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1、文件编号：xxxNYGLTXCXxxxx受控状态：受控 非受控xxx有机硅新材料有限公司能源管理体系程 序 文 件 编号：xxx-TX-CX-001-xxxx第 页 共 页版本：第一版修改：第 次修改 批 准 页 编 写： 审 核： 节能办公室 批准人： 管理者代表编号：xxx-TX-CX-001-xxxx第 页 共 页版本：第一版修改：第 次修改目 录序号程序文件名称 文件编号1文件控制程序xxx-TX-CX-01-xxxx2记录控制程序xxx-TX-CX-02-xxxx3法律法规及其他要求控制程序xxx-TX-CX-03-xxxx4合规性评价控制程序xxx-TX-CX-04-xxxx5能源
2、评审控制程序xxx-TX-CX-05-xxxx6能源绩效参数控制程序xxx-TX-CX-06-xxxx7能源基准、能源目标、能源指标控制程序xxx-TX-CX-07-xxxx8能源管理实施方案控制程序xxx-TX-CX-08-xxxx9能力、培训和意识控制程序xxx-TX-CX-09-xxxx10信息交流控制程序xxx-TX-CX-10-xxxx11运行控制程序xxx-TX-CX-11-xxxx12设计控制程序xxx-TX-CX-12-xxxx13能源服务、产品、设备的采购控制程序xxx-TX-CX-13-xxxx14能源采购控制程序xxx-TX-CX-14-xxxx15监视、测量与分析控制程
3、序xxx-TX-CX-15-xxxx16不符合、纠正和预防措施控制程序xxx-TX-CX-16-xxxx17内部审核控制程序xxx-TX-CX-17-xxxx18管理评审控制程序xxx-TX-CX-18-xxxx修 改 记 录序号程序号修 改 内 容修改人批准人修改日期编号：xxx-TX-CX-001-xxxx第 页 共 页版本：第一版修改：第 次修改文件控制程序1 目的对与能源管理体系有关的文件进行管理和控制，确保xxx有机硅新材料有限公司内各部门所使用的能源管理体系文件为现行有效版本。2 范围适用于能源管理体系文件的控制。3 职责3.1 最高管理者负责批准发布能源管理手册。3.2 管理者代
4、表负责审核能源管理手册，批准发布程序文件及第三层次文件。3.3 节能办公室负责编写能源管理手册，审核程序文件及第三层次文件。3.4 各车间及部门负责编制业务范围内的程序文件及第三层次文件，并对其进行控制和管理。3.5 办公室负责对与能源管理体系活动有关的行政文件和外来文件的控制和管理；对能源管理体系文件进行统一归档，并负责存档管理工作。4 工作程序4.1 文件的分类4.1.1 文件是信息及其承载媒体的组合，其中媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、电子媒体或其组合。4.1.2 文件的分类4.1.2.1 按文件来源分：内部文件、外来文件外来文件指公司从外部获取的，为了策划和运行能源管理体系而必
5、须使用的文件。包括各种标准、法规、条例、外部审核文件及上级部门下发的文件等。4.1.2.2 按文件受控状态分：受控文件、非受控文件受控文件是指在各项活动中具有重要指导和检查作用的文件，也就是对能源管理活动存在重大影响的文件。如能源管理手册、程序文件、生产工艺技术编号：xxx-TX-CX-001-xxxx第 页 共 页版本：第一版修改：第 次修改文件控制程序文件、公司长期规划及年度计划等。非受控文件是指除受控文件以外的文件。如通知、部门制度等。4.1.2.3 按文件类别分：a 体系文件：如能源管理手册、程序文件、作业指导书等第三层文件；b 管理性文件：如公司或政府部门发布的管理标准、规章制度、工
6、作标准、工作计划等；c 技术类文件：公司编制的和外来的技术文件，如产品技术标准、规范、图集、图纸、工艺文件、操作规程等；d 法律法规文件：如国家发布的法律法规、行业和地方政府颁布的规定、条例等；e 记录。4.2 文件的编制、审核、批准与发布4.2.1 能源管理手册、程序文件的编制应符合GB/T23331-2012的要求，其他文件的编制应与能源管理手册相协调，文件的文字表达应简明、准确、易懂，所有的符号、代号应符合有关规范，编制格式按照行文规范的要求应统一。4.2.2 能源管理手册由节能办公室编制，管理者代表审核，最高管理者批准发布。4.2.3 程序文件、第三层次文件由各相关责任部门编制，如涉及
7、到多部门的应由主要责任部门组织编制，节能办公室审核，管理者代表批准发布。4.2.4 外来文件中直接引用的各类标准、规范等，由各车间及部门提出，节能办公室负责审核，管理者代表批准发布。4.3 文件的编号编号：xxx-TX-CX-001-xxxx第 页 共 页版本：第一版修改：第 次修改文件控制程序xxx / NYGLTX / # # - # # - # # # #日 期文件序号文件类型代号能源管理体系公司代号文件类型代号说明： SC能源管理手册CX程序文件ZY作业指导书 GC操作规程WL外来文件 JL记录4.4 文件的受控4.4.1 凡与体系运行紧密相关的文件应受控，所有受控文件必须在该文件封面
