幼儿园档案的科学管理

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1、幼儿园档案的科学管理幼儿园档案资料是反映与记录一所幼儿园发生发展的运营轨迹，是幼儿园珍贵的财富,是进行幼儿保教、科研和交流总结、摸索幼教规律的必要条件和可靠根据,是全体幼教工作者辛勤快动和智慧的结晶,是幼儿园科学管理的重要构成部分。幼儿园档案工作的好坏，将直接影响着幼儿园各项工作的开展，并在一定限度上反映了幼儿园管理水平的高下。因此,幼儿园必须树立档案是资产的观念，增强档案意识,建好档案、管好档案、用好档案,使幼儿园档案工作走上科学规范化的发展之路。 一、档案的概念 档案是国家机构、社会组织和个人在从事政治、经济、科学、文化等社会活动中直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。它涉及四个基本

2、要素: (一)档案是多种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的。 个 人指出名的和有代表性的人物。接的历史记录 (二）档案是由文献有条件地转化来的。 具体条件是: 1、现实使用完毕或办理完毕的文献才干做为档案保存,正在承办或使用的不属于档案材料。 2、对此后实际工作和科学研究活动有一定参照价值的文献材料有必要作为档案保存。 3、按照一定的规律集中保存起来的文献才干最后成为档案。 (三)档案的形式多种多样。 1、档案载体材料:纸张、磁带、磁盘、胶片等。 、档案的记录形式:手写、打印、录音、录像等。 3、从转化为档案的文献记录方式：图纸、书信、帐册、合同、证书等。 (四)档案是历史的原始记录。档

3、案是在各项社会实践活动中直接形成的文献转化来的,不是事后编写的。原始记录性是档案的本质属性。二、幼儿园档案的含义与目的意义幼儿园档案是指幼儿园所有工作、活动形成的，具有保存价值的多种文字、图纸、音像等不同载体的历史记录。它是幼儿园发展的一面镜子，可以显示一种幼儿园的发展轨迹，便于幼儿园总结经验、吸取教训、扬长避短、加快发展；同步，它有助于幼儿园级别评估过程中呈现幼儿园实际状况的过程材料，协助评估者掌握幼儿园的实际水平和多种精确数据。这些数据通过纵向和横向比较,发现幼儿园的长处与局限性,起到指引与协助的作用。因此说,其目的是协助我们较好地理解过去,把握目前，预见将来;同步，它是实行素质教育，提高

4、保教质量,推动各项工作的重要根据和必要条件。三、幼儿园档案管理的原则 幼儿园档案实行集中统一管理的原则，即收集齐全,规范整顿，保证档案完整和安全。任何部门和个人不得擅自保存、销毁应归档的文献材料。 幼儿园的档案管理，应以辩证唯物主义为指引，引入系统论的观点和现代化管理的措施,源于实践,高于实践,把幼儿园档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，应具有较强的思想性、科学性和合用性。四、幼儿园档案的一般分类形式: 1、 准时间划分：永久、长期、短期 2、按内容性质划分:保密、公开 3、按工作职责划分:党群、行政、保教、保健、财务、后勤等 4、按资料保存形式划分:电子、纸质 5、按资料记录形式划分：文

5、字、图纸、音像类五、幼儿园档案建设普遍存在的问题 1、档案管理人员对档案管理的制度及规定理解不够透彻,对档案管理缺少系统的专业认知。2、 收集归档的资料书写不规范。有A的纸张、也有B5的纸张，排版也不原则。我园做法:所有文本文档统一用A纸张排版上、下、右页边距2公分,左.5公分, 行距单倍行距, 标题3号宋体, 正文4号仿宋, 标题下方为姓名或班级,号仿宋， 参照文献为小四宋体, 页眉号宋体 3、对档案中的盒面、盒脊、卷内目录、案卷目录、全引目录、档号等概念模糊。 4、对归档范畴不明确，哪些应当归到短期、哪些归到长期不清晰。 5、人们对档案的作用结识不够。不懂得档案反映的就是平时所做的工作，也

6、不懂得档案究竟有什么用。 6、大部分幼儿园没有档案管理专、兼职人员。 六、如何科学管理幼儿园档案幼儿园档案管理一般分如下几种环节： 1、档案材料的收集档案工作的基本是资料的收集,而收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一种环节，也是最重要的一种环节,没有收集就不也许有档案,而资料的收集应当从平时的积累开始,从点点滴滴的工作做起。例如,幼儿园开展的各项活动(运动会、节日联欢、毕业典礼、家长开放日、对外交流等)以及各部门所做的某些人事、劳资、财务、考核等平常工作，只要有保存价值的均列入收集范畴,力求全面真实地反映幼儿园的历史。收集时应注意全面性,如文书档案中开展庆祝“六一”小朋友节活动的材料,我

7、们可以把“六一”节活动的告知、活动方案、安全预案、活动的安排、家长签到表、活动总结等文字资料和所拍的照片和录象等图片资料和声像资料等都收集起来，这样才干作到档案全面、具体、完整。收集工作还应注意全员性,规定全体教职工全员参与,人人积累，材料留存,幼儿园可根据实际状况，采用一次活动后集中上交材料，或期中、期末集中上交等方式。2、档案材料的分类整顿档案的分类应注意将同专项、同项目、同内容的文献材料编排在一起，杜绝或避免卷内文献材料“插花团”的现象。如上级行政部门和教育主管部门颁发有关幼教的方针、政策、批示、决定等方面的文献材料放在一起；行政管理中形成的筹划、总结、考核、人事管理等文献材料放在一起；

