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1、第十五章秘书工作职责标准第一节秘书的工作任务秘书工作任务繁多，大体可分类如下：一、管理文件管理文件要做到文件不丢失、不混乱、不积压、不损坏，这是秘书的基本工作。管好文件不仅要有具体科学的登记和分类，而且还要具体阅读文件，最好能做到烂熟于胸，至少要能刚好查询。最终要擅长沙里淘金，把重要的文件挑出来，供领导参阅。二、支配活动支配活动有几个层次：首先是日常活动，其次是特别活动，如开会、约谈、会见；再次是支配出差。各类支配要有张有弛，连接合理，科学奇妙，关键要适应领导特点，目的是既能提高领导的工作效率，又能使领导有尽可能多的机会驾驭各种状况，使领导劳逸结合而不致疲于奔命。三、对外联络领导不行能也毋需事
2、必躬亲。许多事都要靠秘书去联络。如领导与领导之间，领导与其他秘书人员之间，领导与机关之间，领导与本系统内、外单位之间，都应当有广泛的联系，须要广交挚友，不能做孤家寡人。自己去跑是一个途径，但更多的则需秘书作桥梁。四、了解状况秘书应是领导的状况采集器。了解状况的渠道有看文件、听会、听汇报、交挚友或者收集各种信息，另外就是搞调查。秘书要成为领导的一个重要、牢靠、精确、刚好的信息源。五、起草文稿一般来讲，领导的讲话稿应当自己来写或组织特地人员起草，但秘书并不是无事可做。如事先参与探讨探讨酝酿提纲，这就是很重要的事情。形成思想后，有的比较正式的讲话，要形成文字；还有，就是领导讲完之后整理成文，或者对别
3、人整理的东西进行加工核准，形成一个比较精确的材料。六、参谋询问秘书知道的事情许多，除个别绝密亲启件外，领导知道的，秘书大多知道。所以说秘书有条件发挥参谋询问作用，但要把握好分寸，不要把自己的观点强加给领导。七、把关堵漏在工作中，领导往往抓一些大方面，小的方面就要秘书来把关堵漏。比如有时候状况比较紧急，领导指责人过头了，秘书就要起缓冲、劝慰作用；领导讲话讲得不全或者不精确，秘书就要将其补齐、补全、补准，总之，就是要把事情做得尽可能完善。八、处理事务秘书有许多事务性的事要做，比如接待客人，拆阅书信以及领东西、看病等。某种程度上，秘书要起管家的作用。其次节秘书的工作原则一、精确原则秘书是领导的助手，
4、秘书部门的任何工作都关联着领导机关的工作，文秘工作是领导工作的重要组成部分，而领导工作总带全局性和广泛性，可以说，秘书工作的精确性，相当程度地保证了领导工作的精确性，保证了领导工作的正常运转。且不说中心和省市机关，即使作出一项确定也常常涉及数十人的问题。有时一字之差便造成严峻后果，正是“差之毫厘，失之千里”。假如差错出在关键之处，影响就更大了。因此，文秘工作必需有仔细的看法，过细的作风。精确性的要求是：办文要准，办事要稳，状况要实，办法要慎；切忌丢三忘四、粗枝大叶、马马虎虎、心中多数。二、快速原则秘书工作的快速原则是由秘书工作的特点确定的。秘书处理工作的快慢、效率的凹凸，往往干脆影响领导工作的
5、进展，关系到整个工作机器的运转。有时会因为办事不刚好，丢失良机，贻误大事，甚至造成严峻后果。快速的要求是工作刚好、高效，尽可能缩短办文办事时限。文书处理工作提高效率的出路，一是要作风过硬，切忌拖拖拉拉，疲疲沓沓，松散懈怠，拖泥带水；二是变更工作手段，实行办公自动化，利用电脑等现代化技术办理一些能办的事情，例如屏幕编辑、电话传真、检索资料等等。三、求实原则求实是一切工作的准则，秘书工作是为领导决策供应依据的，尤其应当实事求是，否则就可能造成领导工作的失误。秘书工作必需敬重客观事实，不仅不能脱离社会实际状况，而且更不能为了个人或小团体的利益弄虚作假。求实的要求是：一是一，二是二，不夸大，不缩小，老
