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1、附件1设备仪器档案形成说明书型号 名称 共 页 编写： 校对： 审核： 审定：哈尔滨工程大学设备仪器档案形成说明书型 号统一编号名 称设备仪器基本情况金 额制造厂家制造时间使用单位入厂时间使用时间设备性能及用途：档案基本情况归 档归档时间密 级保管期限卷 数份 数设备仪器照片：设备仪器档案形成说明书任务来源：档案配套整理情况：存在的问题：附件2设备仪器开箱验收单 年 月 日设备名称型号规格出厂编号制造厂商开箱日期 合同价格（人民币）随机资料情况备注参加开箱人员 设备采购设备使用单位设备安装设备主管部门设备管理单位档案部门说明a)该表由档案部门参加开箱人员负责b)本表一式三份，管理部门、使用部门
2、、档案部门各一份；c)开箱中存在的问题均由设备采购部门负责联系处理。设备仪器随机资料清单 年 月 日设备名称型号规格出厂编号制造厂商资 料 名 称序号名称单位数量 清点人： 档案部门：附件3外购设备仪器文件材料归档范围和保管期限表序号文件材料归档范围保管期限1计划购置阶段1.1购置申请单或申购请示及批复长期1.2选型、选厂调研报告，技术考察报告、经济技术论证报告及评审文件长期1.3招投标文件：招标申请、审核复函、招标委托协议、招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。评标报告、议标报告、中标通知书长期1.4合同、合同附件、技术协议、补充协议、代理授权书长期
3、1.5进口委托代理协议、报价单、设备购置合同通知书、意向书、订购货物通知单长期1.6谈判备忘录、附录、附件长期1.7机电产品进出口审批文件及外汇审批文件长期1.8重要来往函件、电文长期1.9预验收文件长期1.10进口货物报关单、入境货物调离通知单、货运单、发票、运输保险单、非木制包装证明、熏蒸证书、减免税单长期1.11商检及索赔文件长期2开箱验收、安装调试阶段2.1开箱验收单长期2.2装箱单、合格证（质量证书）、检测报告、出厂精度检验单、校准证书、校准报告、安全证明、图样、技术条件、使用维护手册、编程手册、说明书、校验标准、验收规程、随机备件图册（清单）、检定证书（报告）等随机文件永久2.3设
4、备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单长期2.4开箱检验记录、计量、检测、试验设备的检定证书（报告）或校准证书（报告）永久2.5安装调试计划（大型设备）短期2.6设备安装调试记录、测试记录、试车记录、验收鉴定记录长期2.7安装竣工图、基础施工图、电气接线图、安装工艺规程、测量记录等永久2.8存在问题及处理意见（验收备忘录）短期2.9安装调试技术总结报告、最终验收报告（中、英文）长期2.10计算机及管理系统软件文件；软件使用许可协议、系统安装测试记录、验收鉴定报告；测量机还包括软件、硬件部分的文件长期2.11培训技术资料及培训总结报告短期2.12固定资产交接单、出入库单永久3使用维修阶段3.1设
5、备履历书、履历卡长期3.2仪器检定证书长期3.3设备修理、维修记录永久3.4设备保养记录永久3.5精、大、贵、关设备仪器机时统计表长期3.6重要设备维护保养和安全操作规程长期3.7设备仪器事故分析、记录及处理结果报告长期4改造阶段4.1合理化建议及处理结果短期4.2设备仪器改造、改装的报告及批复长期4.3改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图永久4.4设备仪器改造、改装的验收文件长期4.5设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件长期4.6技术鉴定及成果申报奖励文件长期附件4自制设备仪器文件材料归档范围和保管期限表序号文件材料归档范围保管期限1方案论证及设计阶段1.1调研报告长
6、期1.2招投标文件：招标申请、审核复函、招标委托协议、招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。评标报告、议标报告、中标通知书长期1.3设计任务书、合同、技术协议长期1.4有关问题的请示及批复长期1.5方案论证报告、设计方案文件长期1.6评审文件（设计方案评审、设计评审、工艺评审）长期1.7计算文件长期1.8技术条件、技术说明书长期1.9设计文件（包括零件图、装配图、布置图、原理图、系统图等）永久1.10试验文件、校准文件长期1.11设计技术总结、研制工作总结长期2制造加工阶段2.1工艺文件（关键件工艺规程、工艺说明书、重要工艺装备图纸及说明书、工艺总结）
