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1、 欢迎阅读本文档，希望本文档能对您有所帮助!浅谈大型活动之组织与管理随着文化市场的进一步开放，以及营销、公关等市场手段的不断丰富，大型活动的举办日趋活跃，但是在这些大型活动异常火爆的现象背后，很多活动的组织者和承办方却无时无刻不在忍受着由于活动管理上的不足而造成的超强的体力和脑力压力以及财务预算超支的经济损失。本人由于个性和爱好使然，一直从事着各种类型活动的策划和组织之工作，因此也常感被这种落后管理方式拖累的筋疲力尽。但是所谓吃一堑、长一智，教训需要总结、经验总在积累，本人欲把自己曾在活动的组织和管理过程中的遇到的若干教训和经验拿出来和大家交流，以求大家互相扶持，共同进步。由于活动的种类繁多，
2、本文所论述的活动种类主要包括各种大中型演出活动、公关活动、赛事、促销活动、客户答谢会（联谊会）、各种派对、时装发布会等参与人数在200人以上的活动。其他类型的活动在这里就不加详述，但大多都有相通之处，只是大同小异而已。一现在大型活动的组织与管理中的典型问题1、劳动强度大：由于没有一个合理而科学的管理和执行规划，往往是事到临头才找人去做，所以在活动期间内人员的体力和脑力严重超支，往往每天只能睡几个小时或者根本就没有睡眠时间。2、财务预算超支：由于没有对活动过程中的各种支出做出一个比较详细而严密的预算，所以在活动的执行期间往往会冒出很多预算之外的支出，使活动结果的结算时严重超支。3、活动过程混乱：
3、由于在活动执行前期的分工混乱，缺乏规范的管理，直接造成活动执行过程中的人员调配、流程执行等环节的混乱，严重影响了活动质量。4、管理观念落后：现在很多活动的组织、承办方的负责人有很多都认为，做活动本来就是一个繁杂的事情，活动过程就应该乱、就应该忙、就应该累，他们把活动执行过程中容易出现突发事件、事务繁多、时间集中的特点当作一种忙、乱、累场面的必然理由。殊不知，科学管理的实施初衷和基本作用就是为了防止和应付计划执行过程中的突发事件，尽量减少突发事件对计划执行的影响。我们今天提出提高活动管理效率的目的，也正是科学地研究活动执行过程中的方方面面，以求提前规划，科学执行，尽量减少我们现在所出现的不必要的
4、人力、物力和财力的浪费，从而也最终提高活动的质量。二举办大型活动的相关程序和法律规定（一）活动策划阶段从程序上说，大型活动策划和实施，要按照科学的管理步骤来执行：第一，立项。第二，进行调查和可行性研究。第三，提炼主题，进行创意。第四，方案论证。因为关于活动策划并不是本文的重点，所以在这里就不加详述了。（二）办理审批手续根据中华人民共和国行政许可法第二十九条规定，公民、法人或者其他组织从事特定活动，依法需要取得行政许可的，应当向行政机关提出申请，待取得相关部门批准后方可实施。但我们一般常见的活动，主要需要报批的主要有文化厅（局）、公安、消防和环卫四个部门，其他的申报行政机关也有可能出现，但通常机
5、会比较少，主要以上面四个机关居多。具体情况如下：1、需要向地方文化部门报批的方面。需要向地方文化部门报批的主要是活动中的演出方面，由于大多活动都或多或少带有一定的表演内容，根据营业性演出管理条例实施细则第三十条规定任何单位举办营业性演出活动，都应当委托演出公司承办，并按照规定办理审批手续。营业性演出管理条例第三十二条规定，占用公园、广场、街道、宾馆、饭店、体育场（馆）或者其他非营业性演出场所举办营业性演出活动的，应当报经当地县级以上地方人民政府文化行政部门、公安机关和其他有关部门批准。申请时应提交的文件有：（1）演出申请书；（2）与演出相关的各类演出合同文本；（3）演出节目内容材料；（4）营业
