《汇锦城物业管理处制度汇编》由会员分享，可在线阅读，更多相关《汇锦城物业管理处制度汇编（21页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、汇锦城物业管理处制度汇编采购控制：1 目的和适用范围1.1 目的本程序规定了公司采购流程及与合格供方关系维护协调的控制要求，其目的是基于良好的供应链管理的基础，努力控制成本，实现最大化收益, 确保采购产品符合规定要求。1.2 范围本程序适用于直接影响服务质量的保洁绿化材料、工程维修材料、 消防安保材料、办公用品的产品采购。3 定义3.1 供方：提供产品或服务，具有法人资格，自负盈亏，自主经营的组织和个人。3.2 计划内产品：指使用部门在保洁绿化材料、工程维修材料、消防安保材料、办公用品等工作中可预期的，并已列入需求计划的物资。3.3 计划外产品：指使用部门在保洁绿化材料、工程维修材料、消防安保
2、材料、办公用品等工作中不可预期的，未预先列入需求计划的物资。3.4 计划内产品采购：基于预先作出的需求计划，人力资源行政部所进行的计划内产品的采购。3.5 计划外产品采购：针对尚未列入需求计划的计划外产品，人力资源行政部所进行的采购。3.6 固定资产：以折旧方式计入成本，价格超过两千元的产品。3.7 应急采购：对使用部门运作中临时产生的需求，并要求在24 小时内到位的产品的采购。3.8 采购小组：由人力资源行政部、质管部、运作部、财务部及市场部相关人员临时组建负责对供应商进行评选的小组。4 职责4.1 人力资源行政部负责公司总部产品需求计划的编制。4.2 采购小组负责对供应商的评价、选择、和重
3、新评价，并由人力资源行政部负责对产品的采购。4.3 各项目处负责本项目的产品需求计划的编制，并负责对产品的检验。4.4 主管部门负责对产品需求计划的审核和批准。4.5财务部负责各部门 / 项目采购费用支出控制和用款计划预算，并负责对采购产品进行核销监督。5 采购程序5.1采购的对象根据公司目前的产品使用情况，对采购产品可分下列四大类：5.1.1保洁绿化材料：清洁剂材料；清洁工具类材料；清洁及工具类；绿化养护材料。5.1.2工程维修材料：空调、电梯等设备材料；电器、灯泡、电线等材料；给排水材料；五金、工具、化工类材料。5.1.3消防安保材料：消防器材；安保设备。5.1.4办公用品：服装类；文化用
4、品类；办公用品（含设备、家具）；低值易耗品5.2采购计划的种类及申报程序采购计划可分为月度采购计划和临时采购计划。5.2.1月度采购计划各部门 / 项目在每月末应填写下月度的“月度采购计划表” ，报主管部门审核通过后于每月 20 日前，以书面形式向人力资源行政部申报，经人力资源行政部汇总后，交于总经理审核。5.2.2临时采购计划对于使用部门运作中临时产生的产品需求的采购，使用部门应填写 “临时采购申请单” ，并按下列标准予以实施。1）一次采购总价在1000 元以下的产品采购，经使用部门经理批准后再经主管部门经理批准后方能实施；2）一次采购总价在 1000 元以上 ( 含 1000 元 ) 的产
5、品采购，除 1）中程序外还需经总经理批准后才能实施；3）单次采购总价在1000 元以下的产品应急采购可由使用部门经理批准后直接实施。5.2.3固定资产采购的申报使用部门凡涉及固定资产的采购计划申报，除主管部门审核通过外，还需报总经理批准后方能实施。5.3合格供方5.3.1合格供方的条件1) 合法的经营商2) 营业执照、资质证书齐全有效3) 具有良好的信誉4) 有较强的供货能力5) 有一定的质量保证能力，并能提供其对产品的质量保证措施6) 价格合理7) 通过质量认证体系的供应商优先考虑5.4 采购实施本程序中所指的采购包含计划内产品采购和计划外产品采购。5.4.1计划内产品采购5.4.1.1.计
6、划内产品的采购原则上需从合格供方处实施采购活动。5.4.1.2.人力资源行政部对经审核批准的产品需求计划进行分类整理，并将所需采购的产品清单以 “采购单” 形式及时送达各合格供方，并在合格供方接到 “采购单”至各使用部门检验产品合格这段时间，密切关注供应商的供货情况，并根据使用部门的反馈结果对各供方进行跟踪。5.4.1.3.对分供方处紧缺的产品、急用产品，人力资源行政部可以通过其他路径实施采购。采购时应注意的方面：1) 要满足申购要求。2) 尽可能采购质量可靠的品牌产品。3) 从设备设施产品的原配生产企业及其经销单位采购。4) 发现下列情况，人力资源行政部可委托使用部门派人采购或协助采购 分供
