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1、浅谈秘书工作办公自动化存在的问题及其对策【摘 要】办公室自动化是近年来随着计算机科学发展而提出来的新概念,是现代技术发展的必定趋势,也是社会发展的必由之路。办公室自动化的英文原称是Office Automation，缩写为 OA。它是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量特别大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。它的运用进而实现办公的自动化处理，使办公人员便利快捷地共享信息，高效地协同工作。在享受办公自动化为秘书工作带来高效与便捷的同时，办公自动化存在着很多问题,同样亟待我们探讨和反思，并
2、找出相应的对策。【关键词】秘书工作 办公自动化 问题 对策 近年来，随着社会信息的到来和计算机网络技术的迅猛发展，计算机与网络技术已经逐步变更了人们的生活方式和工作方式。学校自然也是如此，为了使学校的人、财、物流及各种信息流能进行高效、规范和科学的传递和运转。很多学校普遍将电子计算机大规模地用在办公自动化方面，电子文件与纸质文件汇成浩大的信息流，成为办公自动化工作改革、发展和增效的珍贵资源。同时，也给秘书工作提出了一个新问题，即应当如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应的文件管理体系，让其更好地发挥应有的作用。1.办公自动化的内涵和发展1.1办公自动化的内涵办公自动化（Office
3、Automation，简称 OA，）是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、管理科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑、以提高综合业务管理水平和协助决策为目的的综合性人机信息系统。1.2办公自动化的发展在我国，办公自动化自1970 年起先发展，大致经验了三个阶段，第一个阶段主要标记是办公过程中普遍运用现代办公设备，如传真机、打印机、复印机等，主要是利用信息通讯技术处理办公室内部业务,偏重于文件的制作、传输和贮存; 其次阶段是办公过程中普遍运用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等; 第三阶段的主要标记是办公过程中网络技术的一般运
4、用，这一阶段在办公过程中通过运用网络，实现了办公自动化、信息数字化和传递网络化。通俗的讲，就是实现了文件共享、网络打印共享、网络数据库管理等工作。在办公自动化发展过程中，更加强调通用性、适应性和适中的价格，以满意用户的广泛需求，创建大规模普及的充分条件，“通用办公自动化”明显是符合将来软件技术发展潮流。但为了解决部分用户对“通用等于无用”的疑虑，通用化应具有行业化某些特性，而不是空泛粗浅的通用化，能结合行业的应用特点、功能对口需求，将来办公自动化的应用推广将更为迅捷有效。OA 技术的飞速发展为社会信息化的发展供应了最重要的技术保证和技术支持，是信息化社会的产物。如何能将现有的 OA 系统与互联
5、网方轻松的连接是 OA 将来之势。如 GOOGLE 推出了网上在线的文档处理软件和电子表格软件，实现了网上办公的无缝连接; 微软 Office 用户可干脆在 Office 软件中搜寻到与其工作相关的网络资源、用户可在 Office 软件中干脆撰写自己的BLOG，并将其发送到网上的 BLOG 空间，实现移动办公。2.办公自动化的优点及其作用2.1办公自动化有利于提高工作质量和效率学校秘书工作是一项参谋性、协助性的工作，其工作对象具有复杂性和多变性的特点，办公室要收到来自上级不同单位的发文，这些文件须要秘书刚好、精确无误地传给领导批阅，并马上遵照领导指示向学校各部门传达文件精神。在传统的方法中，步