6、性文艺表演团体的演出证。营业性演出管理条例所称营业性演出包括下列方式：（1）售票或者包场的；（2）支付演出单位或者个人报酬的；（3）以演出为媒介进行广告宣传或者产品促销的；（4）有赞助或者捐助的；（5）以其他经营方式组织演出的。其他有关详细规定请参阅营业性演出管理条例和营业性演出管理条例实施细则。2、关于公安部门的报批为了保证各项活动的正常进行，维护社会治安秩序和公共安全，保护公民、法人和其他组织的合法权益，公民、法人或其他组织在举行活动之前必须报县级以上公安部门申请批准。申请时提交一下文件：（1）活动方案和说明；（2）活动安全保卫工作方案；（3）场地管理者出具的同意使用证明；（4）申请人身份
7、证明及无违法犯罪记录等；（5）法律、法规和规章规定须经有关主管部门批准的活动，应当同时提交有关批准文件。其中活动安全保卫工作方案主要包括：（1）活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式；（2）安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志；（3）场地建筑和设施的消防、安全情况；（4）入场票证的管理、查验措施；（5）场地人员的核定容量；（6）迅速疏散人员的预备措施。以上方面最易被人疏忽的是入场票证的管理、查验措施。特别是在举办各种类型的售票演出和活动的时候，入场票证必须经过公安部门的防伪监制，即使各种工作人员佩戴的工作证件也须经公安部门查验。另外在活动的参加人员数量方面，群众性文化体育活动的参加
8、人数在二百人以上三千人以下的，由县级公安机关许可；人数在三千人以上的，由地（市）级公安机关许可；跨地区的群众性文化体育活动，由共同的上一级公安机关许可。作出许可的公安机关应当向上一级公安机关备案。公安机关对二百人以下的群众性文化体育活动进行监督检查。其他有关公安报批方面的详细规定请参阅群众性文化体育活动治安管理办法。3、关于环卫部门的审批对于环卫部门主要是针对户外的一些横幅、竖幅等与市容和环境有关的宣传方面的审批。其他的详细规定可到环卫部门咨询。4、关于消防部门的审批消防部门主要针对活动场地的消防设施和措施进行审查，像户外的空飘、气球等方面也属于消防的审查范围。另外在各种活动中的舞台或展位搭建
9、方案包括效果图、平面图、电路图等都要经过主办单位或消防部门的审批。中华人民共和国消防法第十三条规定，举办大型集会、焰火晚会、灯会等群众性活动，具有火灾危险的，主办单位应当制定灭火和应急疏散预案，落实消防安全措施，并向公安消防机构申报，经公安消防机构对活动现场进行消防安全检查合格后，方可举办。详细规定请参阅中华人民共和国消防法或到有关消防部门咨询。以上只是一些在举办活动中最常见的相关法规和申报程序，但在实际过程中一定会遇到更多的问题，在这里也不便一一列出，只是希望大家在举办活动之前多方考虑，多方咨询，特别活动中有特殊内容时一定要预先征得相关部门的同意，以免出现不必要的麻烦。（三）联系场地、参与主
10、体人员等，并签订相关合同在这里需要说明的是，有些申报手续需要提供场地、人员等相关合同，所以在程序的先后上并不固定，我们可以根据实际情况做出适当调整。为了保证活动的顺利开展，并依法维护各方的正当权益，我们在联系相关事物时一定要签订合同。而对于合同的相关签订事项在这里就不赘述了。（四）拟定活动筹备计划。凡事预则立，不预则废。活动筹备计划是有效地协调各项工作、推动各项工作顺利进行的最重要的工具，是项目管理活动的首要环节。抓住这个环节，就可以提挈全局。所以活动筹备计划是活动成败的关键性因素之一。活动筹备计划主要包括以下几项内容：1、工作计划。也称实施计划。是为了活动项目最终实现而制定的实施方案，要说明