7、长期2.2外购件的合格证和使用说明书长期3安装调试及验收阶段3.1出厂前预验收文件长期3.2调试大纲长期3.3安装调试试车、试验记录、调试试验报告、检定报告或校准报告、精度检查记录、安装验收单长期3.4安装调试技术总结报告、验收报告及评审文件长期3.5装箱单、合格证、使用维护说明书等随机文件长期3.6安装基础图、电气接线图、安装工艺规程、竣工图等相关文件长期3.7设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单长期3.8配套软件研制需求分析、设计、测试、源程序、使用说明书、操作手册等文件及软盘长期3.9技术问题会议纪要、备忘录等文件长期3.10存在问题及处理意见短期3.11固定资产交接单、出入库单永久
8、3.12培训材料短期3.13技术鉴定及审批文件永久3.14成果申报及奖励文件永久4使用维修阶段4.1设备履历书、履历卡长期4.2仪器检定证书长期4.3设备修理、维修记录永久4.4设备仪器维护保养和操作规程永久4.5精、大、贵、关设备仪器机时统计表长期4.6重要设备维护保养和安全操作规程长期4.7设备仪器事故分析、记录及处理结果报告长期5改造阶段5.1合理化建议及处理结果短期5.2设备仪器改造、改装的报告及批复永久长期5.3改进、改装过程中形成的图样、技术文件永久5.4设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件长期5.5技术鉴定及成果申报奖励文件长期5.6设备仪器改造、改装的验收文件长期附件5特种设
9、备仪器文件材料归档范围和保管期限表序号文件材料归档范围保管期限1计划购置阶段1.1购置申请单或申购请示及批复长期1.2选型、选厂调研报告，技术经济论证报告及评审文件长期1.3招投标文件：招标申请、审核复函、招标委托协议、招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。评标报告、议标报告、中标通知书长期1.4订货合同、技术协议长期1.5谈判备忘录、附录、附件短期1.6重要来往函件、电文短期2开箱验收、安装调试阶段2.1开箱验收记录永久2.2装箱单、特种设备的设计文件、说明书、制造单位的资质证明文件（制造许可证、营业执照等）、产品质量证明文件、说明书等随机资料永久2
10、.3压力管道元件的合格证及使用说明书、安装使用说明书、产品质量合格证永久2.4锅炉受压部分金属材料证明、锅炉制造焊接质量的技术证明、锅炉出厂质量检验合格证明永久2.5起重设备金属材料证明、制造焊接质量的技术证明、出厂质量检验合格证明永久2.6锅炉总体安装质量图及主要受压部件的部面图、锅炉受压部件强度计算及安全阀排气量计算文件、水质标准和水处理方法永久2.7反应容器和贮运容器的总图、主要受压元件图、强度计算书、运行记录、检验、检测、试验报告、合格证、质量证明、登记卡片永久2.8安装调试计划短期2.9电梯、吊车空、满、超载运行记录长期2.10电梯、吊车安装调试、测试记录、试验报告、年检证明长期2.
11、11压力容器、储气罐、锅炉等安装调试、测试记录、试验报告、设备检测、安全使用许可证明文件长期2.12安装基础图、地基图、电气接线图、竣工图、安装工艺规程等永久2.13存在问题及处理意见（验收备忘录）短期2.14安装调试技术总结报告、验收文件长期2.15培训材料短期2.16设备移交使用单位的附件和随机工具清单永久2.17固定资产交接单、出入库单永久3使用维修阶段3.1设备履历书、履历卡长期3.2仪器检定证书长期3.3设备修理、维修记录永久3.4设备保养记录永久3.5精、大、贵、关设备仪器机时统计表长期3.6重要设备维护保养和安全操作规程长期3.7设备仪器事故分析、记录及处理结果报告长期4改造阶段
12、4.1合理化建议及处理结果短期4.2设备仪器改造、改装的报告及批复永久长期4.3改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图永久4.4设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件长期4.5技术鉴定及成果申报奖励文件长期4.6设备仪器改造、改装的验收文件长期附件6计算机管理系统软件、硬件文件材料归档范围和保管期限表序号文件材料归档范围保管期限1计划、购置阶段1.1购置申请单或申购请示及批复短期1.2选型、选厂调研报告，技术经济论证报告及评审文件短期1.3招投标文件：招标申请、审核复函、招标委托协议、招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。评标报告、议标报告、中标通知书长期1.4订货合同、技术协
