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1、 . 阳光人寿保险股份KOA使用与行文规范指引一、KOA操作指南（一）基本分类1公文（1）红头文件上行文：指用于发往上级机构的请示、报告等。下行文：指用于发给公司各部门、各分支机构的公文。批复：适用于批复分支机构的请示、报告。函：适用于同不相隶属的机构之间商洽工作、答复问题、通知有关事项、对有关事项提出处理意见等。会议纪要：主要为发表会议记录。（2）联系函工作联系函：用于总公司部门与分公司部门之间的工作沟通、交流。部门沟通联系函：用于总公司部门与部门之间的工作沟通、交流。（3）签报签报：主要用于公司内部各类事项审批。2表格类审批（1）财务管理类：费用预算动支申请、出差申请、资产购置申请、会议费
2、申请、借款申请、开设/注销银行账户审批；（2）档案管理类：重要证件使用申请（3）人力资源类：请假申请、员工录用（4）印章管理类：公司章用印申请、部门章用印申请、刻制印章申请。（5）周转房入住申请（6）员工开通、删除KOA与邮箱权限申请（7）长途 开通申请（8）VPNXX开设申请3新闻（1）通知公告（2）公司文件（3）新闻（4）企业文化建设（5）员工天地（二）使用步骤1公文(1)首页进入“公文流转”(2)点击右上角的“新建”(3)选择类别里面选择“寿险总公司（或分公司）”(4)然后选择所需的发文种类即可。(5)基本信息页面需要填写的是文件标题，然后选择紧急程度和机密等级，选择发文单位的时候，点击
3、“选择”，点击“阳光人寿总公司（或分公司）”，然后在右侧的对话框里面双击发文部门进行选择。上、下行文签发人为最终审批人，其余文种为提交部门或提交机构负责人。关键字为发文的主要内容。可阅读者按照内容选择阳光人寿全体成员或相关部门群组、人员。需注意的是文件的可阅读人员为审批人员、可阅读者与收文单位中的相关人员的集合。(6)正文页面标题用二号宋体字（加粗），正文选择三号仿宋GB2312字体。公文还需要填写主题词（内容同关键字）、印发日期、 。(7)流程页面编辑处理人节点：点击“添加”或“编辑”进行编辑。点击“选择”，选择处理人。在左侧“我的部门”中选择处理人相应部门，进行双击，该部门人员名单就出现在
4、待选列表中。点击红色箭头进入上一级目录。待选列表中出现处理人名字后，选中，并点击“添加”，将处理人添加至“已选列表”。选择已选列表中的名字，点击“删除”，则可删除已选处理人。节点选择如图，点击确定。确认处理人全部选择后通过点击人名后面的“+”上移或者“-”下移至适当位置。(8)提交所有内容填写完毕以后，通过点击右上角的“暂存”，“暂存”成功后返回页面，点击“提交”发表文章。此时文章进入下一个处理人节点。注意事项：在提交签报的时候，相关申请内容的文件可以在“基本信息”页面以附件的形式提交。（9）撤回、废弃当上报文件需要撤回重新提交的时候，进入“公文流转”后选择“我的公文”，点击需要撤回的公文，进
5、入“流程”页，点击“撤回”。撤回后的公文自动保存到草稿箱中。若公文作废，则可在以上流程中选择“废弃”将该文档废弃。（10）沟通若审批中对文件有一些问题需要节点以外的人员进行处理，可在处理文件是选择“流程”页，点击“沟通”，选择需沟通人名，并提交，则该文件进入该指定人员审批流程中，待该人员处理完毕，并提供沟通意见后，流程返回原处理人员。2审批（1）首页进入“审批流程”；（2）点击右上角的“新建”；（3）按照需要选择不同模板；（4）基本信息页面-填写主题以与简要说明；（5）审批内容页面-填写部门、基本内容等；（6）审批流程页面-按内容选择相应流程；（7）所有内容填写完毕以后点击右上角“暂存”；（8
6、）提交。（9）撤回、废弃、沟通同公文操作。3新闻（1）首页左侧企业文化社区中选择“新闻系统”；（2）点击右上角的“新建”；（3）按发文内容选择阳光人寿通知公告、新闻、企业文化、建设或者员工天地；（4）填写新闻主题、正文，选择审批节点；（5）暂存后提交。二、KOA审批流程设置指引（一）公文1上行文（1）上报偿付能力报告（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：精算部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：财务部负责人、资金运用部负责人（会审）第五节点：办公室负责人第六节点：精算部分管总裁第七节点：公司主要负责人第八节点：董事长第九节点：办公室文书（盖章）（2）产品报备/报批（
7、经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：产品部门负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：精算部负责人、合规法律部负责人（会审）第五节点：办公室负责人第六节点：相关部门分管总裁（会审）第七节点：公司主要负责人第八节点：董事长第九节点：办公室文书（盖章）（3）高管任职资格核准请示、职务变动报告（人力资源部提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：人力资源部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：办公室负责人第五节点：人力资源部分管总裁第六节点：公司主要负责人第七节点：董事长第八节点：办公室文书（盖章）（4）分公司筹建、开业请示（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式
8、审查）第二节点：机构发展部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：人力资源部负责人第五节点：办公室负责人第六节点：机构发展部分管总裁第七节点：董事长（分公司筹建需加入董事长节点） 第八节点：办公室文书（盖章）第九节点：（抄送）阳光人寿总裁室、机构发展部与人力资源部负责人、财务部负责人（5）其他行政公文、请示、报告（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：提交部门负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：相关部门负责人（会审）第五节点：办公室负责人第六节点：提交部门分管总裁第七节点：公司主要负责人第八节点：董事长第九节点：办公室文书（盖章）（6）分公司开立营销服务部请示（二
