《2023年商务会议接待筹备》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2023年商务会议接待筹备（10页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、2023年商务会议接待筹备 商务会议接待筹备 第一步：商务会议服务的筹备 （1）与会议承办单位负责人沟通协商,详细了解会议的性质、会议内容、规格档次、举办的具体时间、人数、场地大小、用餐标准、有无旅游安排、会议付款人和付款方式等。 （2）会议服务负责人根据承办单位提供的资料,制定详细的接待方案。方案包括会议的活动安排、时间进程、会场布置、会议宣传等内容。方案确定后,提前2周送递会议承办单位负责人及内部有关部门和人员,然后填写会议通知。 第二步：商务会议服务前的准备 会场布置 1)会场环境布置。会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉,环境整洁,灯光亮度适中。应适当摆放室内植物,控制适宜的室温和气
2、味,选择桌面插花。根据会议内容,还应通过一定的物品和手段,渲染与之相配的气氛。 2)会议台型布置。根据参加会议的人数选择会场大小及台型布置。小型会议可采用圆桌或回字台型;大中型会议可采用礼堂型或教室型。 会议用品准备 1)茶杯。须经过消毒，消毒时间不少于20 分钟；茶杯、杯盖无黄斑、无缺口；茶杯无水迹且光亮。 2)玻璃杯。不得有破损和缺口，杯子清洁、光亮、透明、无指印，并列放在杯垫上。 3)矿泉水。矿泉水瓶无灰尘、密封完好、瓶内无沉淀物、并在保质期内。 4)小毛巾。无斑点和异味、须经过消毒、,消毒时间在20分钟左右。重要会议一律用新的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。 5)毛巾竹篓。不得有破损,每次使
3、用结束后,须用热水浸泡,晒干后保存,以备再次使用。 6)签到台。台布无污迹,无破损。 7)鲜花。新鲜,无枯枝、败叶。 8)热水瓶。表面清洁光亮,无水迹,水温控制在90度以上。 9)挂衣架。清洁完好,无损坏,无缺少。 10)文具。笔,油墨饱满,书写通畅;纸本,干净整洁。 设备设施准备 1)接通计算机与屏幕的数据传输线。 2)调整投影设备,亮度、大小适当。 3)调试话筒效果。 4)安排摄影、摄像位置。 5)调节空调调温器,冬季室内温度控制在18 度左右,夏季室内温度控制在22度左右,并在会前30分钟左右喷洒适量空气清新剂,保持室内空气清新。 第三步：商务会议服务程序 (1)会议迎宾服务 1)会议开
4、始前1小时,迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。来宾到达时应引领到签到处签到。 2)签到时,服务人员应主动微笑问候,询问来宾工作单位,并示意来宾在签到簿适当位置签到,然后引领至会场或休息室。 3)迎接来宾入座时,要面带微笑,用语礼貌,举止大方,手、语并用。 4)冬季,对进入会场的来宾脱下的衣帽,服务人员及时伸手去接,并挂至衣帽架上。 5)提供茶水服务的顺序是先主宾后主人,然后按顺时针方向提供服务。在客人较多的情况下,1人或多人同时服务时,分正反2个方向,但不可将主人放在最后。 6)添加茶水时,倒至七分满,并注意客人的动态,以免发生碰撞。服务过程中,须忙而不乱,快而稳地将茶水送到客人
5、面前。摆放茶杯时,声音要轻,茶杯须放在宾客的右手位置,同时杯柄朝后45度,并说:请用茶。用矿泉水,必须先开瓶盖,再掀杯盖,倒入矿泉水时,矿泉水瓶不得与杯口接触,倒至八分满即可。 (2)会场服务 1)会议开始后,在会议室门口挂上请勿打扰牌子。 2)会议开始后,会议服务员应站立在会场周围,观察所负责区域宾客是否需要服务。 3)服务员一般不得随意出入会议室,确有紧急事项,服务员可用纸条传递信息。 4)送茶水等物品时,应对客人说:请用茶。每隔20分钟加茶水。 5) 会议颁奖或邀请嘉宾上台,由专门礼仪小姐引领。礼仪小姐应走在嘉宾左前方1米处,并微笑示意嘉宾注意行走安全。 6)会议结束时,服务员应立即开启
