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1、集团公司合同档案、人事档案、财务档案、文档等管理办法汇编:合同档案、人事档案、财务档案、文档等管理办法汇编（4 4 篇）（集团公司） 目录1.合同档案管理办法 2 2.人事档案管理办法 6 3.财务档案管理办法 9 4.文档管理办法 15 合同档案管理办法 为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。一、本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。2、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保
2、管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工不得作承办人。三、合同文档的管理办法1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。2、合同编号规则：承办部门名称首字母合同签署年、月份（六位）顺序号（三位）。示例：xxxxxxxxxxxxxx（xx 部 xxxx 年 x 月份第 x 号合同）3、合同管理实行承办部门负责制度，承办部门对合同订 立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人，承办人为直接责任人。4、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程
3、进行监督。5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由办公室保管，承办部门只留存复印件。7、保存的合同文档每年清理核对 x 次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过x 年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由办公室、财务部甄别并予以归案。8、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。9、各部门员工可到办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，
4、由办公室办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对 外公开，违者视情节予以处罚。13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催、付款。四、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交办公室存档。2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。3、合同文档移交时，必须编制合同
5、移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。五、合同台账管理1、凡以公司名义签订的合同，均应由合同经办部门建立合同台账，并同时向办公室备案，涉及到款项收付的还应同时向财务部备案。备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同提交相关部门。2、合同经办人员及部门应在合同签订生效后 x 日内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。3、合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。4 合同台帐应包括以下内容：1）、合同名称； 2）、合同主体； 3）、合同内容（主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项）； 4）、
6、合同履行情况（合同履行的进度、合同履行完毕的时间）； 5）、备注（有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况）6）、其他应当记载的重要内容。5、合同台账应附以下资料：1）、合同文本； 2）、对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应提供的资料的复印件；自然人身份证复印件； 3）、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明； 4）、补充合同、会议纪要、往来函电； 5）、其他与合同有关的重要资料。6、合同履行过程中发生变更、中止等情形的，合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明，并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更（包括付款金额、付款时间、付款条件等情形）的，同时报财务部备案。7、
7、合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员，有权对备案合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。六、本办法由公司办公室负责解释。 本办法自颁布之日起执行。 人事档案管理办法第一条为加强和规范员工档案管理，依据中华人民共和国档案法和企业职工档案管理工作规定及干部档案工作条例，制定本细则。第二条员工的档案由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和公司有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司
8、档案管理员按规定向有关档案馆移交。第四条人事档案管理员的职责 （一）、保管员工档案； （二）、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料； （三）、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续； （四）、登记员工工作、工资、奖惩情况； （五）、为领导和有关部门提供员工的情况； （六）、做好员工档案的安全、保密、保护工作； （七）、定期向有关部门移交档案； （八）、办理其它有关事项。 第五条人事档案的内容及分类归档 （一）、本人历年填写的个人简历、履历、登记表； （二）、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料； （三）、本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料； （四）、政治历史审
9、查及甄别复查材料； （五）、员工参入党、团、工会等材料； （六）、奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料； （七）、入伍、退伍、辞退职、出国等材料； （八）、处分、取消处分的材料； （九）、任免、工资、职称等材料； （十）、学历和评定的技能等材料； （十一）、其它有较大价值的可供参考的材料。第六条人事档案材料的分类严格按干部档案工作条例、企业职工档案管理工作规定的规定办理。第七条人事档案的收集、保管和销毁 一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的
10、完整。三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的， 应在盖章、签字后归档。四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查
11、找。第八条人事档案的利用和传递 一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。三、公司级领导、人力资源部可不经审批查阅员工档案。四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。六、任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案。七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁 涂改、圈划、抽取、撤换档案。八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务
12、后一个月内移交其档案。九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。十一、对转出的档案，必须按统一规定的员工档案转递通知单的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。第九条新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。第十条本细则未尽事宜按企业职工档案管理工作规定和干部档案工作条例办理。第十一条本管理细则由公司人力资源部负责解释。 财务档案管理
13、办法 第一章总则 第一条为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使其规范化、系统化，特制定本制度。第二条财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理工作分为六大类，包括会计档案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、合同档案管理。其中每部分需依据具体情况进行详细分类。第二章会计档案管理 第三条会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料。具体包括：1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭
14、证、其它会计凭证。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其它财务报告。4.其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的会计核算专业资料。第四条每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求， 负责整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册，档案依据分类，分别保存，凭证按月整理保存，次年初将本年账簿存档。第五条应指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。第六条保存的会计档案不得外借。如有特殊需要，按公司
15、借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计凭证上涂画，不得拆封、抽换会计档案。第七条财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查阅内容、归还日期等。第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为 x 年、x 年、xx 年、xx 年、永久 x 类。第九条会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。第十条对会计档案保管期限有特殊要求的，可以报主管校长批准。第十一条保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：1.编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.公司
