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1、办公室职务说明书目 录办公室主任职务说明书1办公室后勤副主任职务说明书4办公室行政副主任职务说明书6办公室行政秘书职务说明书8办公室文字秘书职务说明书10办公室文印职务说明书12办公室房产管理职务说明书14办公室网络管理职务说明书16办公室档案主管职务说明书18办公室档案管理职务说明书20办公室出国管理职务说明书22办公室司机岗职务说明书24办公室话务接待管理职务说明书26办公室医务管理职务说明书28办公室维修物业管理职务说明书30办公室维修及库管职务说明书32办公室门卫保安职务说明书34办公室保洁职务说明书36办公室翠办值班职务说明书38办公室主任职务说明书岗位名称办公室主任岗位编号所在部门
2、办公室岗位定员1直接上级总裁职系管理职系直接下级行政副主任、后勤副主任、网络管理、档案资料主管、档案管理所辖人员岗位分析日期2002年6月本职：负责办公室的全面工作，保证公司内部行政管理体系的稳定运行职责与工作任务：职责一职责表述：负责组织制定本部门所承担的行政办公、后勤管理、网络管理以及档案管理的年度工作计划，并完成工作总结工作时间百分比:15%工作任务根据公司领导的要求制定行政办公年度工作计划，并完成工作总结频次：1次/年根据公司领导要求制定后勤管理、网络管理及档案管理年度工作计划，并完成工作总结频次：1次/年职责二职责表述：建立健全公司行政办公制度、后勤管理制度、网络管理制度以及档案管理
3、制度工作时间百分比:20%工作任务建立健全公司收发文制度及其他各项行政办公制度，并组织实施频次：不定期根据上级要求，组织制定公司后勤管理有关制度频次：不定期组织制定公司网络管理的相关制度和办法，并负责公司网络资源使用权限的设置和审批，以及公司级网络信息发布的审批频次：不定期组织制定公司档案管理制度和办法，明确归档要求和程序频次：不定期职责三职责表述：组织公司行政办公制度的落实工作时间百分比：10%工作任务编写办公会议纪要，组织编写年度总结及重要报告，并督办、检查各部门对公司级会议决定、决议、指示的落实情况频次：日常配合编写质量体系文件频次：日常组织完成中电报道、公司年度大事记、文件汇编等工作频
4、次：日常根据部门年度工作计划，督促指导下属完成会议、宣传、车辆管理、接待工作、领导公务日程安排及其他行政事务工作频次：日常职责四职责表述：组织后勤工作的落实工作时间百分比：5 %工作任务按照年度工作计划，指导后勤工作的落实，处理突发事件频次：不定期在授权范围（10万元）内，对供暖、供水、供电、防水、装修等工程的方案和预算的审批；对电话交换机、电梯、计算机及相关设备购置和维护合同的审批。频次：不定期 对授权范围外的上述工作，提出可行性报告及预算方案报总裁或办公会审批频次：不定期 对中层干部通讯费的审批频次：不定期 职责五职责表述： 负责公司网络管理工作的实施和完善工作时间百分比：20 %工作任务
5、组织配合软件开发的前期工作（包括协助确定软件需求方案），督促工作进度和监督质量，协调解决在软件开发中出现的问题，原则问题报总裁或办公会解决频次：不定期 组织完成网络设备、终端设备及管理软件的购置、维护和管理，确保网络的正常运行频次：不定期 职责六职责表述：负责公司档案管理制度的实施 工作时间百分比：20%工作任务落实人员编制及必要的物质条件频次：日常组织建立档案的基础工作频次：日常职责七职责表述：负责内部组织管理工作工作时间百分比：5%工作任务负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行频次：2次/年负责部门队伍建设，选拔、配备、培训、评价本部门人员频次：2次/年负责部门内工作任务分工，合理安
6、排人员频次：1次/年拟定本部门财务预算，控制实际费用支出频次：1次/年职责八职责表述：完成上级交办的其他任务工作时间百分比：5%权力：对公司决定、决议有督办权职责范围内决定权对所属下级的工作有监督、检查权有对直接下级岗位人事管理权对所属下级的考核评价权必要的资料索取权公司车辆的调度权有对各部门安全保卫工作的监督检查权有代表公司与外界有关部门和机构联络的权力权限内的费用审批权对所属下级的工作争议有裁决权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系集团及其他有关单位任职资格：教育水平硕士及以上学历专业管理或与公司业务相关专业培训经历经济、法律、商务知识、外语、企划、信息管理、计算机等培训经验6
7、年以上工作经验，4年以上相关管理岗位工作经验，2年以上相关领导岗位 知识掌握企业行政管理知识，了解法律知识，财务知识、人事知识、商务知识、信息管理知识、计算机知识、档案管理知识及熟悉国家法律法规等技能技巧较强的组织领导和协调能力，较好的实施能力和判断决策能力、较强的口头表达能力和公文报告编写能力，熟练使用计算机办公软件，一定的外语水平其它：使用工具/设备计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜、通讯设备及一般办公设备工作环境独立的办公室工作时间特征正常工作时间，偶尔加班、出差所需记录文档通知、简报、汇报材料、工作计划、工作总结、公司文件、办公文件发放记录、行政费用
