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1、医药代表典型病例征集活动管 理程序SOP03标准运作流程医药代表典型病例征集活动管理程序页码：2/6生效/更新：2012-10-15目的：本程序用于规范，典型病历收集活动时的管理4X3程序。适用范围： 本程序适用于1. 所有营销区域2. 所有大区经理、区域经理、销售主管、医药代表3. 医学市场部总监、产品经理、产品推广专员 定义：典型病历收集活动是指 以继教方式，向医生提 供相关资料，向使用过产品的医生有奖收集典型病历 并获学分的活动。典型病历收集活动是由中国医师协 会发起，药业赞助，为广大外科科等科室医生提高诊 治技能，以获得更好的临床疗效的社会公益性活动。 推广目标：通过医生对产品相关典型
2、案例的书面性总 结，形成医生对产品的进一步自我认同。促进后续对产品的忠诚度，同时典型病例将成为后续对其他医生 进行推广的具备说服力的武器。SOP03标准运作流程医药代表典型病例征集活动管理程序页码：3/6生效/更新：2012-10-15典型病历收集活动计划1. 各区域在年度预算时，提出需要开展的典型病历收 集活动的具体计划和预算，提交给市场部评估。2. 市场部收集各区域的计划和预算，进行总体评估， 形成年度市场计划和预算，提交销售公司总经理批 准，并报集团总经理审核批准后方可执行。3. 经过批准的区域活动计划需要市场部和各区域进行 月度的分解，形成月度执行计划。4. 各区域在进行下月工作计划时
3、，应于上月25日前提 交区域推广会议的具体计划，交市场部批复后方可执行，否则不列支市场部预算范围。典型病历收集活动举办前提条件1. 有区域推广活动的计划和预算支持。2. 在区域范围内有足够已开发的医院、科室（本次活 动以普外、骨外、妇产科医生为主）。3. 参加的医生为已经和将要处方公司产品或未来能够形成处方的医生。4. 病历疾病范围限定为外科手术相关疾病的治疗，治疗方案中使用产品。5. 每位代表要完成10个病历的收集任务病历收集工作SOP03标准运作流程医药代表典型病例征集活动管理程序页码：4/6生效/更新：2012-10-15截至2013 年9月30 日。6. 病历收集工作完成后进行典型病历
4、评选，评选结果 并颁奖。典型病历收集活动会申请1. 在经过市场部确认区域典型病历收集活动的具体计划，以及典型病历收集活动开展符合举办的前提条件时，区域经理提出详细的活动申请和借款申请（需要借款时）。2. 申请需经区域上级主管和市场部的联合批准。3. 批准后，区域将相关文件交财务部借款。4. 所有这些手续的责任人均为负责会议的区域经理。典型病历收集活动的组织 整个活动的组织由所在区的区域经理负责。会议在组织的过程应确定以下事项：1.活动的性质：是由中国医师协会发起，赞助，为广SOP03标准运作流程医药代表典型病例征集活动管理程序页码：5/6生效/更新：2012-10-15大外科系列科室医生提高诊
5、治技能，以获得更好的临床疗效的社会公益性活动。2. 活动形式：每位代表要完成 10个病历的收集任务。3. 活动主体：已经处方公司产品的医生是此次活动的主体。4. 活动服务：药业股份有限公司的市场、销售人员。5. 活动时间：区域在预定时间内完成区域典型病历收集，各代表活动时间由代表报区域经理确定。活动时须充分考虑医生完成的可能性，提高获得典型病历的成功率。6. 活动地点：代表和区域经理商议确定。7.人员范围参加的医生为已经和将要处方公司产品或未来能够形成处方的医生。8.活动负责人：区域经理。典型病历收集活动实施步骤1. 发布征集病历通知、相关竞赛规则。2. 区域经理负责将活动的规则与具体信息、任
6、务和要求布置落实到具体的代表。3. 代表负责将活动的规则与具体信息传递给医生。4. 每位代表要完成 10个病历的收集任务。SOP03标准运作流程医药代表典型病例征集活动管理程序页码：6/6生效/更新：2012-10-155.请相关专家对收集的病历进行评选。6.颁布获奖信息，并举办授奖、授学分等相应活动。7. 活动评估。典型病历收集活动的评估总结1. 病历收集完成率2. 病历获奖率典型病历收集活动的跟踪1. 在一周时间内由区域经理/产品主管协防抽查病历所有参与医生，询问活动相关效果病历真实性。2. 给参与医生奖品、学分。3. 对所有参与医生表示感谢。典型病历收集活动报账1.会议结束后一周时间内，
