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1、接單及選擇工廠工作流程1.0簡介 為使經本公司進行採購的訂單均能乎合客戶對價錢、客期及品質方面之要求，本洋行的政策為挑選一些品質合乎要求及表現穩定的工廠生產以減少大量的中期及成品的臨場控制。本流程描述當建立一個新客戶或與現存客戶制訂每年度或每季度接單計劃及選擇工廠時所需考慮之因素及所需跟循之程序。2.0適用範圍 本流程適用於採購部各組別跟進客人訂單的實施情況及各項進度。3.0相關流程3.1工廠評審工作流程：OP-PPTINS-0023.2跟單工作流程：OP-PPTMER-0043.3訂單規格文件管制程序：OP-PPTGEN-0023.4處理及分發客方合同工作指示：WI-PPTMER-0013.
2、5處理旭日單工作指示：WI-PPTMER-0024.0定義旭日單：經由本司採購部美國組處理，並落實於旭日集團屬下工廠生產的訂單。外廠單：經由本司採購部美國組處理，並落實於旭日集團以外工廠生產的訂單。經由本司採購部中國真維斯組及澳洲真維斯組處理，並落實於旭日集團屬下工廠或旭日集團以外工廠所生產的訂單。5.0內容5.1了解客戶之需要5.1.1新客戶當建立某一新客戶時，需考慮以下因素以決定本公司是否有適合資源來提供所要求之服務：(i)客戶產品品種(ii)交貨期(iii)計劃數量(iv)目標價錢(v)品質要求(vi)每單平均數量(vii)特別要求：例如指定產地、符合當地法律法規要求(viii)付款方式
3、(付款方式包括L/C、DA、DP、COD等等) 5.1.2現存客戶對現存客戶，需暸解其一貫之要求有否改變，以制訂來季或來年各品種之接單計劃數量。5.2衡量現有資源能否迎合客人要求5.2.1人力資源滿足客人訂單要求過程中所勰橢橢擝l,d$H!，作為計劃根據。(ii)此計劃數量可以是由客人所承諾或由採購部主管按客人情況自行釐定。(iii) 編印 SALES PLAN 後須交採購部主管批簽後再交總經理審簽。(iv)若為旭日單，須按處理旭日單工作指示：WI-PPTMER-002交工廠處理入BLOCK程序。5.3.2具體計劃制訂年度計劃後，若於每季或對每品種有更具體之資料及數字後，可進一步落實接單計劃，
4、即按照客人提供之資料分產地、分布種入電腦BLOCK ORDER(預購數)。入預購數需包括數量、配額類別、貨期及產地，並盡可能提供布種資料。5.4報價5.4.1當採購組收到客戶之報價要求，首先須考慮客戶所提供之資料是否足夠，一般報價需落實以下資料： (i)布種；(ii)特別物料；(iii)款式及呎碼表；(iv)洗水方法；(v)產地5.4.2 與客戶落實以上資料後，採購員須搜集布種、物料及洗水方法等詳細資料，若該款式曾由商品開發部跟進或起辦，可向相關部門取得進一步資料。5.4.3集齊資料後可把相關資料提供工廠報價，并選擇工廠，若適合生產該品種之工廠超過一間，可把資料交予不同工廠報價。若旭日為其中一
5、間合適工廠，可由採購員按旭日營業員會議上派發之最新報價守則進行報價工作(適用於美國組)。當工廠報回價錢後，採購員須初步審核報價是否合理，若價錢出現問題，須先行與工廠磋商，初步審核後交採購部主管或副主管審批及選擇，審批後可把工廠報價資料存檔。另準備一份報價資料予客戶。5.4.5 跟進客戶回輸資料，有需要時聯絡廠方磋商價錢。5.4.6 若客戶同意價錢，須按跟單工作流程：OP-PPTMER-004 進行跟單工作。5.4.7 若客方未能提供某項資料，採購員需於報價資料上列明報價時所作之假設。例如客戶未能落實呎碼表，報價資料上需列明該款式之假設資料。5.5落實訂單5.5.1審核訂單收到客人訂單資料，須確
