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1、使用说明一.产品说明1二.软件功能1三.系统需求1四.安装盘说明2五.软件安装与卸载2六. 入门26.1 档案组卷及移交26.2 电子目录报送及汇总3七.用户管理3八.电子报送系统48.1 档案接收68.2 档案著录78.3 编目打印118.4 移交登记138.5 综合查询138.6 数据备份及还原14九.数据管理159.1 数据导出159.2 数据整理与合并16十.如何管理多个项目19十一 .如何修改工程名称19十二 .数据如何移植21十三 .附加说明21一 .产品说明本产品包装清单如下：安装盘一张用户手册一份加密狗一个二 .软件功能档案管理档案接收档案著录编目打印档案移交辅助管理帮助库管理
2、备份数据库还原数据库数据管理数据导出数据整理项目管理新建项目修改项目名称用户管理新增用户三 .系统需求硬件需求：Pentium 133 以上128MB 以上内存， 1G 以上空闲硬盘空间一个 USB1.1 或者 2.0 接口一个光盘驱动器（CD-ROM ）软件需求：Microsoft Office 2003操作系统：Windows 2003/WindowsXP1四 .安装盘说明取光盘需注意：需从中间往下按，然后光盘自动弹出，即可取出（如图1）；往下按即可图 1五 .软件安装与卸载把光盘放入光驱内。双击光驱（图 2），进入光盘，光盘包括视频、安装文件、安装说明；双击安装文件（图 3）即可安装；在
3、安装过程中，如果用户的电脑上安装有杀毒软件（瑞星、金山、卫士360、卡巴斯基等），会出现信任提示，用户需选择“允许此操作”后，点“确定”才能把软件完全正确安装到你的电脑；或者把杀毒软件暂时关闭，然后再进行安装；图2图3六 .入门本节主要简单阐述如何使用本系统完成一个建设工程的档案组卷以及目录报送工作。6.1 档案组卷及移交首先，使用 用户管理 为自己添加一个用户。然后，插入USB 加密锁，稍待片刻启动电子报送系统 。用刚才添加的用户名和密码登录。登录时请选择您是建设单位或者是施工单位等其他类型的单位。第一次使用本系统的话会要求你输入建设工程名称。2如果您是建设单位的话， 通过档案管理模块中的
4、档案著录 功能，在项目级著录 中输入工程概况表信息； 然后启动 案卷级著录 ，录入此项目的所有案卷的信息， 包括案卷内容、 编制单位、编制时间等等；然后启动 文件级著录 ，输入指定案卷的文件级信息，包括文件题名、责任者、图文号、编制时间等等。如果您是其他类型的单位，那么你仅需要进行案卷级著录 和文件级著录 。在所有项目级、案卷级、文件级信息输入完毕之后，在移交上级单位或者档案馆之前，进行 移交登记 ，然后在 编目打印 功能中将移交书、移交目录封面、工程概况表、案卷目录、案卷封面、卷内备考表、卷内目录打印出来进行移交。6.2 电子目录报送及汇总如果建设单位想把电子目录报送档案馆， 那么登录 数据
5、管理 系统后，通过 数据导出 功能，可以将该项目的项目级、 案卷级、 文件级信息导出为指定文件， 然后将导出的文件用磁盘或者光盘报送便可。施工单位也可以参照上述方式向建设单位报送电子目录。如果建设单位希望直接把施工单位整理好的电子目录与自己的目录汇总，以减少整理的工作量，那么在接收了施工单位报送的电子目录之后，请在电子报送系统中进行 档案接收 ；然后通过 数据管理 系统的 数据整理 功能对汇总的目录的案卷级、文件级信息进行检查，甚至可以试打案卷目录、卷内目录等； 在确认汇总后的目录没有问题之后，直接修改卷号并合并到本单位数据库中。七 .用户管理用户管理功能主要是用来添加，删除用户以及修改用户信
