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1、高校后勤信息化管理调研提纲1 访谈目的探讨高校后勤信息化的建设愿景、建设思路、IT系统总体架构图，以及各业务系统的演进规划；l 了解现有高校后勤管理状况，现有管理业务流程的现状及存在问题；l 了解高校后勤部门日常工作重点，明确其对IT支撑手段的初步需求；l 了解已有的信息化手段在日常业务中的支撑状况，了解期望的关键改进点和提升建议；l 了解高校后勤中各部门间的业务交互，以及相关的业务流程；2 各部门的职责调研部门/姓名： 调研时间：联系电话：2.1 高校后勤的组织架构是什么样的？答：后勤五个中心一个机关，无外包企业；物业中心六个部门一个办公室，无外包企业。2.2 部门的具体职责是什么？答：机关
2、负责修缮、招投标、综合管理事务；物业中心负责水电暖、土建修缮、家属区物业、教学区物业、校内清洁绿化等物业保障性工作；餐饮中心负责学校食堂；学宿中心负责学生宿舍管理；商贸中心负责学校商铺承租和学子超市、励耘超市、教工合作社等经营工作；外事中心负责励耘学苑、兰蕙公寓出租管理，以及留学生宿舍日常管理工作。2.3 部门内包含多少种具体的用户职责，每类用户的工作职责主要负责哪些业务答：人事管理、财务管理、档案管理、修理记录2.4 具体岗位的KPI？答：顾客满足率。3 IT现状3.1 现阶段高校后勤存在哪些IT系统？对应的运用部门。答：网络报修系统 热力、动力保障部物业纪实微信平台 中心办公室库房管理系统
3、3.2 相互间关联关系如何？接口格式？承建厂家，具体运用效果如何？存在什么问题？有哪些数据？数据库类型？主机状况。答：独自分别系统；Internet 网络接口；效果很好；无；报修时间，处理人；sql数据；一般台式电脑。3.3 有哪些需求没有IT支撑，可分类列。答：电子巡更智能抄表4 已沟通产品的调研方案4.1 供应链管理系统调研部门-姓名：调研时间：联系电话：4.1.1 职责相关4.1.1.1 物资管理的组织及审批层级包含哪些？答：各部门设立库管员；库管员申请、经理审批、中心核查。4.1.1.2 物资供应链管理系统建成后的运用人员包含哪些？答：库管员、会计、经理4.1.1.3 物资管理由哪个部
4、门在管理（负责选购及仓储）？答：各部门自行管理。4.1.1.4 系统建成后大致有多少人员运用系统，有多少人同时在线运用答：应用管理软件，无联网系统。4.1.2 业务相关4.1.2.1 当前的物资选购需求如何收集？大致的流程是什么样的？答：备用基本保障用料，专项材料进行询价选购，大宗材料进行招投标。4.1.2.2 每年选购规模金额能达到多少？合同量，订单量大致有多少？答：4.1.2.3 管理哪些类物资？是否存在相对固定的产品书目？答：电器耗材类，电动工具类，管材阀门类，土建五金类，保洁工具类等，是存在相对固定的产品书目。4.1.2.4 选购资金包含几类？比如成本预算？分别有哪些特点？答：只有成本
5、预算，依据往年成本进行预估推算。4.1.2.5 需求收集汇总后，如何开展选购招投标工作，大致的流程是什么样的？是否有用其他专业的招投标网站或系统？假如此部分在本次的系统中建设，大致的管理目标是什么？要达到哪些管理要求？答：确定需求，核算确定标的，制定招标方案，上网公开招标；有；分门别类，要细化子书目。4.1.2.6 只做过程跟踪记录管理还是做到整个过程执行支撑？建议先做过程记录跟踪即可答：整个过程执行支撑。4.1.2.7 招投标完成后，如何进行合同签署？如何与招投标过程连接？大致的管理流程如何？合同管理须要达到哪些目标？答：依据招投标中标结果及细则，进行合同签订。.4.1.2.8 招投标实施是
