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1、会务筹备作业指导书会务筹备工作一览表序号工作内容工作项目备注1接受任务并制 定方案了解会议要求，包括会议议程、参会人数及召开时间、会期，考察会议场地，拟 写会议筹备方案2筹备分工根据会议筹备方案，成立会务筹备工作组，包括会务组、秘书组、资料组、新闻 组等，明确各组职责，细化分工3组织实施根据分工，各小组分头落实筹备工作任务，开展会议设计、场地布置，安排餐 饮、住宿、交通、接待、材料、宣传等事宜，审核会议细化方案4会前检查全面检查会议筹备情况，包括会场布置、嘉宾和领导接待、住房安排、会议用 餐、车辆保障、代表接送、资料印刷、新闻宣传准备情况，编写会议流程，组织 彩排5会中监控根据会议整体流程，作
2、好会议期间监控工作，包括会议、餐饮、活动监控等6活动安排根据会议需要做好会见、视察、调研等安排7应急处理做好应急预案，及时跟踪处置8收尾工作回收会议物料，安排来宾返程，结算费用等工作9会务总结召开会务工作总结会，总结筹备工作中的经验，分析得失，提出下一步改进建议10资料归档整理印发领导讲话稿，立卷存档会议筹备资料和重要来宾信息备注：一、公司会议主要分为一类、二类和三类会议，各单位参照分类标准执行。 二、符号说明1、任务分类中“”表示适用于对应会议分类2、标有“*”的内容特指有外单位人员参加的会议，未标注的表示内外都适用 三、自选内容分别在内文标明 四、会议筹备中，凡涉及有关接待的内容，可参照接
3、待试点成果实施。附：会务筹备流程图会议秘书处会务组秘书、资料、新闻组开始任务接到会议任务成立筹备机构会议拟定场地考察报告和筹备方案前N否拟写场地布置、嘉宾和领导接乚 令佂 期待、住宿、餐饮、交通、后勤等子方案拟写小组筹备方案Y审核 按照方案分头准备按照方案 分头准备会过程监控中组织实施组织实施小组总结、结算费用小组总结会 议会务总结资料归档资料整理资料整理任务结束接受任务并制定方案工作项目工作内容三类会议二类会议一类会议接受任务明确会议有关要求，了解相关信息，包括会议名称、主 题、时间及会期、地点、议程、参会人数、会议代表情况（参会单位、人员情况等）、场地要求等考察会议场地根据会议要求、规模及
4、重要性，初选酒店（可三家）并进 行实地考察。了解备选酒店以下信息：酒店会议室、宴会 厅、住房情况及档期；预订会议室、客房及相关场地，并 了解价格等信息汇报考察情况汇报备选酒店情况，包括酒店总体情况，房间类型及数量 和价格，会议室的面积及容纳人数，会议室和价格，餐饮 设施，周边环境，交通情况等综合信息，提出会议酒店选 择建议报审会议筹备方案编写并报审会议筹备方案，方案包括会议时间、地点、议 程、参会人员、会务组织机构、会议预算等附件1：会议地点考察情况报告（模板）关于会议地点考察情况的报告月日，公司考察了会议举办地点。重点考察了酒店、酒店以及酒店，现将有关 情况报告如下：1、经实地考察，结合会议
5、的要求，建议会议地点首选，次选。2、对比几家酒店，建议酒店为第一备选；酒店为第二备选；酒店为第三备选。3、因酒店档期很紧，目前正在尽力协调，建议尽早确定会议时间，以便于开展下一步的工作。 特此报告。附：1、会议对酒店的基本要求2、酒店基本情况附1：会议对酒店的基本要求（以公司年度工作会议为例）年月日项 目具 体 要 求时间年月日至日会期会期天，提前天报到会场至少需个会场 其中：个会场（平方米，可容纳人）；个贵宾休息室；个分组讨论会场住房以会议为例，共需各类房型约间。其中：套房间；单间间；标间间就餐同时容纳人就餐的宴会厅、自助餐厅、包间附2：酒店基本情况项 目具体情况酒店基本情况酒店档期月日至日
6、，月日晚点后才能入场布置会场平方米会议中心， 间多功能会议室，可以满足会议要求住房间客房，其中套房间，单间间，可以满足会议住房需求就餐平方米宴会厅，个餐饮场所，同时容纳人就餐，可在用早餐，会餐可在活动其它住房到会场距离：步行约分钟 自助餐厅到会场距离：步行约分钟 交通情况：酒店离机场距离公里，车程约分钟：离广州火车站距离公里，车 程约分钟：离市中心距离公里，车程约分钟附件2：会议筹备方案一、会议主题（以公司年度工作会议暨职代会为例）认真贯彻会议和会议精神，总结年工作，分析公司面临的形势，部署年的工作。 二、时间和地点（一）时间月日（星期）报到，日全天、日上午开会（二）地点酒店 三、主要日程（一