6、会议室大门,并在门口立岗送客,面带微笑道别。 7)将衣帽架上的衣、帽送还来宾,注意不可出错。检查会议室是否有来宾遗忘的物品,如有发现应立即交还来宾或交领班处理。 (3)会议结束 1)检查会议室内是否有电器设备损坏,发现损坏及时通知设备部进行修复。 2)清理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品,并送到储水间进行清洗。 3)摆放桌椅,恢复原样,进行保洁清扫。 4)关闭所有的照明灯具,空调调节器可微略下降,以备下次会议使用。 5)关闭会议室。 第四步：会场服务的注意事项 1)绝不能因为服务站立时间过长,而倚靠会场墙壁或柱子。 2)在会场服务时应尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人。 3)会场服
7、务过程,语言、动作要轻,避免影响发言者。 4)遵守会场规定,不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。对于所听到的会议内容应保密。 浅谈企业商务接待礼仪 来源:总经理办公室（党办） 作者:黄 俊 2023年8月19日 文章点击数:2663 作为企业，商务接待礼仪是其树立形象的重要“窗口”，是管理水平和员工素质的综合体现。如果企业都能够做到接人待物知书达礼，着装得体，举止文明，彬彬有礼，谈吐高雅，企业就会赢得社会的信赖，理解，支持。反之，如果大家言语粗鲁，衣冠不整，举止失度，接人待物冷若冰霜或傲慢无礼，就会有损企业形象，就会失去客户，失去市场，在竞争中处于不利的地位。过去有个误区，肤浅的认为商务接待就
8、是吃吃喝喝，打牌唱歌，其实不然，深层次的接待更是一种企业“软实力”的展示，一种综合素质的体现，一种智慧的角逐。来访的客人往往从接待过程中的一件小事情上，衡量一个企业的可信度，服务质量和管理水平。接待过程中的一言一行，一举一动都是企业形象的“微量元素”，必不可少，意义重大。 公司总经办作为商务接待的主要部门，也是公司的第一张“名片”，作为承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，面对繁杂的大量商务接待工作，总经办力求周全、准确、适度，避免疏漏和差错，凡是上级领导或重要客人来访，认真拟定接待计划，注重接待细节，从接送到住宿以及会议的安排等都仔细安排，对外充分展示央企葛洲坝五公司的风采，树立
9、了良好的企业形象。从大量的接待实践中发现，商务接待有三个基本原则： 一、 重细节，商务接待精细化原则 牢固树立“商务接待也是生产力”的理念，深刻认识到搞好商务接待不仅是一项工作任务，更是展现公司形象，加强沟通，争取发展机遇的平台。商务接待，细节无处不在，细节决定成败。一个表情、一个手势、一句话语等都蕴涵着细节，商务接待中的细节有着“四两巧拨千斤”的作用。做好细节的一个方面就是“条理性”，做到有条不紊，忙而不乱，滴水不漏。其中一个重要的方法就是提前制定具体计划一定要详尽制定迎接来宾的具体计划，分工明确，责任到人，可有助于使接待工作避免疏漏，减少波折，更好地、按部就班地顺利进行。根据常规，它至少要
10、包括迎送方式、交通工具、膳宿安排、工作日程、会谈、会见、礼品准备、以及接待、陪同人员等各项基本内容。每个环节都要认真推敲分析，统筹部署，做到“人无我有，人有我优”。 例如公司在商务接待中有个重要的迎宾环节，归纳说来，就是 “迎、转、接、送”，环环相扣，因为这个环节越不被人注意越容易出问题。例如乘坐电梯，如果稍不注意，客人等电梯最少也要一分钟，比较尴尬，但是这个细节容易被忽略。我们尤其注重电梯这个小细节，安排两名接待员，一处是电梯进口处，一名接待员提前按好楼层，客人直接进电梯，避免久等；另一名接待员在电梯出口处等待，电梯门一开，客人首先看到了是一个真诚温馨的微笑，接着就被导引到会议室。还有洗手间