6、否引入第三方专业的招标代理机构进行招标选购？答：是4.1.2.9 合同签署后，对合同履约跟踪，合同变更有哪些具体要求？管理上有哪些关键点？答：履约依据合同的规定执行，确定质量、数量、型号、产地等符合合同要求。合同变更必需由双方同意并签字确认。如下：1、依据公司要求，超过2000元以上的设备（材料）选购不得采纳现金支付形式，必需签订正式的选购合同。 2、专业人员提出的并经负责人审定批准的材料清单是选购设备（材料）的唯一依据。 3、消耗材料的选购一般采纳定点选购的形式进行，选购点的确定必需经过主管领导确认同意，方可签定长期定点选购合同。4、合同签订必需包含以下内容：合同签订前必需完成对供货商的资格
7、审查工作，业主有要求时，对产品样本和资格确认应有业主代表的文字确认。 1） 产品的规格型号 2）产品数量 3）产品的质量标准 4）产品价格和支付方式 5）产品供货日期 6）双方违约责任 5、合同必需按项目和编号进行管理。4.1.2.10 是否支持框架+订单管理模式的选购？假如支持则具体的管理流程是什么？订单如何进行付款结算？答：不支持。4.1.2.11 合同付款结算如何才能达到付款的条件？须要供应做哪些管控？供应哪些实力答：依据合同付款方式进行；1） 产品的规格型号 2）产品数量 3）产品的质量标准 4）产品价格和支付方式 5）产品供货日期。4.1.2.12 系统是否供应与供应商进行在线合同、
8、订单交易协同实力？以及后续供应商的付款申请发起协同？答：不供应4.1.2.13 选购物资在订单或合同签署后，整个供货流程是什么样的，须要系统支持到那个程度？是否供应供应商在线进行发货单的发起及提交？与收货人进行线上协同？答：供货方送货，库管员验收，登记入库；全部流程；不须要；不须要。4.1.2.14 选购物资是否进行仓储管理（是否管理出入库盘点等业务）？假如进行仓储管理，大致有多少仓库？仓库结构与职能管理部门的关系是什么？仓储管理须要达到哪些实力？答：是；6个仓库；子部门；流程管理娴熟，材料分类和熟悉，平安处置。4.1.2.15 买回来的物资如何运用？是否存在专款专用物资和通用选购物资（买回来
9、囤积，日常花销），具体的流程是什么样的？有哪些管理模式？答：专项物资用在专项上，通用物资用于日常；存在；运用人申请用料单，库管员找负责人签字，出库；4.1.2.16 物资选购及运用是否须要与财务系统进行关联？答：不须要。4.1.2.17 系统是否须要与其他外围系统进行对接？假如须要包含哪些外围系统？答：不须要。4.1.2.18 本系统除了物资管理常规业务外，还应支持哪些相关的业务？答：材料型号、数量、价格波动等统计。4.2 高校后勤项目管理系统随着高校后勤项目规模不断扩大，国家对高校项目资金补助的具体性和目的性渐渐弱化，使高校后勤自身的资金管理压力渐渐增大。高校后勤项目规模不断发展壮大，如何完
10、善高校后勤项目管理不仅干脆影响到高校后勤教化质量的提高，对于高校后勤相应的管理要求也随之提高。现阶段高校项目管理的发展，暴露的一些高校后勤项目管理中的问题如下：1. 后勤项目管理过程不规范 ，针对同类型的项目，项目阶段不统一。各个项目阶段管理不规范，导致各教职员工对项目支持力度不大，阻碍项目发展，影响科学探讨和学校规划。2. 对后勤项目发展的干系人管理不当，许多资质不全或者缺少相应探讨阅历的教职员工也参加到项目中，对项目发展产生不利的影响。3. 高校后勤项目信息分散，无统一管理，后勤项目管理无法形成闭环。同时高校后勤项目管理流程不规范，各层级执行差异大，无法统一；4. 高校后勤项目管理信息分散