7、）月日上午大会1、省委、省政府领导讲话2、作工作报告3、上级领导、邀请单位代表讲话（二）月日下午 分组讨论（三）月日上午1、专题发言（1）关于的说明（部准备）（2）关于的说明（部准备）（3）关于说明（部准备）2、签订年目标考核责任书（部准备）3、颁奖4、做会议总结四、参加会议人员（约人）（一）邀请单位（约人，对口单位负责邀请和陪同）1、中共中央组织部2、国务院国有资产监督管理委员会3、国家发展和改革委员会/国家能源局4、国家电力监管委员会（含南方电监局）5、国家审计署6、国务院国有重点大型企业监事会7、中国电力企业联合会8、省委、省政府（二）新闻单位（约人） 新华社、中新社、人民日报、经济日报
8、、中国电力报、日报、中央电视台、电视台等（三）会议代表（约人）1、公司领导，总经理助理，总法律顾问，总工程师，总经济师，总部各部门、南网总调、信息中心正副 主任（约人）；2、各子分公司党政主要负责人、工会主席（约人）；3、各子分公司所属企业由公司党组直接管理的干部（约人）；4、各子公司市（地）供电局、超高压公司所属超高压局，调峰调频发电公司所属电厂行政负责人（约人）；5、公司职工代表（约人）6、获奖单位代表（约人）（四）列席会议人员（约人）1、公司总部各部门处级（含副处级）干部（约人）2、联络员、秘书、工作人员等（约人） 五、会务组织机构大会秘书长： 大会副秘书长： 下设四个工作小组：会务组、
9、秘书组、资料组、新闻组，分别负责场地布置、嘉宾和领导接待、餐饮安排、住宿交通、会议文件、资料印刷、新闻宣传等工作。 六、会议预算 会期天（含报到），参加人员约人（含会议正式代表、邀请嘉宾、新闻媒体代表以及列席会议人员）。经测算，本次会议预计发生各类费用总计人民币元。其中，会议费元，场地租赁元，场地 布置元，文件印刷元，车辆租赁费元，其他费用元。现将会议筹备方案上报，请予审定。年月日筹备分工工作项目工作内容三类会议二类会议一类会议成立筹备机构成立筹备机构，并进行分工。一般分为以下四组：会务组、秘书 组、资料组、新闻组，明确各小组负责人明确具体分工 和职责明确各小组具体分工和职责，明确工作重点和工
10、作进度自选内容：根据会议需要设立会务工作组。有关组别可合并或分设（如住宿、餐饮、后勤服务、医疗、活动、交通、保供电及职代会等）。附：会议筹备小组工作职责（以公司年度工作会议暨职代会为例）名 称工作职责会务组场地 布置负责会议整体策划和设计，编写场地布置方案 现场踩点，价格谈判，预订会议场地 制作邀请函，落实来宾和代表名单 制作会议指南、编排分组讨论人员名单设计会议形象（含会场内外环境、指示系统、会议材料封面、会议证卡、接待用品 等）并实施布置会场内外环境（含分组讨论会场）、布置就餐背景 制作会议桌签和会场座次安排表并布置 布置贵宾休息室、茶歇点，安排会场鲜花和绿色植物 安排会议录音、投影等，调
11、试灯光、音响、空调等 安排会议礼仪，协助颁奖和责任书签字 编写会议整体流程，组织现场演练，会议现场监督嘉宾和 领导接待制定并实施嘉宾和领导接待方案 培训接待人员，制定嘉宾和领导接送机表 负责安排嘉宾和领导所有接待事宜，包括接送、住宿、餐饮、活动、会议、合影等 事宜住宿组编写住宿方案，分配房间及制作房间安排表 现场踩点，价格谈判，预定住房，汇总并结算会议费用 负责会议报到，制作和发放房卡和回收房卡 布置房间物品（鲜花水果）和分发会议指南 设置房间叫醒和免打扰安排返程机票的预订餐饮组编写餐饮方案，安排会议期间餐饮，确定菜单，编排就餐座次表等 现场踩点，价格谈判，预定就餐地点 布置就餐场地、安排就餐
12、桌次，制作就餐席位卡和菜单等 准备就餐用酒水、饮料和会议茶歇物品交通组编写交通方案，根据会议回执，编排会议代表接送机表（按航班抵达时间顺序） 培训司机，落实接送车辆，负责会议代表接送机 落实机场接送贵宾室，安排会议和活动用车续表会务组后勤组编写后勤保障方案，采购会议物品，提供后勤保障 联系医院，做好医疗保障工作 安排会议保供电，做好安全保障工作 建立会议服务中心编印会务人员通讯录 准备会务用对讲机等秘书组拟发会议通知 负责准备会议工作报告和会议总结 负责拟写会议主持词 审核专题发言材料和来宾讲话代拟稿 负责目标考核责任书签订的相关工作资料组联系印刷机构，负责文件印刷 收集、校对、印制、发放会议文件资料，包括会议指南 归档会议文件新闻组制定新闻宣传方案 邀请新闻单位，负责新闻单位对口接待 负责会议宣传，拟写新闻通稿 负责会议合影，编排合影座次表，制作照片并发放 负责会议期间的摄影、摄像 负责会议同步传输，编排会议现场录播流程组织实施工作项目工作内容三类会议二类会议一类会议编写筹备文件根据筹备小组分