7、区域经理应提交会议总结 填写报账单和附上相关合法的发票交上级和市场部 联合审批。2.区域经理将审批的报账文件交财务部销账。3. 未能在一月内报账的，财务部将在区域经理的奖金或其他款项中（除工资）全额扣除该会议的借款。SOP03标准运作流程医药代表典型病例征集活动管理程序页码：刀6生效/更新：2012-10-15SOP03标准运作流程医药代表典型病例征集活动管理程序页码：8/6生效/更新：2012-10-152012年：典型病例征集活动计划审批流程序号部门岗位 流程步骤1医生相关信息2地区年度计划3区域计划汇总4审核修改方案5反馈确认意见6调整整合方案7确认年度计划8执行控制9申请10审批11借
8、款12执行13核销医药代表区域经理产品主管大区经理销售副总市场经理公司销售 总经理公司财务5 医生相关信息：主要包括：医生职称、职务、科室、手数量量、医生其他相关信息等起草审核批准确认年度计划：需销售公司总经理最终批准方能执行修改整合方案：需大区经理、销售副总、市场部经理共同交流讨论 执行：区域经理是活动的责任人，在区域经理统筹下，产品主管业务指导; 病例质量控制：由学术专员及市场部产品经理负责备注:1234SOP03标准运作流程医药代表典型病例征集活动管理程序页码：9/6生效/更新：2012-10-152012 年： “痹症系列产品”典型病例征集活动计划审批流程执行步骤说明流程步 骤执行描述
9、时间1医生相 关信息由医药代表收集、完成， 并向上级报告2地区年 度计划区域经理/产品主管评估 确定，制定年度计划3区域计 划汇总大区经理/产品主管审核 汇总年度推广计划4审核修 改方案市场经理/销售总监/大 区经理修正计划、方案5反馈确 认意见反馈大区/地区/产品主 管，听取反馈信息6调整整将反馈信息进行讨论、调SOP03标准运作流程医药代表典型病例征集活动管理程序页码：10/6生效/更新：2012-10-15合方案整7确认年 度计划确认年度市场推广计划8执行控 制市场总监控制推广执行 进度并实时调整9申请区域经理按月度计划进 行申请10审批大区经理、销售总监、市 场总监审批月度计划11借款
10、区域经理借款，并对费用 负责12执行以区域经理为核心按计 划实施执行13核销活动完成后，列请费用明 细，按时进行核销备注：1. “年度/月度计划”需要有文字报告2. 每项活动需附参加活动医生详细资料3. 活动结束后需经行评估，主要针对病历收集完SOP03标准运作流程医药代表典型病例征集活动管理程序页码：11/6生效/更新：2012-10-15成率、质量、获奖率等评估起草审 核批 准SOP03标准运作流程医药代表典型病例征集活动管理程序页码：12/6生效/更新：2012-10-152012 年： “痹症系列产品”典型病例征集活动流程执行步骤序号部门岗位 流程步骤1活动发起2信息传递3落实信息（医
11、生）4病历收集5典型病历评选6授奖、授学分7评估医药代表区域经理产品主管大区经理销售副总市场经理公司销售 总经理处方医生管 理系统备注：12起草审核批准红色方框为中国医师协会，市场部汇总的所有病历交医师协会，典型病历评奖将由医师协会组织相关专家进行 授奖、授予学分，药业销售人员是受中国医师协会的委托实施完成 3 评估有代表逐级评估，并向上一级汇报，活动中出现的问题，相关上级将逐级向下级传达、反馈SOP03标准运作流程医药代表典型病例征集活动管理程序页码：13/6生效/更新：2012-10-152012 年：典型病例征集活动流程执行步骤说明流程步 骤执行描述时间活动发 起中国医师协会发起，药业
12、赞助，医学市场部内部传 递信息，并实施培训与动 员信息传 递在地区经理、学术专员的 培训指导下，由药业代表SOP03标准运作流程医药代表典型病例征集活动管理程序页码：14/6生效/更新：2012-10-15将信息与资料传递给医 生，必要时地区经理亲自 参与。具体落 实每位代表将落实参加活 动的医生，逐级汇报最终 至管理系统，难重点客 户，地区经理亲自参与实 施。病历收 集每位代表要完成10个病 历的收集任务，结果至管 理系统典型病历评选由中国医师协会组织，相 关专家对收集的病历进 行评选授奖、 授学分举办授奖、授学分（国家 二类继续教育学分4分） 等相应活动。评估病历收集完成率、病历收 集获奖率SOP03标准运作流程医药代表典型病例征集活动管理程序页码：15/6生效/更新：2012-10-15备注：1. 典型病例征集活动是中国医师协会主办的一次继 教项目，药业是唯一赞助商2. 医生是典型病历收集活动的主体，医药代表是与医 生沟通交流主要责任人，地区经理是管理上的第一 责任人起草
