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1、物资供应管理制度（草案）第一章总则第一条为了加强和规范公司物资供应管理工作，落实计划与采购、监督与检查、指导与协调、服务与管理职能，实现物资供应管理工作的制度化、规范化、标准化、信息化目标。制定物资供应管理办法。第二条物资供应管理办法包括：计划管理、采购管理、供应商管理、仓库管理、废旧物资管理、物资统计报表管理。第二章管理体制及职责第三条管理体制一、实行公司、采购供应部两级管理体制。二、内部风险控制部负责对物资供应工作给予监督、检查及考核。三、公司成立采购供应部，对供应商实行统一管理。四、公司各部门负责需求计划的汇总上报工作。第四条采购供应部门工作职责：一、负责贯彻、落实公司物资供应管理工作的
2、方针、政策。二、负责审核汇总各部门物资需求计划，并报内部风险控制部审批。三、负责设备、配件、材料的统一采购、供应工作，并负责对各部门物资供应工作给予指导、管理，服务生产，保障供应。四、负责定期布置、安排、总结物资供应管理工作。五、负责各部门废旧物资管理和仓库管理工作，积极推行代储代销工作。六、负责物资统计报表和建立并完善供应管理信息系统。七、完成领导交办的其它工作。第五条流程一、各部门上报计划：根据月作业计划及材料、配件消耗定额，由各部门材料员和工程技术人员负责编制，并报采购供应部。二、调整汇总：采购供应部门对各部门上报的材料、配件计划进行审核、调整并汇总。三、利库调整：采购供应部门汇总各部门
3、使用计划后，进行利库，对计划进行核对，形成汇总计划。四、审批：采购供应部将各部门上报的物资需求计划审核汇总后，上报内部风险控制部审批。五、采购计划：采购供应部按照物资采购权限，确定物资采购方式，编制采购计划，报内部风险控制部审批。六、招标采购：招标采购物资计划，经招标办审批后，实施招标采购。其它物资由采购供应部组织采购。七、签订合同：按规定程序进行招标比价后，与供应商签订合同。八、到货验收：到货后，由使用部门组织有关部门或技术人员进行验收。九、入库：验收完毕后，办理入库手续，登帐上卡。十、保管：按照不同物资的保管保养要求，对设备、材料、配件进行保管。十一、出库：按各部门使用计划发放出库。第三章
4、计划管理第十条材料配件计划的编制一、计划编制的原则：实事求是、保障供应、统筹兼顾、经济有效，严禁错报、漏报和虚报。二、计划编制的依据：物资采购计划要根据年度消耗量、前期库存量（含代储代销物资）结合合理储备来确定，年度消耗量的确定要依据生产任务、生产条件、消耗定额、工程计划等综合要素测定，并与年度各部门生产成本、工程资金计划中有关预算指标相统一。第十一条物资需求计划按计划提报的时间可分以下四种：一、年度物资需求计划；二、月度物资需求计划；三、应急物资需求计划；四、临时急用物资需求计划；第十二条计划编制上报时间一、年度物资需求计划：是各部门年度物资总需求计划，需要在上年度11月15日前上报采购供应
5、部，同时要注明具体到货时间和要求。二、月度物资需求计划：月度计划是采购执行计划，要求上月的20日前上报。由于生产任务、工程或计划变动和计划不周，使用部门对材料及配件计划提出补充（追加），应在当月的20日前上报，追加计划每月最多不超过两次，补充量不得超出本部门当月正常计划量的10。三、应急物资需求计划：面对突发性生产安全事件及季节性灾害应急抢险救灾物资的需求，使用部门提出申请，经采购供应部核准，先组织到货再补办相关手续。四、临时急用物资需求计划：对生产临时急用的物资，使用部门在急用报告上必须有部门主要负责人签字，写清物资的使用地点，急用原因，型号规格、物资编码、要求到货时间等。填写计划类别时，报