6、定以下事項，才能算作一張正式訂單：(i) 布種組織成份(ii) 款式 (或所需布用料及品種)(iii) 尺碼表(iv) 數量及顏色分配(v) 交貨期(vi) 產地 (配額)(vii) 成品處理(viii) 價錢及付款方法5.5.2核對訂單資料收到客人訂單資料，採購員需查核以上資料與報價時之資料是否相符，如有不符而影響價錢，需與客人商討解決或重新報價。待所有資料落實後才能落實訂單。若資料相符，採購員須交採購部主管或副主管批簽並覆回客人，並由採購部主管或副主管為每張訂單落實工廠。5.5.3特別情況如客人未能提供某些資料，而希望先行落實訂單，在部門經理及工廠同意下可先行由工廠進行訂布及訂物料等工作，
7、惟需取得客人書面承諾負責有關責任(如配額、布料、物料及運費等責任)。5.6編制客戶工作規劃當決定接受某客戶後，需了解客戶各方面之要求，並針對某客戶而訂立客戶工作規劃，內裡列出跟進此客戶之各項工作權責及各項工作流程未有述及之工作細節。此文件由負責之採購組制訂，並由採購部主管覆核後交總經理核準生效。提供予客戶的報價資料按不同客戶的需要作出適當處理，每組別之報價資料內容見每客戶之客戶工作規劃。列明資料後交採購部主管或副主管批簽，批簽後交給客戶。註 : 若該客戶為新客試單，可待該試單完成後才正式整理一套客戶工作規劃及客人標準，但須於入 BUYPLAN 或ORDER CONFIRMATION時註明是試單
8、。5.7跟進客人合同訂單落實后，需跟進客戶的正式合同，并按處理及分發客方合同工作指示：WI-PPTMER-001進行。若客方落單時未有正式合同，需跟進客方補回正式合同，詳情見跟單工作流程：OP-PPTMER-004。 5.8訂單資料的處理5.8.1訂單資料一經核準分發后，按訂單規格文件管制程序：OP-PPTGEN-002進行相應處理。5.8.2負責每個客戶之採購組須把以下之文件保留存檔：(i)接單計劃 (SALES PLAN )(ii)客戶工作規劃(iii)每一張訂單有關合約審查及選擇工廠之紀錄，並把有關資料編號紀錄於每張訂單之落實訂單紀錄內 (見客戶工作規劃)。5.9落單給認可工廠5.9.1
9、 旭日單(適用於美國組)：若為排單於旭日集團屬下之工廠，須按處理旭日單工作指示：WI-PPTMER-002進行跟單工作。 5.9.2若排單於其他工廠，須把有關訂單資料交與工廠。訂單資料必須包括： (i)款式 (ii)布種組織成份 (iii)數量及顏色分配 (iv)價錢 (v)品種 (vi)客期 (vii)成品處理方法、特別物料其他資料資料準備好後須交採購部主管或副主管加簽後交與工廠，並要求工廠加簽後送回本公司以作為落實訂單。5.9.3 當落實訂單及工廠後，負責之採購組需按客戶工作規劃中所訂定的落實訂單紀錄方法把落實訂單資料記錄下來，並且需為每張訂單建立一獨立之訂單檔案，檔案內存有各項經核準之訂
10、單資料。此檔案內所需資料見跟單工作流程：OP-PPTMER-004。5.9.4 完成以上程序後需按照跟單工作流程：OP-PPTMER-004，進行各項跟單工作。 5.9.5收集品質標準若為新工廠，需通知工廠本公司將為每一張訂單進行成品查貨，並需把本公司之品質標準：QS-PPTINS-001及布料成衣測試接受標準：QS-PPTINS-002交予工廠作為本公司各類收貨品質之標準。若客人有特別指定之品質標準，亦需交一份予工廠作為客人特定的允收標準。5.9.6更換工廠若因某種問題未能按原計劃排單於選定之工廠，需按照 5.4.3 及 5.7內所述各項重新選擇及落實工廠，惟新工廠需為該品種之認可工廠。5.
11、10每月檢討接單計劃需於每月行政會、營業員會及關注小組會等會議上檢討接單計劃的達成情況，分析及總結客戶和市場的動向、外圍經濟環境等，從而制定相對應的措施，必要時修訂接單計劃，落實執行及進行檢討，確保接單計劃能夠合理地完成，並能滿足客戶的需要。有關檢討資料需加以保留，作為日後制訂接單計劃的參考。5.11流程圖 *6.0附 件 (見表格/附件檔)6.1SALES PLAN (F-PCRV-001)6.2ORDER CONFIRMATION (真維斯澳洲 - 真維斯客戶) (F-PCRV-005)6.3ORDER CONFIRMATION (力佳洋行 - A組) (F-PCRV-004)註：有*者表示是次新修定版本所更改或增加之內容