8、台帐等备注：办公室后勤副主任职务说明书岗位名称后勤副主任岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级办公室主任职系管理职系直接下级维修物业管理、维修及库管、门卫、保洁、宿舍管理、文印所辖人员岗位分析日期2002年6月本职：负责公司后勤管理工作职责与工作任务：职责一职责表述：协助办公室主任制定部门工作计划，主持制定分管业务工作计划，督促检查计划的实施工作时间百分比：20%工作任务协助办公室主任制定部门年度工作计划频次：2次/年制定所分管工作计划并组织落实，完成分管工作总结频次：2次/年职责二职责表述：负责公司消防、保卫、绿化、保洁等工作工作时间百分比：15%工作任务负责联系和参加街道、区及上级相关部
9、门的有关会议并贯彻会议精神频次：不定期组织落实消防器材和措施检查，确保办公区的安全频次：不定期制定公司消防、保卫、绿化、保洁规章制度并组织实施频次：日常职责三职责表述：负责公司午餐的联系管理工作时间百分比：20%工作任务负责联系供餐商，根据职工需要随时更换频次：日常负责组织公司餐厅的管理和保洁频次：日常职责四职责表述：负责组织公司维修计划的实施和急修事件的处理工作时间百分比：15%工作任务负责根据年度计划草拟大修和维修合同，提交审批频次：2次/年负责合同执行的管理和工程质量的检查频次：2次/年职责五职责表述：负责公司供暖工作的管理工作时间百分比：15%工作任务根据国家有关政策，制定公司实施办法
10、频次：不定期解决收取供暖费方面的问题频次：不定期职责六职责表述：完成上级交办的其他任务工作时间百分比：15%权力：对部门工作的建议权对分管工作的管理权有对各部门安全保卫工作的监督检查权对直接下级的工作有监督、检查权对直接下级的考核评价权有对直接下级岗位人事管理权对直接下级的工作争议有裁决权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系街道、区、国机集团等任职资格：教育水平大学本科及以上学历专业管理专业或与公司业务相关专业培训经历行政管理知识培训、物业管理知识培训、消防安全知识培训、经验5年以上工作经验，3年以上相关业务岗位工作经验，1年以上管理工作经验知识掌握企业行政管理知识，具备一定的工程
11、管理知识、物业管理知识技能技巧一般使用计算机办公软件，具备一定的口头表达能力、公文报告撰写能力、组织协调能力其它：使用工具/设备计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜、通讯设备及一般办公设备工作环境一般工作环境工作时间特征正常工作时间，偶尔加班所需记录文档后勤工作计划和工作总结、维修记录、办公用品主要供应商名单、物业管理台帐等备注：办公室行政副主任职务说明书岗位名称行政副主任岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级办公室主任职系管理职系直接下级行政秘书、文字秘书、话务接待、司机、出国管理、医务管理、房产管理所辖人员岗位分析日期2002年6月本职：负责公司日常行政
12、事务管理工作职责与工作任务：职责一职责表述：协助办公室主任制定部门工作计划主持制定分管业务工作计划，督促检查计划的实施工作时间百分比：20%工作任务协助办公室主任制定部门年度工作计划频次：2次/年制定所分管工作计划并组织落实，完成分管工作总结频次：2次/年职责二职责表述：负责组织公司重要会议、办公会等工作工作时间百分比：15%工作任务制定公司会议管理规定频次：不定期定期编制公司会议计划安排频次：不定期作好会议的组织和管理频次：全年 职责三职责表述：负责公司企业形象方案的策划和实施管理工作时间百分比：20%工作任务负责参与企划方案的制定频次：日常负责组织企划方案的实施频次：日常职责四职责表述：负
13、责公司广告、各类学会协会、各类媒体宣传的管理工作时间百分比：15%工作任务负责编制统一的宣传形式、口径、内容。频次：2次/年负责组织对外宣传资料的统计、整理和归档频次：2次/年职责五职责表述：负责公司医务、话务、车辆、领导公务工作的管理工作时间百分比：15%工作任务根据公司实际情况，制定医务、话务、车辆、领导公务工作相关规定频次：不定期处理工作中出现的突发事件频次：不定期职责六职责表述：完成上级交办的其他任务工作时间百分比：15%权力：对部门工作的建议权对分管工作的管理权对直接下级的工作有监督、检查权对直接下级的考核评价权有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩建议权权限内费用审批权对直接下级的工作争议有裁决权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系集团及相关部门等任职资格：教育水平大学本科及以上学历专业管理专业或与公司业务相关专业培训经历企业管理知识培训、经验5年以上工作经验，3年以上相关业务岗位工作经验，1年以上管理工作经验知识掌握企业行政管理知识，具备一定的商务知识、企划知识、文秘知识技能技巧一般使用计算机办公软件，具备较好的口头表达能力、公文报告撰写能力、具备较好的社交能力和组织协调能力其它：使用工具/设备计