6、醇厚实，实实在在；切忌脱离实际、主观臆断、弄虚作假、谎报状况，夹杂个人情感，报喜不报忧，甚至不惜捏造事实等。四、保密原则秘书部门是机要部门。各级秘书人员，常常接触领导和一些重要文件，参与一些重要会议，了解一些重要机密，因而即使在基层单位，秘书和秘书部门都可能驾驭一些机密大事或其他属于不公开的事宜。因此，保密不仅是文秘工作必需遵守的准则，同时也是秘书部门的一项职责。保密的要求是：一是在工作中实行措施保证文件、资料的平安，如在包装、运转、拆封、知密范围和传达中制定平安措施；二是秘书人员要保证自己知密不泄密，做到守口如瓶、滴水不漏，提高警惕，严守纪律；切忌麻痹大意，掉以轻心，或为了炫耀而“露一手，吹
7、几句”。第三节秘书工作的特点一、协助性“协助性”是与“主导性”相对而言的。从管理系统看，领导处于主导地位，属于决策管理中心；秘书机构处于附属地位，是干脆帮助决策管理中心的协助机构。也就是说，新时期的秘书机构不能脱离领导而独立存在，秘书工作具有协助性(有人称“从属性”)。它表现在：其一，全部的现代秘书工作都要围绕领导工作绽开，领导工作涉及到哪里，它的工作范围就要扩大或延长到哪里；其二，现代秘书人员能参与领导成员的各种会议并共同探讨问题，能提出各种解决问题的方案，但只有发言权而无表决权，更无确定权；其三，现代秘书人员在处理任何问题时，只能依据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主见，自
8、行其是。秘书工作的协助性，是指与领导站在同一层次上供应全面性的协助。虽然秘书与领导的职位不同，但在协助时不是站在上一级层次或下一级层次上，而是与领导处于同一层面上。协助领导的职能不限于秘书机构，如职能机构常常向领导供应资料和建议，但它们多限于该部门的业务范围；而秘书机构的协助，则要立足于本单位的全局，要在剧烈的战略意识指导下，想领导之所想，急领导之所急，供应全方位、全过程的协助。二、被动性秘书工作的被动性，是由秘书工作的从属性特点和服务宗旨所确定的，也是一个客观存在。秘书工作总是围围着领导工作的须要而进行，很少能完全依据自己的意愿支配工作，因而常常处于被动的地位。虽然在有的状况下，秘书人员也能
9、主动做一些事情，主动提出一些建议，主动支配一些工作，但是从总的来讲，秘书工作是被动的。在多数状况下，秘书人员无法事先支配下一个月或下一年度要处理多少问题，办多少事情，做多少工作，这要依据领导机关和领导同志的工作须要来确定，事情来了就办，没有时就可以干别的。无论有事没事，秘书人员都应时刻坚守岗位，打算执行任务。三、综合性秘书工作的综合性，是由秘书机构的综合性确定的。如前所述，现代秘书机构属综合性机构，它不像业务部门那样各司其职，各负其责，分管某个方面的工作，但要对各部门工作有所了解，协调其间的关系，将其联系成一个有机的整体，并对整个单位或整个企业工作负责。这就须要站在全局性的立场上，时时到处用综
10、合的眼光视察和思索问题，具备较强的综合实力。现代秘书机构作为沟通上下左右的部门，上情下达，下情上达，内外疏通，各方平衡，离不开它；管理的、经济的、科学文化的，各项工作离不开它。要把这些工作做得好，做得快，同样要统筹规划，综合处理。四、机密性秘书工作是为各级领导服务的，它是各级领导的参谋和助手，常常参与探讨各种机密问题，又负责各种机密文件的起草和保管工作，因而秘书工作具有高度的机密性。由于工作须要，秘书常常比其他工作人员早知道一些上级的意图，在这些方针政策以及意图没向全体人员公布之前(包括酝酿制定过程)属于机密；由于工作须要，秘书工作人员往往了解工作中的重要状况，各种统计数字以及人事调动等状况，
11、也都是机密；因为参与一些重要会议，了解到领导集体在探讨问题中的一些不同观点与未定事项；因为起草文件，必定会接触到上级颁发的各种不同密级的文电资料，了解到有关不宜公开的状况材料；而秘书经手的机关公文，本身大多数也有其特定的对象，肯定的阅读、处理范围，即有肯定的机密性。全部这些，秘书人员都应当严守机密，严格执行国家有关保密制度，对不应公开的状况守口如瓶，对内部探讨的问题如领导中的不同看法不私下散布，引用文件要适用密级把文件的保密把关作为一个必要的手续过程，以免漫不经心造成差错。五、事务性秘书是办事的，事务工作的量很大，而且各项工作内容都特别具体。收发登记，起草文书，打印校对，接听电话，迎来送往，派
