确定党政机关的行文规则如下：(一）行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精1.行文必须确有必要。2.
7、行文必须注重实效。3.必须控制行文数量，所发布 公文力求精练、简短。(二）根据隶属关系和职权范围确定行文关系在处理行文关系上，党政机关必须遵守以下规则：1.向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。每一个领导机关，既要对下级机关负责，又要对上级机关负责。为了便于上级机关了解本级机关的工作情况和贯彻上级指示精神的情况，便于上级机关指导工作，本级机关向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接的上级机关。2.党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。政府各部门根据部门职权，可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。3.党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委行
8、文；党委其他部门，不得向下级党委发布指示性公文。政府的各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。4.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。5.同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应明确主办机关。6.属于部门职权范围内的事务 ，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府
9、审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。自行行文的方式有四种： 直接向下一级党委、政府的相关部门行文；经政府批准或同意后向下级政府的相关部门行文；涉及其他部门的事务时，与其他部门联合行文；各部门之间可以互相行文。应当从实际出发，具体情况作具体分析，采用恰当的行文方式。7.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。8.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复请示事项；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。9.不相隶属机关之间一般用函行文。（三）必须按隶属关系和有关规定请示问题和报告工作对于请示、报告公文
10、的拟定和办理，党中央、国务院作出了一系列明确的规定。但在实际工作中，请示、报告的拟定和办理，存在不少语法、逻辑、结构等方面的问题。其中，有文种和内容方面问题，有格式方面的问题，也有办文程序方面存在的问题，不便于上级机关操作，甚至制造了上下级之间的矛盾。“请示”公文是下级机关向上级机关请求指示、批准、帮助解决问题的文种；“报告”是下级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问使用的文种。“请示”与“报告”比较，行文的目的和作用不同，内容和结构不同，行文时限和批转的重点不同。然而，由于行文弊端的存在，直接或间接地增加了请示公文办理的难度，影响工作效率。因此，中国共产党机关公文处理条例和国
11、家行政机关公文处理办法作出了明确规定。1.向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得在非请示中夹带请示事项。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关；需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。2.不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。3.请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。4.除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅（室）按规定程序处理，不应当直接送领导者个人。除上级机关负责人直接交办的事项外，不
12、得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。5.属于主管部门职权范围的具体问题，应当直接报送主管部门处理。6.对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。第四节 公文格式公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成。一、公文文面格式公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。实际上，公文的文面格式是公文全部书面内容的结构。目前，各类机关的通用公文的格式大体相同，但还有很多区别。1.眉首部分。由版头（报送）、份号、密级与保密期限、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发
13、人、收发报序号8个要素组成。一般占首页的1/3左右。党的机关公文眉首部分与主体部分用两条长60.5mm、宽0.7mm的红色横线(1号字线)隔开,两段横隔线相距15mm,正中用2号红色五角星隔开,行政机关用一条长159mm、宽0.7mm的红色横线隔开。 版头（报头）。版头（报头），又叫发文机关标识。党的机关公文版头的主要形式有两种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，例如，“中共县委文件”一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成，例如，“中国共产党县委员会（通知）”。一般用长宋体套红印制，每字的长度在15mm-22mm之间，宽度视字数多少而定。版头字的上边距公文纸的顶边4
14、0mm-45mm。行政机关的发文机关标识主要有3种形式：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成；一种由发文机关名称加“令”字组成；一种由发文机关名称加红色横线组成。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定，由本机关自定的，一定要明示其他机关，不能使用全社会不认同的简称。报头、份号、密级与保密期限、发往地址、紧急程度（略）发文字号（部委号）。用特定版头印制的公文叫发文字号，用特定报头制发的电报叫“发电字号”，用通用报送制发的电报叫“部委号”。直接公开发布的公文没有发文字号；先用特定的版头印制、后公开发布的公文，仍用原来的发文字号。发文字号（
15、部委号，下同）是公文的代号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号3部分组成，是每一个用特定版头（报头）制发的公文不可缺少的重要组成部分。它起到便于识别公文、发文机关、发文年度和便于登记、管理、使用的作用。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区（管辖地）地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成，有的可省略发文机关代字或公文类别代字，但发文机关所在行政区地方代字不能省略。同一行政区不能出现相同的发文机关代字，如统战部、统计局发文代字分别是“统战”、“统计”。公文类别代字一般用“发、干、字、函”。发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简写，例如
16、，“2006”不能简写为“06”。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“01”），不加“第”字。党的机关用4号仿宋、行政机关用3号仿宋排印。使用发文字号，应注意3个问题：一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号，标注于版头（发文机关标识）下空2行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右边各空1字排印。电报的发文字号用3号仿宋体字标注，用特定报头印制的电报，标注在“密级”栏之后；用通用报头印制的电报，标注在“部委号”栏内。签发人。上报公