6、骤繁多一些文件到了领导手中已经过期。而采纳办公自动化，秘书人员可以利用特定的办公软件通过网络发送给领导。这样，即使领导离开办公室，也可以在异地对文件进行阅读、批示，不会造成时间的延误，极大地提高了工作效率，同时秘书人员可以对文件进行规范化的管理，便利查阅和最终的电子归档，提高了秘书人员的工作质量。 办公自动化为学校的各项工作质量和工作效率供应了最优化的手段。主要表现在以下四个方面：一是强大的信息处理实力，计算机强大的信息处理实力也是正确运用办公自动化的最大优点。学校管理的信息量是巨大的，要对这些大量信息进行收集、加工和处理，刚好作出决策，并精确无误的反馈给校长、老师、学生、家长及社会。工作量是
7、特别巨大的，采纳传统的手工操作方式进行信息处理，费时费劲，简洁出错;若运用办公自动化手段，对文件资料进行收集、整理、统计、分类、储存和查阅等信息处理,则环节变得特别便利有序，简洁易行,省时省力，精确无误。因而,无论是文的起草还是办理传递，在应用了计算机软件处理后，就可以轻而易举地解决这些问题。二是强大的运算实力，例如,在每次考试后，要对成千上万名同学的成果和排名进行统计分析,数学运算是一件特别繁琐的工作，它要进行数据收集、整理、编制诸程序以及运算等多个步骤。若采纳办公自动化技术，不但可以压缩工作程序，而且可即刻得出运算结果，大大地减轻了办公人员的工作量。三是简便的工作程序，办公自动化系统可以说
8、是一个压缩的办公程序，运用文件处理机，当办公人员通过键盘输入一份文件并发出执行指令后，不仅可马上打印出一份完整的文件，还可自动将该份文件按分类要求存入存储器内，供以后查找和利用，从而削减了原有人工操作完成的文件处理、分类、编目、印刷、立卷归档等多个环节。四是办公的高速度，这是办公自动化最显著的特征。办公自动化技术是人们在处理公务过程中驾驭时间、限制时间和利用时间最志向的手段。例如，传统的查找文件方法，先要查看收文书目本，再依据出处，从放文件的卷宗中取出，如运用办公自动化系统，只要依据文件检索要求打开电脑，即刻就可以找到文件，并可在显示器上查看文件内容。2.2办公自动化对秘书工作来讲有不行替代的
9、作用。办公自动化系统的运用，能更加快捷地共享信息，高效地协同工作，节约人力、物力、时间、空间提高了办事效率和管理水平。办公自动化系统对秘书的重要性是自不待言的。它能提高文秘的工作效率，促进校务公开；无纸质化办公也降低办公费用，节约财政支出；同时它便于查询与统计，能为领导的决策供应打算的资讯。应当说，办公自动化是将来学校规范管理的发展趋势。通过运用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务层进入管理层，甚至协助决策层，将办公和管理提高到一个崭新的水平。秘书是以收集资料、探讨政策、反映状况、供应询问及草拟文件等方式开展工作的。办公自动化的出现使秘
10、书工作发生了前所未有的变更。对学校秘书工作而言，办公自动化的内涵是办公室秘书人员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术，通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务和各个职能部门与教学班级之间的联系工作。它的实现使学校办公室秘书人员的工作流程规范化、标准化，提高了工作效率，促进管理工作的改革。2.3可以让文件和文字信息得到充分沟通与共享。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置，不仅造成资金和资源的奢侈，还造成文件和信息查找困难。随着计算机及其网络技术的进一步发展和运用，相互建立共联，信息互通，供应信息的横向与纵向、历史与现实记录，实现资源共
11、享，不受空间的限制。但在享受办公自动化带来的高效与便捷的同时，办公自动化建设存在的问题和消极影响也值得我们关注。3. 办公自动化建设存在的问题目前，我国企事业单位办的办公自动化建设在思想相识、管理制度、规划建设和人才方面都存在肯定的问题。3. 1思想相识不到位。办公自动化建设是一个系统工程，它须要各个方面的支持。当前，学校办公自动化建设的最大障碍并不是资金和技术上的问题，而是一些有关领导和管理人员的思想观念和思维方式陈旧，相识不清，为了应付上级主管部门的“达标”检查验收,急来抱佛脚, 装样子，仅仅为了建设而建设。3.2资金投入不到位。办公自动化建设一般是硬件建设在前，软件建设在后。由于硬件设备