6、息的。启动用户管理程序后，必须先用超级管理员身份登录，如下图图 4超级管理员用户名为sysAdmin ，密码为admin。登录成功进入如下界面进行用户管理3图 5超级管理员的用户名及帐号不允许修改。 除超级管理员外，所有用户的姓名、密码、帐号都必须输入。八 .电子报送系统电子报送系统是根据 广州市城市建设档案分类大纲 及广州市建设工程档案编制指南设计开发的专门的档案管理软件。插入 USB 加密锁后，启动系统。首先要登录图 6登录的用户名和密码是您在 “用户管理” 中设定的帐号和密码。 登录成功后进入电子报送系统。如果您是第一次使用本系统，则要求输入工程名称并选择工程类型，如下图：图 7如果您已
7、经输入过工程名称，则进入如下界面：4图 8电子报送系统主要包括档案管理、辅助管理、系统设置、工具、数据管理、帮助几大模块图 9档案管理模块包括档案接收、档案著录、编目打印、档案利用、档案移交、综合查询功能。图 10辅助管理模块主要包括标准管理、 清除自动完成记录以及是否使用案卷内容、 卷内文件、分部工程标准辅助著录等功能。 标准管理可以查看、编辑档案分类、案卷内容题名、卷内文件题名等标准， 这些标准都可以指定是否使用。 本系统的大多数输入框都具有自动完成功能，可以将用户输入过的文字保存，在用户下次输入时根据输入信息进行提示（详见“六、附加说明 ”）。清除自动完成记录功能就是将用户在使用过程中遗
8、留的文字记录全部清除，使得系统运行更快。5图 11系统设置功能可以注销当前用户用其他用户重新登录，也可以通过 “用户资料管理”修改当前用户的密码。图 12为了保护用户的工作， 本系统还提供了备份数据库和还原数据库的手段， 但是，只有超级管理员（ sysAdmin ）才能进行还原数据库操作。此外，超级管理员还可以定期进行压缩数据库操作，以提高运行效率、减少存储空间占用。8.1 档案接收点此处选择文件路径图 13当施工单位将档案整理完毕移交建设单位时。 建设单位应该做好接收登记。 并将对方移交的数据库文件的存放位置添入“电子文件目录”项。6图 14建设单位通过此系统查看及编辑其档案管理网络中的相关
9、单位及档案员。8.2 档案著录图 15档案著录可以著录建筑工程、 市政工程和管线工程三类型档案， 根据你第一次使用本系统选择的工程类型进入不同界面。 每个类型的工程又都包括项目级、 案卷级、 文件级三级著录，根据登录时选择的单位类型进入不同的著录内容。项目级著录仅建设单位需要进行项目级著录。点击“项目级”按钮后，则出现图16 界面著录该项7目的详细信息。点击进入案点击使用通卷级著录用概况表图 16图 16 为建筑工程项目级著录表单。该表单参照“建筑工程项目概况表”设计（市政工程、管线工程的项目级著录表单参照“市政工程项目概况表”及“管线工程项目概况表”，操作大同小异， 不一一介绍。如果你觉得难
10、以参照此三项概况表的话，可以点击“通用概况表”使用通用概况表著录，如图17）。如果您一次输入的专业特征超过三个单项工程，则在输入三个后按 “保存”，然后按 “刷新”，则“添加更多” 按钮可用， 此时你可按“添加更多”继续输入新的单项工程； 选中单项工程名称前的复选框， 按“删除单项工程” 可以删除选中的单项工程。 所有信息输入完毕后。 按“保存” 保存信息， 按“取消” 不保存信息直接退出，按“关闭”退出项目级著录。按“案卷级著录”输入此项目的案卷信息。图 178案卷级著录点击“案卷级”可进行案卷级著录。点击调整案卷顺序点击将所有案卷的工程名称更新为概况表中工程名称点击著录文件级图 18图 18 左边是案卷目录预览。 “刷新目录” 按钮可以重新生成案卷目录。 鼠标点击有下划线的卷号，则右边显示该案卷的详细内容。“添加案卷” 添加一新案卷；“重新著录” 修改选中的案卷