11、也是一个体现细节的关键位置，不但要提前打扫干净，摆上绿色植物，洗手液、纸巾，同时时刻安排专人随时保洁，做到地面一尘不染，镜面明亮洁净，使客人感到身心愉悦。 商务接待的另一个细节，就是“真诚”。因为只有真心诚意的对待，多为客人着想，才会赢得客人的青睐。例如08年公司在接待福建某县的县委书记等一行中，其中有个细节，印象很深刻。县委书记的名片用完了，对方办公室主任给了我们一张县委书记的名片，让按样子做一盒，但是要求把名片上原有的手机号去掉，可能是为了避免一些麻烦。为了他们更方便的工作，我们从对方的角度出发，经过深思熟虑，做了两盒名片，一盒按样子带手机号的，另一盒是不带手机号的，分别用两个颜色差别较大
12、的名片盒装好，便于书记针对不同对象，派发不同的名片。县委书记接到名片后，颔首赞许，一切尽在不言中。 二、 注灵活，商务接待个性化原则 商务接待，有共性的规律，也有个性化的需求。用俗语来说，就是“青菜萝卜，各有所好”。比如拿商务接待中的就餐来说，南方的客人口味偏淡，北方的口味偏重，沿海的客人喜欢饭前喝汤，这就要求我们多学习，多积累经验，不但保证客人在体味宜昌当地家常菜的基础上同时兼顾客人的口味，安排一些客人家乡的菜品，让客人有种宾至如归的感觉。商务接待的个性化主要靠平时细心的收集资料、安排时细密的考虑周到、服务时细致的察言观色、感情上细腻的体贴入微。 例如今年公司与三一电气公司签署战略框架合作协
13、议。考虑到对方公司总裁是第一次到五公司，在接待之前，我们精心编制了一本别致实用的接待手册，手册大约A4纸的二分之一，便于携带，手册首页就是五公司办公大楼礼花绽放的夜景照片，让对方对五公司在第一时间有个感性认识，手册里除了“常规动作”行程安排，同时还有精心准备的“个性动作”把未来三天的天气、温度都标注在上面；另外开了一间普标作日常值班室，标注了宾馆房间的内线号等等。三一电气总裁下飞机，拿到手册后，觉得设计新颖，内容丰富，对随行人员说“这份手册很实用，接待方面要好好学习经验”。随后的商务接待中，我们总是突出个性化接待：签署协议时候，特意订做了一面桌旗，上面有双方公司标志；交换礼物时候，选择的是和对
14、方礼物价格等值的三峡大坝模型的牛骨雕，既精美又突出三峡特色；就餐时候，由于提前打听了对方总经理的口味，既可以领略三峡风味的鲜鱼、土菜，又有客人喜欢的生菜、素汤等；临行前，将客人的合影提前洗出来入像册，送给对方。通过精心准备，圆满的完成此次接待任务。这就是针对不同的对象，满足不同的需求，进行个性化的服务，重宾接待的亮点就在这里。 三、 讲实效，商务接待规范化原则 商务重宾接待中，客人看接待工作专不专业、服务优不优质，主要看规不规范。对此，我们做到“五个统一”，即“统一接待流程，统一接待手册、统一席位卡、统一服务标识、统一接待礼仪。”在统一接待流程方面，严格按照接待流程实行；在统一接待资料方面，将
15、接待手册、席位卡、人员名牌等接待资料的版面尺寸按统一规格，对接待手册应涵盖的内容进行了统一规定；在统一服务标识方面，要求接待人员统一着装；在统一接待礼仪方面，要求接待人员仪容整洁，讲究公务接待礼仪，讲普通话，用文明语，举止端庄，谈吐得体，热情大方，谦恭礼让，自觉树立优良的接待形象。 作为公司VIP接待室，是接待重要客户的场所。一开始就制订了一套规范严谨的接待流程。VIP接待室的业绩展示栏、荣誉栏全部按照规范化设置，针对不同的客户，随时调整不同的业绩照片，例如高铁的客人来了，我们侧重多挂些反映汉宜、汉孝高铁的照片；公路的客人来了，我们侧重多挂些湖北沪蓉西、江西生米大桥等路桥照片等。VIP接待室的公司业绩解说词，我们经过反复推敲，形成了一套完整规范的解说词，包括背景音乐的选放，都是经过规定；接待员全部经过专业培训，统一着工作服，严格按照接待流程进行讲解、泡茶，使客人在宽松的环境中，对五公司的实力、文化有了深层次的了解。 “世事洞明皆学问，人情练达即文章”，企业商务接待是本“无字书”，只有细心的品味、用心的咀嚼，坚持按照“干大事，从细节做起；做小