6、送时间超过当月5号的选择当月的“追加计划”，若超过当月的20号的选择下个月的“正常计划”。第十三条上报计划的审核汇总、审批：采购供应部要及时审核汇总各部门申报的物资中请计划，报内部风险控制部审批。要本着实事求是的原则，既尊重申请部门提报的申请量，又要充分考虑当前库存结构及特殊物资的储存情况。在审核过程中，对需求变更或有疑问的申请计划，采购供应部要在收到计划后的2个工作日内反馈给上报部门，上报部门确认、修改后，在1个工作日内上报采购供应部。采购供应部审核、汇总物资需求计划后，上报内部风险控制部审批。第十四条计划的执行：采购供应部要严格按照审批后的计划组织进货，保证生产物资需求，组织进货时，材料、
7、备件、小型设备的通用部分10个工作日内到货，需省外组织货源的，15个工作日内到货，特殊材料、大型、非标及加工周期长的设备、备件，根据供需双方约定的时间供货。第十五条为保证计划的准确性和严肃性，年度、月度计划的生产物资（品种、金额）准确率要分别达到80和90以上。第十六条为杜绝计划的盲目性和随意性，要求年度计划和月度计划在规定上报时间内一次性上报采购供应部。第十七条有下列情况之一的，采购供应部有权不予受理计划，或视所申报的计划为无效计划，由此造成的贻误生产、人为积压以及其他经济损失，由计划申报部门负责承担，并追究有关人员的责任：1、上报申请计划不按规定期限及拖延时间较长的。2、漏报、错报、虚报申
8、请计划的。3、在计划审核过程中，计划申报部门对需要变更或有疑问的计划拒不确认、修改，或确认修改后不按时上报采购供应部的。4、随意变更已经审核、审批的需求计划的。5、补充计划每月超过两次，采购额度超过月度计划5的。6、不按统一格式编制计划或在编制计划时故意空项、标注不明的。7、不按规定期限报库存物资明细报表，所报内容不符合实际库存的。第十八条采购供应部对各部门申报的申请计划未经审批实施采购或无计划采购，每次扣罚100-300元，由此造成的资源浪费，人为积压以及其他经济损失由采购供应部负责承担，并追究有关人员的责任。第十九条各部门要增强物资计划的准确性，严肃性，可执行性，任何部门不得无计划订货，无
9、计划结算，无计划发货，违者严肃追究相关人员的责任。第四章采购管理第二十条物资采购遵循的原则：透明、公开、公平、公正，坚持技术先进、质量可靠、经济合理和货比三家的原则。第二十一条采购方法及方式物资的采购可采用招标采购方式、竞争性谈判方式、单一资源商务谈判方式以及比价方式，所有采购方式在执行过程中要实施集体性，精细性商务谈判，通过阳光化的采购过程确定物资供应商（厂）及采购价格。一、采用招标方式采购：单项合同估算价在10万元以上的物资的采购采用招标方式，来确定采购物资的供应商（厂）及价格，招标过程按公司规定的招标办法进行，由采购供应部牵头，内部风险控制部和财务部参与。二、采用竞争性谈判方式采购（一）
10、招标后没有供应商投标或者没有合格的或者重新招标未能成立的；（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（三）采用招标所需时间不能满足安全生产紧急需要的；竞争性谈判由采购供应部牵头，内部风险控制部、财务部参与，共同确认供应商（厂）及价格。三、采用单一资源商务谈判方式采购（一）只能从唯一供应商处采购的；（二）必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处采购的：（三）发生了不可预见的紧急情况不能从其它供应商处采购的：（四）国家及地方法律法规政策有特殊要求的；单一资源商务谈判：单项合同估算价在5万元以下的由采购供应部商谈价格，报内部风险控制部审批；单项合同估算价在5
11、万元以上的，由采购供应部牵头，内部风险控制部、财务部共同参与，确定物资供应商（厂）及价格。四、单项合同估算价在10万元人民币以下的可采用比价方式采购。凡未通过招标、竞争性谈判确认供应商、价格的物品的采购，每次采购必须有三家以上供应商提供报价，在比质比价比服务的基础上进行综合评估，单项合同估算价格在5万元以下的，由采购供应部商谈价格，报内部风险控制部审批；单项合同估算价在5万元以上的，由采购供应部牵头，内部风险控制部、财务部共同参与来确定供应商（厂）及价格。五、常规材料、标准备件的物资采购要由内部风险控制部和采购供应部共同参与，确定出一段时间内（半年或一年）的供应商、价格，签订供货协议，并遵循“
