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1、2X年月中央电大专科办公室管理试题及答案02X年1月中央电大专科办公室管理期末考试试题及答案 一、单项选择题 .传真机最好用来传送以下（A)类邮件？ A. 般的图纸 B机密文件C很长的文件 感谢信 2.文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的。(B) A准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 C办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理 D下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密3.对新情况、新问题，无章可循时,上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。这是采用的(C)方法。A
2、.进言 B.受意 变通 D挡驾4为了防止办公室出现“瓶颈现象”,下列做法中，哪项工作应该改进(A) A工作人员工作尽可能专门化、单一化 B.尽可能定量控制办公室工作 C重复性的工作尽量由机器完成 D合理设计办公室的工作流程 5.文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是() .文员在说了迎接词,对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方 了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由 C.有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人 D.来电者寻找你的上司,应弄清对方的身份再通报上司 6.在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用(D) “
3、顷悉”、“际此” B“谨启”、“钧启” C“台鉴”、“惠鉴” D.“台安”、“钧安” 7.按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论,4M12C，应该是(A）A个人区 B.社交区 C.亲密区 D.公众区 8.以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议。(C)A.口字型 B.教室型 C.圆桌型 D.字型 9上司决定参加某个会议时,文员不应该(D) A.和上司先充分沟通,避免在会议进行中临时以电话联系的不便 B除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料 .如果是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所耗费的时间只在便笺上写好会议名称 10.值班人员不应该做以下哪类事
4、情()A.签发文件 .分发会议通知 C.询问情况 D.传达指示 二、判断题 1办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。(错) 1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。(对) 3.文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。(对) 4.请示与报告可以合并使用,如“关于问题的请示报告”。（错)1如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话,让上司直接与对方通话。(对)16假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃,以免干扰其他事情。(错) 17如果需要与来访者确定会面时间,应
5、先征求来访者方便的时间,查看上司的时间表,如果这一时间有空,就可答应下来。(错） 18.女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。（对)文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应该一同锁入抽屉。(错） 20.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。(对) 三、筒答题 21简要说明会议纪要有什么作用?有哪两种形式？ 参考答案：要点： 会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。 有两种形式:(
6、1)议决性会议纪要。 (2）周知性会议纪要。 请简单说明提高会议效率的一些基本做法？ 参考答案：遵循法律法规 合理确定会议目标确定必要的与会者 减少会议数量 缩小会议规模 简化会议程序 缩短会议时间控制会议经费 分析会议成本 四、设计题3本单位为了推进工作开展,拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会,办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？参考答案： (1）座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉,能独立思考、有主见又敢于发表意见者； (2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜； (3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； (4)主持人负责引导、组织，可不做记录； (5
7、)详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做;()座谈会的时间不必严格规定，可长可短;(7)会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈,可使气氛轻松。24.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日,上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办?要考虑哪些因素? 参考答案: ()清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等； （2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物; （3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品； ()赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下; (5）附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理。五、案例分析题（每小题
8、15分，共0分）25.请看如下案例： 上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地,一天,江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内,这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。 厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈,并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮,其他人不知道，取食品时碰撞所致,幸未伤人。
9、又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因,副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会,向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任：“未在冰箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这件事就此喜剧性结束。几天后,这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？ 参考答案： （1)信访工作也不完全是被动地等人们写信,打电话或告上门来,文秘人员也应该注意到社会上的反馈。 (2)有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报,采取主动
10、出击的方法。 (3)文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题,但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。（5分）.请将下列文件分别组合成三至四个案卷,并拟制案卷标题: （）市教委关于20X年招生工作的通知； （2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；()北京广播电视大学20年招生工作计划； （4)北京广播电视大学关于202X年招生工作的请示（呈市教委)；(5)市教委关于北京广播电视大学02X年招生工作的批复； (6）北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；(7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知； ()北京广播电视大学关于做好开学工作的通
11、知； ()北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告; (10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告；(1)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告; （1)北京广播电视大学02X年度工作总结；参考答案: 案卷-:(2分) (1）市教委关于202年招生工作的通知; (4)北京广播电视大学关于02X年招生工作的请示（呈市教委）； (5)市教委关于北京广播电视大学2年招生工作的批复; 标题:市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复 案卷二：(分) (2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要； （6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定； (7)北京广播电视
12、大学关于调整系主任的通知; (8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知; 标题:北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知 案卷三:（2分） （3）北京广播电视大学20X年招生工作计划; (12)北京广播电视大学202X年度工作总结；标题：北京广播电视大学招生工作计划、年度工作总结 案卷四：(1分) （9)北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告; (10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告; （1)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告； 标题:北京广播电视大学各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告 (评判第四、第五大题时，应视考生问题回答的合理性、表述的正确性与否给与分数,不要拘泥本答案的文字表述)