9、级机构机构发展岗提交）第一节点：分公司提交部门负责人第二节点：分公司个险分管副总第三节点：分公司主要负责人第四节点：办公室文书（格式、流程审查）第五节点：机构发展部负责人第六节点：营销部负责人、企划部负责人（会审） 第七节点：营销部分管总裁第八节点：机构发展部分管总裁第九节点：（抄送）阳光人寿总裁室、机构发展部与人力资源部负责人、财务部负责人（7）分公司开立三级机构的请示（二级机构机构发展岗提交）第一节点：分公司人事行政部负责人第二节点：分公司分管副总（或分公司主要负责人）第三节点：办公室文书（格式、流程审查） 第四节点：总公司机构发展部机构规划岗第五节点：总公司人力资源部负责人第六节点：总公
10、司机构发展部负责人第七节点：机构发展部分管总裁第八节点：（抄送）阳光人寿S类、机构发展部以上为计划内三级机构申报流程，对于计划外三级机构，需在第五节点后增加总公司企划部、财务部负责人的并行会审节点，并在机构发展部分管总裁节点后增加董事长审批节点。2下行文（1）下发各类规章、制度、办法等（经办部门提交）第一节点：提交部门负责人（需进行自评）第二节点：办公室文书（格式审查、自评审查）第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：合规法律部第五节点：相关部门负责人会签（会审）第六节点：办公室负责人第七节点：部门分管总裁（包括会签部门和提交部门分管总）（会审）第八节点：公司主要负责人（涉与全局的重要制度增加董
11、事长节点）第九节点：办公室文书（盖章）第十节点：（抄送）企划部负责人注意事项：最终审批人设置：涉与人员、财务、计划等方面的重要文件需要报董事长审核，其他制度可以由分管总决定是否需要上报董事长审核；分管总审核节点设置：风控分管总裁作为风险管理负责人，审核所有制度，提出风险控制意见；在各部门进行制度自评的时候，“借鉴了哪些公司的相关制度”可由企划部掌握。（2）任职、职务任免类（人力资源部提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：人力资源部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：办公室负责人第五节点：人力资源部分管总裁第六节点：公司主要负责人第七节点：董事长（总公司高级主管以上和分公司班子
12、成员任免增加董事长节点）第七节点：办公室文书（盖章）总公司处级以上人员任免类文件可阅读者为分公司班子成员、总公司全体；分公司班子、总公司部门级以上人员任免可阅读者为分公司班子成员、分公司部门中层、三级机构负责人、总公司全体，转办人员为分支机构人事行政负责人。（3）表彰、处分类（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：提交部门负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：人力资源部负责人第五节点：办公室负责人第六节点：提交部门分管总裁第七节点：人力资源部分管总裁第八节点：公司主要负责人第九节点：董事长（对总公司高级主管以上干部的表彰、处分，综合性的表彰增加董事长节点）第九节点：办公
13、室文书（盖章）除总公司机关的表彰外，表彰类文件可阅读者为阳光人寿保险股份；处分类文件可阅读者一般为分公司班子成员，特殊情况下可阅读者可具体指向；涉与普遍性问题的处分类文件可阅读者为阳光人寿保险股份。（4）组织架构设置、调整类（人力资源部提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：人力资源部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：相关部门负责人（会签）第五节点：办公室负责人第六节点：人力资源部分管总裁第七节点：公司主要负责人第八节点：董事长第九节点：办公室文书（盖章）总公司内部架构设置与调整类文件可阅读者为分公司班子成员、总公司全体；全国性的架构设置与调整类文件可阅读者为阳光人寿保险股份
14、。（5）薪酬管理类（人力资源部提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：人力资源部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：办公室负责人第五节点：人力资源部分管总裁第六节点：公司主要负责人第七节点：董事长（薪酬管理类问题，如绩效薪酬的兑现办法等。需增加董事长审批环节。）第八节点：办公室文书（盖章）普发性薪酬管理类文件一般可阅读者为分公司班子成员、人事行政负责人；主送单位为单一机构的薪酬管理类文件可阅读者可明确指向。（6）考核考察类（人力资源类）（人力资源部提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：人力资源部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：办公室负责人第五节点：人力资源部分管总裁第六节点：董事长第七节点：办公室文书（盖章）可阅读者范围：阳光人寿保险股份，主送单位为单一机构的文件可明确指向。（7）考核通知、通报（业务类）（业务部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：业务部门负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：财务部负责人第五节点：办公室负责人第六节点：相关业务部门分管总裁
