行政事务管理

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1、 A 出入厂管理制度B 文书管理制度C 事务管理制度出入厂管理制度 P215 人员进出管理办法文件编号：BA01 1 总则11 制定目的 加强本公司人员及外来宾客进出管理，提升工作效率，将人员进出管理予以明确化。12 适用范围凡隶属本公司人员、委外协作厂商及来宾进出之管理。13 权责单位（） 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（） 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 管理办法21 本公司人员（） 本公司人员须穿工作服，佩带识别证，才准进入。（） 上班时间因公务离开公司者，一律须凭“公出单”通行。（） 上班下班迟到、早退或请假者，须打卡才能进出，请假者须凭“请假单”通行。（）

2、员工出入公司限在上班时间内，节假日或下班后，除值班、加班或其他特殊事故，经核准外，一律禁止员工进入公司。22 非本公司人员（） 凡是来宾访客（包括委外协作厂商、重要客户、政府机关人员、员工亲友等）一律在门卫室办妥来宾出入登记手续（来宾登记簿），原则上在会客室会面，如需进入公司者，应将其身份证留置门卫室换取“来宾证”，待离去时退还。（） 带来宾参观，须经总经理核准，由相关单位协同办理登记手续并陪同才准进入。（） 员工亲友私事来访时，除特殊紧急事故外，员工不得在上班时间内会客。（） 频繁出入公司的委外协作厂商，由相关单位管理部申请识别证，凭识别证出入大门。没有申请识别证的厂商须登记后才准进入。3

3、附件【附件】BA01-1员工识别证【附件】BA01-2来宾识别证【附件】BA01-1员工识别证员 工 识 别 证部门：-姓名：-编号：- 贴照片处【附件】BA01-2来宾识别证来 宾 识 别 证编号：-出入厂管理制度 P218 车辆进出管理办法文件编号：BA02 1 总则11 制定目的 加强车辆进出公司之管理，将车辆管理予以明确化。12 适用范围本公司、非本公司车辆进出之管理。13 权责单位（） 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（） 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 管理办法21 本公司车辆上下班时间本公司车辆应进入公司指定的停放位置。22 车辆出厂（） 公务需用车者凭部

4、门主管核准，管理部填写统一调度的派车单方可放行。（） 载有物品的货车，任物品所属部门主管核准之物品放行单方可放行。23 外公司车辆（） 拜访公司人员，应在门卫室登记来宾登记簿，经被访人同意后，外来车辆方可停在公司指放位置。（） 厂商货车送物品时，门卫通知物料处，由物料人员陪同，货车进入厂区卸货。卸货后空车驶出，若有公司物品随车，应有物品所属部门主管核准之物品放行单方可放行。3 附件【附件】BA02-1派车单【附件】BA02-2物品放行单【附件】BA02-1 派车单事 由单位用车时间自 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分返回车 号驾驶人备 注厂部主管课长组长申请人【附件】BA02-2 物品

5、放行单物品名称数量携出人姓名（或厂商名）携出时间月 日时 分携出理由备注管理部（守卫）登记：厂部主管课长组长申请人课组出入厂管理制度 P220 物品进出管理办法文件编号：BA03 1 总则11 制定目的为了加强物品进出管理，将其管理予以明确化，防止公司物品随意外流，特制定本办法。12 适用范围进出公司所有物品。13 权责单位（） 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（） 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。14 名词定义物品：指公司成品、半成品、材料、呆废料、工具、机器设备及生财器具等。2 管理办法21 公司物品（） 公司物品进厂，门卫须详细检查，如有危险品、易燃易爆品、凶器等，禁

6、止进厂并须报告上级处理。（） 公司物品出厂，须凭有关单位填写、部门主管核准后之物品放行单。门卫应对实物与物品放行单记载的物品进行核对，不符物不予放行。22 非公司物品（） 工程承包商、协作厂商及其他业务往来的厂商或个人携带的工具、机器、物品等，应于进厂时先到门卫室登记携带物品单。出厂时凭登记单核对无误放行。（） 员工携带的私人物品放在公司指定的地方，不得带进工作区。3 附件【附件】BA03-1携带物品单【附件】BA03-1 携带物品单货品名称料 号单 位数 量携出时间携出理由携出地点携出者核准主管经办文书管理制度 P222 文件编号管理办法文件编号：BB01 1 总则11 制定目的使本公司文件