11、、不一样，无法形成信息共享，未能形成后勤项目管理阅历学问沉淀、传递困难。5. 后勤项目完成后的评估工作松散，评审不严格，评审流程不正规。导致后勤项目完成后并没有达到申报及立项时的要求和标准。本访谈的目的是沟通高校后勤项目管理现状，了解高校后勤项目管理需求，形成系统关键业务点、对后续系统功能规划以及演进规划供应基础和依据。调研部门-姓名：调研时间：联系电话：产品负责人：4.2.1 业务相关4.2.1.1 高校项目管理涉及哪几种类型的项目管理，分别都是哪些部门主要负责项目管理？答：工程项目管理；修缮管理办公室、招投标管理办公室、财务部。4.2.1.2 各个类型项目的管理，是否有相应的业务流程及管理
12、规范？现在对项目管理过程中对规范的执行状况如何？答：有，状况特别好。4.2.1.3 各个项目类型的管理，主要负责部门还与哪些部门有工作交互，每个部门的工作范围及权限是怎么样的？答：与项目相关部门都有可能交互；其他部门都是协作，供应专业建议，确保项目质量、进度、成本。4.2.1.4 现在项目管理工作最困难的地方是什么？答：职责划分。4.2.1.5 用IT化手段进行项目管理，最急于解决的问题是什么？答：内容与职责划分。4.2.1.6 领导在整个高校项目管理中，最看重什么?答：项目质量、进度、成本、平安等。4.2.1.7 项目管理系统是否须要与绩效系统进行业务连接，存在业务交互的包含哪些系统，如何交
13、互？答：否。4.2.1.8 现在的项目管理工作，须要完成那些统计分析报表或者上报的报告？答：变更内容、进度状况、会议纪要、监理报告等。4.2.1.9 希望在系统中能做哪个方向或者哪些数据分析，以便将人力从繁重的数据计算和统计工作中逐步解放出来。答：财务分析。4.3 校内基础设施保障系统4.3.1 设备相关4.3.1.1 后勤基础设施保障系统须要承载哪些业务？请描述这些业务涉及的管理类的工作流程、关联部门、具体的管理活动、管理职责？（解答越具体越好） 答：产品资料、技术资料、修理档案、运行记录、管理人、操作流程等。4.3.1.2 后勤保障中，对于仪器、仪表等机械设备故障修理、养护和施工流程都包含
14、哪些业务场景？答：推断故障、制定方案、申请报告、批复执行。4.3.1.3 对于费用管理中，后勤保障系统都要对哪些费用进行管理？请描述目前费用管理的流程；评估现状哪些能进行电子化或系统承载，能够电子化的这部分流程都包含哪些业务场景？请描述这些业务场景关联的部门、涉及的管理活动、涉及哪些人员和哪些管理职责？答：修理费、人员费、培训费、管理费。.4.3.2 人员相关4.3.2.1 请描述这些业务场景关联的部门、涉及的管理活动、涉及哪些人员和哪些管理职责？答：动力、热力、工程、绿化等，修理维护，相关管理人员和技术人员，各相关系统正常运行。4.3.2.2 物料、备件、备品、材料、工具等的出库流程、入库流
15、程都包含哪些业务场景？请描述这些业务场景关联的部门、涉及的管理活动、涉及哪些人员和哪些管理职责？答：选购申请、选购、入库登记、用料申请、签字确认、出库登记。库管员、负责人、领料人。按库房管理制度各司其职。4.3.2.3 哪些工作中须要人员进行值班，值班过程中有哪些业务场景？请描述值班人员的任务支配和管理要求，以及在值班过程中须要进行的业务活动。答：运行值班、24小时电话服务、修理人员。按时检查设备运行状况。按各自管理制度进行。4.3.2.4 后勤保障系统中哪些业务工作须要进行服务监督？请描述服务监督工作的业务分类、监督工作的主要流程，所包含的业务场景、这些业务场景关联的部门、涉及的管理活动、涉及哪些人员和哪些管理职责，以及服务监督工作中须要运用的工具和措施？答：4.3.2.5 后勤保障系统中须要对哪些工作进行考评？请描述考评的业务分类，各类考评的依据、考评的周期、考评的频率、考评涉及业务范围、考评关联的数据和数据量、各项考评的计算方法。答：服务满足度。