12、挂账两个月付款”的赊销政策，在物资采购合同中约定。第二十二条物资采购合同管理一、合同的签订：工业品的买卖合同是规定和约束双方权利和义务的法律之本，可保护双方经济利益，最大限度的减少经济纠纷，供应商及材料价格确认后必须签订合同，签订合同由采购供应部起草，报内部风险控制部审核后，方可签订。采购供应部及部门要妥善保管已签订合同及其技术资料、变更文件或通知，要建立合同台帐，按类别、日期进行整理和保管。二、合同履行：合同生效后，按合同交货进度，由采购供应部门及时催促卖方按时发货。收到货物后，按验收程序及时进行，验收合格的货物办理入库手续。三、问题处理：（一）如发现货物品种、数量或重量与合同不符的，经检测
13、，质最与合同约定标准不符的，可拒绝接收或将货物退回卖方并及时告知卖方，就退货，经济补偿，赔偿和罚款事宜按合同规定进行谈判。（二）如发现缺货、供货延迟等问题，应及时上报物资供应部处置，寻找替代品或供应商，并保留追究经济赔偿的权力。第二十三条采购的付款与结算一、采购付款：1、采购部门根据物资采购计划，物资采购合同，编制“采购资金支付计划”，财务部根据物资采购计划、物资采购合同和公司赊销政策审核“采购资金支付计划”，报总经理审批。2、采购部门根据物资采购合同的规定，填写“资金支付申请单”，报内部风险控制部审核后，按审批程序办理采购资金支付手续。二、采购结算：采购部门应根据物资采购发票、物资验收单与相
14、应的物资采购合同、审批价格进行核对，核对相符后，填写“材料报销单”，报内部风险控制部审核合格后，交财务复核，总经理签批后，方可办理物资采购结算。第二十四条在采购招标、采购询议价、合同签订和采购过程中，内部风险控制部全程参与。采购人员要自觉接受内部风险控制部对采购活动的临督和质询，对采购人员在采购过程中发生的违犯采购管理制度的行为，内部风险控制部有权对有关人员提出经济处罚、降级处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。第五章供应商管理第二十五条供应商的准入一、准入的方式（一）供应商的准入要与物资要求状况相结合，因供应商库内无满足要求的供应商或可供物资供应商的产品质量、技术性能等不能满足采购需要时，
15、可新增供应商。（二）各部门推荐新增供应商时必须有推荐报告，报告中应有使用部门的试用评价（或调研报告）及部门批示，方可进入采购供应部审查程序，对供应商全面资质认定后，进入备选供应商库。（三）原厂配件供应商实行直接准入制度。二、通过准入方式进入的供应商必须具备以下条件：（一）具有法人资格或具有独立承担民事责任的能力；（二）注册资金50万元以上。（三）遵守国家法律、行政法规、具有良好的信誉。（四）具有履行合同的能力和良好的履行合同的记录；（五）具有良好的资金财务状况；（六）具有良好的售后服务条件和能力。（七）根据采购项目的特殊性，对供应商的其它特定要求条件。三、供应商的准入程序（一）通过准入方式进入的供应商，携带相关物资证件（按归档资料）填写供应商基本资料调查表。（二）对备选供应商进行调查，对供应商采取历史（业绩）评价、样品评价、现场订价的方式进行。A、对供应商以往提供的类似产品或其它产品存公司的使用情况及其他情况进行评价；b、将供货商提供的样品进行试用，实际验证评价；c、赴供方所在地对其产品进行评价。合格后填写新增供应商审批表，经相关人员审批后，确定为合格供应商。四、供应商的建档新增的合格供应商，实行一厂（公司）一档具体归档资料：1、供应商基本资料调查表；2、供应商营业执照（复印件并加盖公章）、税务注册登记证（复印件并加盖公章