7、方处缺货且采购人员不足而又急需使用的产品。由使用部门派人协助采购能更好地保证所购产品满足实际使用要求。未经主管部门同意而擅自采购的，责任由实施部门负责人负责。5) 人力资源行政部必须按“月度采购计划单”规定的型号和数量进行采购，确保质量。对设备及其他贵重产品的采购或对不明型号、规格产品的采购等情况下，应由使用部门相关专业人员陪同采购员一同采购，以保证采购产品的准确无误。5.4.1.4人力资源行政部要建立采购台帐，将每天采购的名称、数量、价格、用途整理分类入账，每个月 20 号进行盘点统计、报相关部门。5.4.1.5一次购买总金额在10000 元以上的产品要签订采购合同。5.4.2计划外产品采购
8、5.4.2.1计划外产品的采购：使用部门 / 项目填写“临时采购申请单” ，报人力资源行政部审核， 总经理批准， 由人力资源行政部采购或由人力资源行政部安排相关部门采购。5.4.2.2 当天急需单次采购总价1000 元以下产品的采购：使用部门/ 项目填写“临时采购申请单”后由使用部门负责人批准直接采购。“临时采购申请单”要及时上报到人力资源行政部备存。5.5产品采购的时间5.5.1人力资源行政部在每月20 日接到“月度采购计划表”后，需尽快编制采购方案，及时向供应商下达“采购单” 。采购任务必须在次月的5 号前完成。5.5.2若遇急件（不分节假日） ，需及时采购到位。不能按要求的日期供货的，人
9、力资源行政部应提前二天通知使用部门负责人，协商组织力量尽快解决。5.5.3遇市场货源短缺或供货期长时，人力资源行政部应及时同使用部门协商，使用部门应积极协助人力资源行政部寻找替代物。5.6产品的核销5.6.1每月 15-20 日各使用部门将相应资料交人力资源行政部，由人力资源行政部统一办理手续后，报财务部核销。5.6.2次月 5 日为财务部与供应商的结算日，由财务部、人力资源行政部负责。档案管理规定：1 目的规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。2 适用范围适用于物业管理公司各类档案的管理。3 相关支持文件公文收发管理规定4 职责4.1 总经理审批档案销毁清单。4.2 人力资源行政部审批
10、档案的借阅申请。4.3 人力资源行政部监督档案管理的实施工作和档案的日常管理工作。5 程序要点5.1 档案的编号5.1.1公司、部门、项目处、编号：5.1.1.1公司编号为： CPGFM（公司英文缩写） 。5.1.1.2部门编号：5.1.1.3物业项目处编号为：（项目处拼音缩写）。见代码一览表5.1.2年份编号：引用年份序号2008、 2009、 5.1.3档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字001、002、 0035.1.4档案编号举例：5.1.4.1物业管理有限公司编号：CPGFM档案序号对应部门名称字母缩写公司名称代号5.1.4.2项目处编号：CPGFM YZ档案序号项目处名称字母缩
11、写运作部字母缩写公司名称代号5.2 档案的分类5.2.1区分卷宗，按问题分类法划分，卷宗可分为以下九类：5.2.1.1业主档案 : 分为小区业主档案和其他业主档案a. 小区业主档案包括:业主资料入住资料验房资料装修资料其他应保存的业主资料b. 其他业主档案包括租赁资料5.2.1.2工程档案，包括：物业产权资料（项目开发批准报告；规划许可证，投资许可证；土地使用合同；建设工程开工许可证；用地红线图等）；综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合
12、验收合格书；供水合同、供电协议书、许可证，供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等）；施工设计资料（地质报告书；全套设计图纸；图纸会审记录，设计变更通知单；工程预决算报告书；重要地施工会议纪要；隐蔽工程验收记录；沉降观测记录；业主自装修设计及竣工资料；其他可能会影响将来管理的原始记录等）。5.2.1.3设备档案，包括：设备台帐设备出厂合格证设备使用说明书（要求中文）设备安装、调试报告保修卡、保修协议设备运行记录设备维修、保养记录设备更新改造记录设备管理制度其他应保存的设备资料。5.2.1.4物业管理运作档案，包括：公司管理运作档案（物业接管记录；对外经营记录；质量体系文件；行政人事日常管理文件；其他相关运作记录）项目处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录；回访记录；有偿服务记录；社区文化活动记录；达标创优记录；其他相关运作记录）。5.2.1.5来往文书档案，包括：管理公司及项目处日常对外、对内发出及收取的文件。5.2.1.6合同档案，包括：采购合同多种经营合同物业接管类各种合同保险类合同等。5.2.1.7员工人事档案，包括：用人要求申请表；求职人员登记表；新员工试用表；新员工报到通知书；入职人员统计表；员工晋升 / 加薪表；