8、或内页加盖“受控”标识的印章，并注明分发号。4.4.2 办公室必须建立公司总的受控文件清单，各部门必须建立本部门受控文件清单。4.5 文件的发放和使用管理4.5.1 办公室及各部门要建立文件收发记录表。编号：xxx-TX-CX-001-xxxx第 页 共 页版本：第一版修改：第 次修改文件控制程序4.5.2 各部门按业务关联程度确定受控文件发放范围，填写文件发放申请表，经部门负责人审批后，在本部门存档、备查。当受控文件发放范围有变化时，应另行填写文件发放申请表，报部门负责人重新审批。文件管理人员按批准的发放范围发放，文件领用人应在文件收发记录表上签名。4.5.3 文件收发记录表在所发文件的有效
9、期及作废后一年内，应由发放部门妥善保管，以确保文件的可追溯性。4.5.4 文件领用人应对领用的文件妥善保管和使用，防止污损、遗失。4.5.5 文件因破损严重而影响使用时，使用者应向发放部门办理文件更换手续，交出破损文件，换发新文件，换发的文件允许使用原文件的分发号。4.5.6 文件遗失后，遗失人应填写文件遗失登记表，并申请重新领用，由文件发放部门核准后补发。补发文件时，应给予新的分发号，并注销原分发号。必要时，将遗失文件的分发号通知有关部门，以防误用。4.5.7 受控文件不得随意自行复印，合同类文件、管理性文件、转发的上级管理性文件需复制时，经原发文（含转发）部门负责人批准后方可复制。其它受控
10、文件需要复制时，经文件持有部门负责人批准后即可复制。4.5.8 受控文件只限于持有部门使用，不得私自外借。如需借阅时，要填写文件借阅申请表，经文件持有部门负责人批准后方可借阅。借阅人要在指定日期归还文件，由文件持有部门负责收回。文件持有部门应填写文件借阅登记表。4.5.9 受控文件使用人的工作岗位发生变化时，其使用文件按如下方式管理：4.5.9.1 在部门内部调动其性质相同的岗位，保留原使用文件；4.5.9.2 调至部门内其它岗位或调出本部门的，原使用文件由本部门负责收回。4.6 文件的更改4.6.1 因公司内部发生变化或法律法规及其他要求发生变化致使受控文件的适宜性、充分性、有效性受到影响时
11、，要对原文件进行更改。文件需要更改时，由文件更改提出部门填写文件更改申请表，说明更改原因，经原审批人审批同意后，由原文件编制部门进行更改。编号：xxx-TX-CX-001-xxxx第 页 共 页版本：第一版修改：第 次修改文件控制程序4.6.2 文件更改一般采用“划改”或“换页”方法。各使用部门收到文件更改申请表后，如系“划改”，则在需要更改处直接用钢笔或中性笔在原有文字上划两横线，将更正内容写在更改文字的右上角，并注明修改人（或修改人印章）及修改日期。如系“换页”，则撤下原页、更换新页（撤下的原页由受控文件发放部门收回并予以销毁），并在文件页眉处标注修改标志。4.6.3 文件一次性修改内容达
12、到原件50%或累计修改内容涉及文件绝大部分章节时，要进行换版。在发放新版的同时，收回旧版文件。4.6.4 各部门在文件更新后要及时更新受控文件清单和文件收发记录表。4.7 文件的作废4.7.1 文件作废时，应由原文件管理部门发文，宣布该文件作废，并保存作废文件登记表，以防止误用。作废的受控文件，应按原文件收发记录表名录逐一收回，并作记录。4.7.2 收回的作废文件，在暂不销毁前，应由该文件管理部门盖上“作废”印章，并归入作废档案类。4.7.3 作废文件销毁应填写文件销毁申请表，经文件管理部门负责人批准后，交办公室统一销毁，并填写文件销毁记录表。4.7.4 留用的作废受控文件，由留用人填写文件留
13、用申请表，经文件管理部门负责人批准后，文件管理人员加盖“留用”印章后方可留用。4.7.5 生产工序不准保存作废文件。4.8 外来文件的管理4.8.1 所有与能源管理体系有关的外来文件，由收到部门负责签收并转交办公室，由办公室统一负责分类、编号和处理，并填写外来文件登记表。4.8.2 办公室根据外来文件的类别、性质递交管理者代表阅批后转发给有关职能部门。a 属于上级机关下发的行政法规性和管理性文件，由办公室负责保存，并贯彻实施；编号：xxx-TX-CX-001-xxxx第 页 共 页版本：第一版修改：第 次修改 文件控制程序b 属于工艺、技术类文件，由办公室转发给生产技术部门使用并保存；c 属于供方或相关方提供的文件资料，由经营部门或相关方涉及的有关部门使用并保存；d 凡须从国际、国家、地区或行业标准中引用的内容，由相关部门负责摘录、编制，并审核是否属于有效文本，形成公司的标准文件，管理者代表审批后，