12、车买票，支配食宿，都得一件一件去办，而办事又总与“细”、“繁”、“杂”、“忙”连在一起。秘书人员工作辛苦，与其事务性分不开。秘书人员要相识到只有搞好事务工作，部门内部秩序井然，与外单位渠道畅通，才能使部门职能正常发挥，立于不败之地；只有搞好事务工作，才能使单位领导人从事务中摆脱出来，集中时间和精力想大事，干实事，更高效地进行领导。因此，现代秘书人员要充分相识事务性的意义，不畏繁杂，不嫌琐碎，踏踏实实地做好每件不惹眼的工作。第四节秘书工作的作用一、领导助手的作用秘书工作之所以重要，是因为它干脆为领导服务，干脆关系和影响着领导的工作，起着领导助手的作用。这是秘书工作的本性，任何地方、任何时候都不会
13、变更。二、领导参谋的作用在实现秘书工作的四个转变中，第一个转变是，从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策，这就要求秘书首先要留意发挥参谋作用。给领导当参谋，是领导对秘书高度信任的表现，也是对秘书工作提出的高要求。参谋作用体现在秘书工作各个方面，如帮助领导支配好工作布局；为肯定时期的重点工作、重要会议和活动制定措施、步骤，供领导考虑；文件来了不是原封不动送交领导，充当二传手，而是事先经过探讨，提出参考看法(最好提出两种以上供领导选择)；对要办的事，除依据了解到的状况确定应怎么办外，还可设计几种做法，估量带来怎样的效果，然后请领导定夺。三、沟通上下、协调左右的枢纽作用从中心到地方，任何一个部门或
14、单位，都设有肯定数量的、职责分明的机构，其级别不同，既相互联系又具肯定的独立性，形成一个困难的网络。秘书机构在这个网络中处于中心位置，起着枢纽作用。秘书工作的枢纽作用，从纵向上，是做好承上启下、上传下达工作。秘书机构驾驭着大量的、各种各样的信息，上级的精神通过这里传达下去，基层的动向通过这里反馈上来。从横向上，是做好单位各职能部门的协调、平衡工作。所以有的书说：“秘书部门是来自上下左右的各种状况、资料、函件、信息的集散地，是领导工作指挥、联络系统的开关，是协调上下、沟通左右联系的桥梁”。秘书工作的枢纽作用能否充分发挥，关键在于是否实行科学管理，是否理顺各种关系。这项任务特别繁重，须花大力气才能
15、做好。四、帮助领导进行信息反馈的耳目作用耳目作用的原意是把看到、听到的状况刚好向领导反映。当然，这还不够，还应包括主动开展工作，把领导的意图传达出去，进行信息反馈。做领导者的耳目，就要调查探讨，搜集信息。其信息来源主要有两方面，一是来自下面的实际工作状况和动态反映，二是来自上级的指示精神和外地区、外单位的阅历。秘书机构除要获得精确、刚好、全面的信息外，还要经过仔细的综合处理，提取有价值的信息。也就是说，驾驭的信息面要广、量要大，但反映给领导的则要少、要精，信息不在于字多字少，话多话少，而在于是否抓到了点子上。只要抓到了点子上，就有助于领导作出决策。领导作出决策后，秘书还要在贯彻、落实决策过程中，将执行的状况、成果、阅历以及存在的问题刚好向领导反馈，充当领导的耳目。信息、决策、执行、反馈、再决策是沿着一个循环系统运动和上升的，秘书工作的任务就是要组织和完成这种循环。五、领导机关的门面作用秘书机构素有“关口”、“窗口”之称。说它是“关口”，是因为文件、信息的上承下达都要经过这里传递和输送，它要把文字关、用印关、保密关等好些关。说它是“窗口”，是因为内外联系，来信来访，各方商洽工作，大都由秘书机构出面办理，人们往往把它们看成是代表领导的。因此，秘书机构和秘书人员的形象如何，影响很大。有人反映某些单位官僚主义严峻。这与所接触的人的作风有关，而这个“接触人”往往是秘书人