11、以什么方法组织实施活动，需要做什么样的工作，如何利用各方面资源达到最佳效果等。2、人员组织计划。主要表明各子项目中的各项工作有谁来负责，以及相互关系。在这份计划中，通常都采用框图式构架，各项工作、负责人、具体情况等内容都集中在一起，制作一个人员组织计划表。可以让工作人员一目了然。3、活动进度计划。根据活动的正式开始时间和筹备工作正式开展的时间，对筹备工作的各项任务列定工作进程计划。通常情况下，指定活动进度计划时会采用框图式构架。4、财务预算计划。对于活动实施过程中的各项费用预算。5、文件档案管理计划。因为在每次活动过程中都会产生很多的相关文件和档案，如在活动审批过程中的行政文件和与相关单位签定
12、的合同等。这些文件档案在整个活动过程中的作用非常关键，可以说是活动赖以开展的前提条件。所以对于文件和档案的管理在活动筹备前期就要安排妥当，最好安排专人负责。6、应急计划。这方面是很多活动的主办方最容易忽略的地方，一方面是因为活动过程中出现的突发事件不太容易让人把握，应急计划不知该从何入手；另一方面也在于大多数活动组织者对活动的风险管理没有一个清晰的认识，在意识里还没有风险管理的概念。但是大型活动一般都具有筹备时间长、涉及人员多等特点，在这个过程中难以保证每个人都不出问题、每件事情都进展顺利。所以，一份相对严密的应急计划还是不能少的。活动的筹备计划可分为概念性计划和详细性计划二种形式：1、概念性
13、计划，是确定初步的工作分解结构计划，规定了活动的主要计划因素界限和重点。也叫自上而下的计划。2、详细性计划，通常叫由下而上的计划，是制定详细的工作分解结构计划，详细到每一项具体任务。详细计划制定了活动的详细范围。在制定活动筹备计划的时候，一般情况下由项目负责人制定整体工作方案，即概念性计划；然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的详细计划，再交于项目负责人进行计划汇总，以此控制整个活动进程。因为一次活动的组织，特别是大型活动的组织，需要我们准备的事情的确很多、很乱，有时候即使大家都坐下来想也未必能考虑齐全，但是如果不事前把该做的事情都准备好，那么到了活动开始的现场就一定会方寸大乱。所以
14、，怎样把活动现场需要考虑到的事情都考虑到，并在活动开始前都准备妥当就成了活动能否顺利进行的关键。我觉得应该从以下几个方面着手：1、“好记性不如一个烂笔头”。把应该做的工作都记在纸上，白纸黑字清清楚楚。活动前期以活动内容为核心，按照严格的逻辑顺序和合理的项目分类把围绕活动内容而需要开展和准备的活动一一罗列，然后再从每个活动入手，把其中有可能涉及到的事物和可能遇到的突法事件全部展开，根据活动的具体性质制作一个“活动现场事物预置表”（表样如附件1）。然后按照这张表上的内容对会前工作严格实施。2、头脑风暴法“头脑风暴法”是广告创意中比较常用的思维方法，由于对于活动现场的各种事物和突发事件的准备和预防是
15、一件很繁杂的事，每个人并不能保证把所有的东西都考虑进去，所以在这个时候运用“头脑风暴法”发动所有人的智慧就有可能让前期准备趋于完善。3、及时吸取教训，善于总结经验由于各种大型活动的复杂性，保证每次活动都开展的顺顺利利、一点都不失误几乎是一件不可能的事情，每次总会出现未曾预料的事情和疏忽的方面。所以在每次活动过后及时地整理在活动过程中出现的失误、总结活动中创造的先进经验就显得犹为重要。所谓“吃一堑、长一智”，这次的失误下次坚决不能再出现，这次的经验下次一定更好的运用。这就为我们以后的活动管理积累了良好的基础。（五）活动的实施阶段活动的实施阶段是整个活动过程中最重要的部分，活动的成败就在此，这部分也将是本文主要探讨的地方。现在很多的活动在实施过程中都是靠主办方的经验来进行管理，从而无形中导致了活动实施过程中风险系数的增高。为了提高活动实施阶段的管理效率，应该实施操作程序的管理。程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理，因而实施设计，重要的是设计出操作的规范程序。这一点会在下面单独介绍。（六）活动的评估和总结