12、是实实在在的物品，学校往往不惜巨资购买，也有项目投资的，或企业救济的。与之相反，软件作为一种高智能的产品，并无实物存在，由于某种缘由或者资金紧缺，一些领导不愿花费巨资开发或购买软件。因此，学校在软件上的投入较少。一般国际上的办公自动化软件投入比例占总投入的50%，而我国办公自动化软件的投资费用只有5%20%左右，投入比率较低。这样,只留意硬件设备的配置,但忽视了软件资源的配套运用，使已有的硬件只能成为“摆设” 。3.3管理制度和管理人员技术水平问题目前,很多学校由校长办公室或网络管理中心人员管理,这种现象在山区学校尤为严峻。校长在组织和协调全局工作方面有很大权限,但在计算机学问、网络技术和操作
13、技能方面较薄弱,而网络管理的专业人员在计算机学问、网络技术、通讯技术和专业操作技能方面有较高的造诣,但不具备行政管理职能。两者分管,各有弊端。办公自动化建设的人员可以大致分为技术人员和管理人员这两大类。办公自动化系统的研发大多是由计算机专业的人员来完成的，他们对网络技术和通讯技术方面的工作特别精通，但是缺乏相应的管理学问，在肯定程度上导致了开发的软件与实际管理须要相脱节，系统功能不健全，无法满意日常办公和管理的需求。此外，虽然一些学校已经建立了办公自动化系统，但是由于其管理人员缺乏肯定的技术实力，造成了系统维护的困难，增加了办公自动化在高校推行的难度。3.4文件的的平安和保密存在肯定的问题办公
14、自动化系统平安主要包括系统的平安和信息数据的完整性两个方面,系统的平安指的是防止数据的损坏和有意窃取,信息与数据的完整性指的是不发生数据的丢失和损坏。3.4.1 影响数据完整性的因素概述。影响数据完整性的因素主要包括人类自身、自然灾难、逻辑问题、硬件故障、网络故障五个方面。人类自身主要包括蓄意破坏、意外操作等;自然灾难主要包括水灾、火灾、地震、电磁等;逻辑问题主要包括文件损坏、软件错误、操作系统错保、数据交换错误、用户需求不恰当等;硬件故障主要包括硬件系统中的各个部分组成,如主板、芯片、电源、存储介质、限制器等;网络故障主要包括网络接口卡、网络连接问题及辐射问题等。3.4.2 影响系统平安性的
15、因素概述。影响系统平安性的因素主要包括线缆连接威逼、物理设备威逼、病毒或编程威逼及身份鉴别威逼等,这些都会给秘书工作的保密性和平安性带来隐患。3.4.3 办公自动化系统作为一个用现代化设备装备起来的困难系统，数据共享程度很高，这给保密工作带来了隐患。网络技术飞速发展的今日，文件的传播途径急剧增多，泄密渠道也日益增多，各种信息载体如磁盘、磁带、网络等都可能成为“黑客”攻击的对象；另一方面，窃密手段也日益现代化，各种高科技手段如互联网、激光技术、人造卫星、红外遥感等技术均已被利用到现代窃密活动中。保密措施不严、秘书人员素养不高或管理观念和方法的滞后均有可能造成泄密。此外，秘书人员的一些疏忽也会造成
16、泄密。例如废弃的打印纸和用过的磁盘上，可能留有隐私信息；在技术沟通中，向无关者展示不该公开的数据等，这些都同工作人员的责任心和管理有着亲密关系。因此，加强计算机保密工作，是办公自动化中的一项不行忽视的工作。3.5办公自动化简洁使秘书养成不踏实的工作作风 办公自动化系统的出现，不仅影响了秘书思维的创建性，更简洁导致秘书丢失踏实的工作作风。办公室事务性工作错综困难，秘书工作概而言之是“参与政务，管理事务”。“参与政务”是作为领导的助手，领导在做重大决策之前，秘书要调查探讨，综合各方面状况，提出工作方案，为领导决策供应依据；起草文件，将领导的重大决策形成文字，化为切实可行的条例，实行；在决策实施过程中收集反馈信息，作为修正决策的参考。 这些都不是单纯点击几下鼠标就可以轻松完成的。 而办公自动化的出现，让部分秘书在撰写各类报告时，往往是通过互联网下载一些相关内容的资料来敷衍了事。假如秘书过分依靠互联网或相关自动化设备， 其工作的主动性和主动性就会渐渐消减，从而形成