7、编号管理合理化、制度化、规范化。12 适用范围本公司文件编号之管理，除另有规定外，悉依照本办法处理。13 权责单位（） 总务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（） 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。14 文件类别分外来文件、内创文件两种：（） 外来文件包括公文、商务信函、传真资料、E-mail等。（） 内创文件包括内部联络文件、内部业务文件等。2 文件编号管理21 编号原则本公司文件的分类编号管理分为五码，前两码为大写英文字母，后三码为流水阿拉伯数字。211 第一码第一码代表文件类别。（1）A 代表外来文件。（2）B 代表内部文件。212 第二码第二码代表有关总务部门之文件。（1）

8、A 代表有关总务部门之文件。（2）B 代表有关人事部门之文件。（3）C 代表有关会计部门之文件。（4）D 代表有关财务部门之文件。（5）E 代表有关营业部门之文件。（6）F 代表有关生产部门之文件。（7）G 代表有关技术部门之文件。（8）H 代表有关品质部门之文件。213 第三码 第三码代表年度别0-9。214 第四码 第四码代表月别01-12。215 第五码 第五码代表示序号流水码001-099。22 编号管理总务部收文后，对文件进行统一登记编号管理后，始得处理。文书管理制度 P224 收发文件管理办法文件编号：BB02 1.总则1.1 制定目的（1）将本公司内各种收发文之处理及保管予以标准

9、化，系统化及效率化。（2）促使本公司内之公文收发业务推行顺畅。1.2 适用范围凡隶属本公司内各部门对内及对外之公文收发，悉依照本办法所规范的体制管理。1.3 权责单位（1）管理部（总务课）负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。（3）总务课置“总收发”人员，统筹并管理本公司公文之收发业务。2. 对外收发文2.1 收发文原则对外之总收发置于管理部（总务课），原则上采取统一收发、分散保管的方式。2.2 对外收文之启封（1）收文者系公司名称者，由总务课收发员启封收文。（2）收文者系部门名称者，由部门文书管理员启封收文。（3）收文者系私人名称者，由部门文书管

10、理员代收文后转交当事人启封收文。2.3 对外发文（1）对外发文原则上一律以公司名义行文，并由总务课总收发发送。（2）如必须以部门名义行文时，须由总务课文书管理员签办并转呈总经理核准后，再请总务课总收发发送。2.4 对外发文编码原则如下： 对外发文计编八码，前两码为中文代字码，后六码为中式数码。如：福X字第0-0-0-。（1）第一码：代表本公司。使用公司名称第一字“福”来代表“厦门福友企业管理顾问有限公司”。（2）第二码：代表发文部门。总：代表总经理室。管：代表管理部。业：代表业务部。（3）第三、四码代表发文之公历元年度。如：01代表公元月2001年。（4）第五、六码代表发文之月份。如：01代表

11、1月。（5）第七、八码代表发文之日期。如：01代表1日。（6）如该日发文有两件以上时则可加一位流水码，并以“”符号连结之。2.5 存档（1）对外收发公文原则上由收发文单位自行存档，必要时可由收发文单位拷贝予其他单位存档，作为凭证。（2）管理部总务课收发人员须置对外收发之登记簿，并对每一件之对外收发文予以登记，以利追踪查核。3. 对内收发文3.1 收发文原则 （1）为简化作业程序起见，对内外发文除公告外，原则上一律使用内部公文单作业。（2）必要时须经总务课同意始可变更格式作业。3.2 公告（1）对内公告发文，由各单位文书管理员签办，总务课总收发，并由总务课呈总经理核准后方可发文公告。（2）公告除

12、由总务课总收发存档外，必要时可由发文单位自行拷贝存档作为日后追踪之凭证。3.3 内部公文单内部公文单签办，存档说明如下：3.3.1 收发文原则发文单位原则上不予限制，但如属报告或联络文且发文单位又不属主管部，该内部公文单须先经由部门主管核示后，才可越部上呈或转他部（须照会他部时）会签后上呈。3.3.2 受文单位为内部公文单核准、照会或执行权之最终归属单位。3.3.3 编号原则对内发文编号原则除第一码与对外发文编号原则不同外，余者均相同。范例：福X字第010-0-。（1）第一码：代表本公司。如：使用公司名称第一字“福”来代表“厦门福友企业管理顾问有限公司”。（2）其余代码编制原则与对外发文相同。3.3.4 内部公文单原则上由发文单位自行存档，但必要时可由受文单位拷贝存