《会务接待流程手册》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会务接待流程手册（6页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、创艺文化会务接待流程手册一、会务工作总体思路（一）任务分解： 将会务工作分解为各专项任务， 明确分工、 保证质量。（二）责任到人： 每项任务均有专人负责。（三）周密计划： 每项任务均须制订周密的工作计划。（四）逐项落实： 计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备（一）成立会务组1. 会务组组长： 总体负责。2. 文秘材料小组： 负责组织、收集、整理、编印会议材料， 会议记录（及录音录像） 、会议纪要与总结起草。3. 后勤保障小组： 负责会议的会场、 餐饮、 住宿（烟、酒水、 饮料、水果等）等后勤保障事宜。（二）明确会议概况1. 全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容： （ 1 ）会
2、议主题（ 2 ）级别与规模（3 ）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）（4 ）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排 等）下发会议通知、登记来宾名单1. 责任人： 文秘材料小组。2. 责任 ：在落实以上各项工作后，起草邀请函内容应包括：（1）主题（2 ）参与 人员（3）时间安排（ 4 ）地点与联系电话（5 ）会务组联系人与联系电话（ 6 ）有关事项3. 落实： 会议通知以传真 （可包括电子邮件） 、原件邮寄方式 传达各参会单位。会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情 况，形成会议来宾登记表制作会议名册。登记内容应包 括：（1）单位（2）姓名（3）职务（4）性别（5）民族
3、（ 6 ）到达航班与到达时间登录工作应尽早完成， 并在此基础上制订 会务接待明细 。（五）准备会议材料、用品1. 责任人： 两组分工协作。2. 材料内容： 会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除 正式上会材料外，还应包括：（1）嘉宾名单（附房间号）（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等3. 会议用品： 会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议 用品包括：（1 ）现场 LED 欢迎词（ 2 ）企业相关资料文件（ 3 ）花卉、 水果及方便食品 （可由酒店准备， 或自行购置、 分发）（ 8 ）药箱（备常用药品）（六）餐饮安排1. 责任人： 后勤保障小组。2.责任： 与酒店紧密协调，尽早落实以下工
4、作：（ 1 ）就餐人数（ 2 ）餐品选定（ 3 ）烟、酒水准备（ 4 ）车辆安排（七）会场安排1. 责任人： 后勤保障小组。2.责任： 与酒店紧密协调、现场核查，或在办公区域准备， 尽早落实以下工作：主会场吉林厅布置（座次安排、 花卉摆设、 话筒音响、 灯光摄影、 摄像负责人、 舞台设计）（八）游览活动安排 盛典次日安排贵宾游览北大壶开发区滑雪。1. 制定来宾名单，不参与游览的来宾安排返程。2. 来宾御寒准备，预备好滑雪服装手套等（九）房间安排1. 责任人： 后勤保障小组。2.责任：在确定了来宾名单之后， 即在酒店订房、 安排房间， 包括：房间内水果、矿泉水、 vip 鲜花等摆放。三、会中服务
5、（一）接机1统计来宾名单及航班到达时间，安排豪华大巴接送 （二）签到1.在正式报到前日，应完成以下工作：（1）将分装好相关的文件袋（如手册）放至酒店客房 （2）统一领取来宾房间门卡（ 3 ）花卉、水果等分发到各房间2.签到工作包括以下环节：（1 ）设置酒店门厅 LED 欢迎牌（ 2 ）在酒店门厅设置签到处、专人负责签到（3）确认返程日期及票务服务四、会后收尾（一）退房、送站（二）纪念品的发放五、时间推进表（时间暂定）日期时间内容责任人11月2日-4日方案沟通11月8日方案确疋成立筹备小组11月10日-18日物料时间统筹安排11月19日10 : 00与会人员资料核对13 : 00客房预定11月20日全天主会场布置、贵兵客房布置全天接机，来宾入住17 : 30来宾晚餐11月21日07 : 00早餐9： 30瑞丰保险经纪有限公司开业盛典10 : 30答谢午宴12 : 00部分来宾返程，大巴车送机、退房14 : 00来宾休息，活动方通知22日行程17 : 30晚餐11月22日07 : 00早餐08 : 30驱车前往北大壶滑雪场11: 30午餐15 : 30驱车返回酒店（部分来宾返程，派车送机）17 : 30晚餐07 : 00早餐全部来宾返程、退房