8、各个班级形成的教学工作、保育管理放在一起,教科研形成的科研课题、园本教研、教科研成果等文献材料;师资培训形成的教师培训、教师练功材料；家长委员会形成的家长工作、会议记录、家访、问卷调查等文献材料;卫生保健方面形成的消毒、晨检、幼儿健康、环境卫生、膳食等文献材料；各类活动的图片资料形成的照片档案;各类录像带、录音带及课件形成的声像档案等进行分类,然后根据它们在形成和解决过程中的联系，按永久、长期、短期分别组卷，编成各个案卷。 、档案的装订案卷装订力求安全、整洁、美观,以便管理,避免反复劳动，注重案卷的外观美,其一是案卷的装订要注意卷皮的厚度与文献材料的厚度相适应。其二是案卷封面项目的书写和案卷目

9、录的书写。尽量采用统一型号字体打印,让人一目了然，其三是案卷材料所用的纸张大小应当统一,这样装订出的案卷更加整洁、美观。其四是注意克服整卷装订费时费工，使用（如需要复印查阅)时只能整卷提供而不能单份提供,不如散装以便的弊端。其五为便于提供运用，装订时必须运用档案检索工具卷内目录。 4、案卷的排列摆放案卷排列就是按一定的措施，拟定每个案卷的位置，保持案卷之间的联系。将案卷按照永久、长期、短期不同的保管期限分门别类,并将同一保管期限的案卷按照案卷内容所反映的工作活动顺序排列。档案的摆放要分类，拟定保存期。行政的放一起，按长期、长期、短期分别排列;业务的放一起,摆放是从左往右,自上而下，避光保存，寄

10、存不仅要便于提供运用，还要便于安全保管与档案的保密。从维护档案的整体性和以便查找考虑,也可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。为便于提供运用，我们可以运用档案检索工具,如:全引目录、案卷目录、专项目录等。 七、幼儿园档案管理的体系构造 幼儿园档案管理的体系构造一般由三大块构成。 1、一级类目的划分一级类目是幼儿园档案分类的最高层位。根据幼儿园档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，拟定多少个一级类目,其名称、标记符号和重要内容如下： (1)党群（DQ) 重要涉及幼儿园党群部门在工作中形成的文献材料。 （)行政(X) 重要涉及行政职能部门工

11、作中形成的文献材料。 （)保教(B) 重要涉及保教管理和保教实践活动中形成的文献材料。 (）后勤（HQ) 重要涉及后勤管理和后勤工作中形成的文献材料。 （5）保健（BJ) 重要涉及卫生保健管理和卫生保健工作中形成的文献材料。 （6)财会（） 重要涉及财务工作管理和会计核算中形成的文献材料。 （）声像(SX） 重要涉及照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘等不同载体的文献材料。也可以根据本园实际,自行拟定一级类目的划分，例如,党群、行政、教育教学、卫生保健、安全、总务后勤等。2、二级类目的设立 二级类目是对上级类目的细分。细分的原则是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的

12、内容性质，进行设立。设立的原则，在大原则统一的状况下,各园可视具体状况对随机类目进行选择。3、三级类目的扩展在二级类目拟定的设立原则、范畴、措施的基本上，由各园根据需要和也许,自行决定与否扩展三级类目。 八、幼儿园档案管理的档号编制 各幼儿园档案室和档案管理人员,应根据工作需要,编制必要的检索工具和参照资料,并做好档案的收进、移出、保管、运用等状况的登记工作。 (一）档号的含义 是存取档案的代号,排架的根据,必须反映幼儿园档案的分类体系和物理位置。(二）档号构造、模式和标记：1档号涉及年度号、分类号、案卷号三个部分。 年度号由四位阿拉伯数字构成。 分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号构成

13、，也可仅由一级类目构成。少数扩展到三级类目者,还应把三级类目代号涉及进去。分类号究竟涉及几级类目,由各园自行掌握。案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。 2.档号的模式。 档号的模式规定为: 年度号十分类号十案卷号 对于库藏有多种全宗的园所,原则上应在年度号前加全宗号。标记到文献级的，还应在案卷号背面加件号。 3.档号的标记。 采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。 九、有关声像载体档案 随着档案工作的不断进一步，照片、录像带作为特殊载体的档案，已成为不可缺少的两

14、个档案新门类。声像载体档案重要涉及照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文献材料。它与纸质载体的文献材料同为幼儿园档案的重要构成部分。随着现代科学技术的发展,电化教学的普及,管理自动化限度的提高,其数量越来越多,重要性越来越明显。从目前幼儿园声像载体档案归档的内容看，基本不超过四个一级类目的范畴,可按载体类型分别单独编号排架，同步注明与相应载体档案的参照号。十、有关电子档案 电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相相应,互关联的通用电子图像文献集合，一般以案卷为单位。 目前电子文献所采用的介质重要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档重要用磁带和光盘。

15、 总之,幼儿园档案是领导开拓思路的基石,幼儿园档案是教师教育教学中不可缺少的好帮手,幼儿园档案更是园与园互相学习互相借鉴的纽带,只有做好档案管理工作才干更好的为幼儿园建设服务。 愿今天的讲座能为人们带来协助，让您的档案工作更上一层楼。谢谢!附录（仅供参照）：幼儿园档案管理的体系构造DQ党群工作11 党务工作(上级文献、工作制度、筹划与总结、其她)12 纪检 (纪律检查、廉政建设)13 组织（培养对象、发展与记录）14 宣教15 统战 (民主党派材料入此。) 16 工会（上级文献、工作制度、筹划与总结、其她，妇女工作材料入此)7 团支部（上级文献、制度与职责、筹划与总结、学习资料、其她）X 行政工作 1 目的管理11 发展规划与阶段总结11工作筹划与总结1113 全园周工作安排1114 创