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1、咨询服务类供应商管理流程编号：版号：A页码：第1页共7页咨询服务类供应商管理流程编制日期审核日期扌批准日期修订记录流程图示咨询服务类供应商管理流程供应商填写供应商档案一专业设计师/策划人员收集各阶段需要的供应商填写供应商档案二提出免招标申填写邀请函/请表发出邀请函/准备招标文件准备招标文件确定投标供应商确定投标供q应商组织开标、回标和答q疑组织评1标1编写评标报告并上报审批发中标通知供应商阶段性履组织供应商履约组织供应商合作 满意度调査经理不合格列入公司不合格资源库不合格列入公司不合格资源库合格列入公司合I-格资源库二、流程概述流程目的为咨询服务类供应商的积累和选择提供支持；对供应商进行管理，
2、使其 在合理的周期内提供符合公司要求的成果和服务。适用范围适用于向公司提供设计成果和服务的设计单位或提供定位策划等专业 咨询的咨询单位的管理工作。定义1、综合考察：是对供应商所提供供应商档案中的业务范围、业务历史 及人员配备的考察。分为公司考察、项目考察和作品考察；2、公司考察：是指对供应商办公场所的综合考察；3、项目考察：是指对供应商主要参与设计的在建或建成项目的综合考察。4、项目考察：是指对供应商主要参与设计的在建或建成项目的综合考察。流程要素描述三、工作程序3.1 供应商资源库的建立、应用和更新1) 资格预审：a) 研发中心专业工程师或策划人员负责收集或接受外部供应商信息，要求供应商按照
3、标准格式填写供应商档案一并提供其要求的附件，据此进行资格预审；b) 供应商提供表格和附件不符合要求的，由专业工程师或策划人员责成其对资料进行完善； 之后仍不符合要求的将放弃对其进行进一步考察；c) 供应商档案一及附件均符合要求的，在供应商档案一填写意见报专业总监、部门 经理会签，研发中心总经理审批通过后，可对其进行综合考察。2) 综合考察：a) 综合考察由研发中心组织进行，参与人数必须在三人或三人以上，并至少包括一名研发中 心部门经理/专业总监以上级人员，考察结论方可生效；b) 研发中心参与综合考察人员要根据实际情况填写考察纪录及供应商档案二，并共同商讨 得出考察结论；c) 对综合考察中合格的
4、供应商，由研发中心参与综合考察人员在设计供单位档案二签字确认后，可进入公司合格供应商资源库，否则就进入不合格供应商资源库，综合考察中评 价为优秀的供应商可以成为公司优先选择供应商；d) 供应商履约评价中一旦被评定为不合格，即被淘汰出合格供应商资源库；评价为优秀的供 应商可以成为公司优先选择供应商。3.2 供应商的选择方式和原则1) 采购方式分判：采用招标方式选择供应商的情况有：区域总体规划方案；重点项目(包括住宅配套工程和公共建筑)建筑方案；景观方案；区域城市与产业定位工作等，其他情况下的供应 商选择可使用非招标方式；2) 供应商选择的原则：a) 所有供应商的选择须为公司合格供应商资源库中的供
5、应商，对于新合作供应商，经过资质预审和综合考察后，先进入合格供应商资源库才有资格成为备选单位；b) 对于区域总体规划、建筑/景观方案设计，一般选择有类似设计经验和成功案例的供应商；对区域详细规划、建筑/景观的初步和施工图设计应优先选择有合作经验的当地供应商完 成。3.3 非招标选择供应商1) 对于非招标方式选择供应商，由研发中心专业工程师或策划人员填写免招标申请表说明免招标事项和主要原因，报研发中心总经理审核，九通总经理审批后执行；2) 研发中心在合格供应商资源库中选择符合要求的意向单位，并向意向单位发出邀请函、询 价表，供应商根据两表的要求进行回复；3) 研发中心组织相关专业人员、意向单位进
6、行商务谈判，根据人员配备、商务谈判结果及以往项 目合作情况进行综合筛选和排序，按照排序填写供应商审批表并进行会签，报研发中心总 经理审核，九通总经理审批后执行；4) 合同签订后，由研发中心将邀请函、询价表、供应商审批表及合同等保存归档。3.4 招标选择供应商1) 组成招标小组：招标小组由研发中心组织成立，成员包括研发中心专业工程师、专业总监、部 门经理等，可以根据项目情况由研发中心总经理确定是否增加项目管理部、招商中心等部门相 关人员，招标小组人数应不少于5 人。2) 编制确定招标文件：a) 研发中心负责组织编制招标文件，经项目管理部会签，由招标小组成员反馈意见后，研发 中心总经理审批确定；b
7、) 招标文件应包括项目概况、设计条件、服务范围、成果及服务内容要求、进度要求、投标 截止时间、投标报价要求、各专业主要人员简历及业绩、要求投标人提供的其他材料等内 容。3) 确定投标单位a) 研发中心从公司合格供应商资源库中提出不少于3 家供应商后(对于新合作供应商，在进 行资格预审和综合考察合格后，进入合格供应商资源库)，经研发中心总经理审批后，确定 参加投标的供应商；b) 投标供应商是否满足招标工作的资质、规模、技术水平及工作档期等要求，在本工作阶段 解决。4) 发标、投标和开标a) 由研发中心组织发放招标文件，投标单位应填写招标文件领取登记表；b) 发标后，由研发中心以书面或面谈的形式组
8、织进行招标答疑，并负责整理答疑纪要和来往 函件；c) 投标供应商应在投标截止时间前，将投标文件密封送达投标地点，原则上提交有效投标文 件的供应商不少于3 家；d) 由研发中心负责召集招标小组，在招标小组成员不少于3 人的情况下即可开标，并记录主 要条款，正常情况下，提交有效投标文件的供应商少于3 家时，应重新组织设计招标。5) 澄清a) 如发现投标人标书内容表述不清、理解存在歧义，对评标结果会产生明显影响的，招标小 组可以邀请投标单位召开澄清会，要求投标单位对标书予以澄清，并用书面形式列明澄 清内容送招标小组作为评定标的补充依据；b) 投标单位对标书的澄清不得对原投标文件构成实质性修改，否则应
9、不予接受。6) 评标和定标a) 研发中心负责根据各单位投标文件填写设计供方回标评比表，组织召开设计评标会议， 由研发中心总经理主持会议，须由招标小组成员全体参加，并对投标供应商进行综合评 价，可以采用会议同意的方法对投标供应商进行定性和定量的综合评价；b) 定标采取经济评审的合理最低价的原则，经招标小组协商一致形成的评标意见，由研发中 心责提出书面评标报告并上报审批后定标；c) 评标报告由研发中心总经理审核，九通总经理审批。7) 发出中标/未中标通知a) 由研发中心组织与中标供应商进行合同洽商；b) 协商一致后，研发中心向中标单位发出中标通知书，同时，编制未中标感谢函，正式答复未中标单位，感谢
10、其参与投标，并欢迎下次继续参加。3.5 合同的编制与签订1) 由研发中心编制或组织编制对应招标内容的委托合同，由专业总监、研发中心总经理提出意见2) 由项目管理部对合同中进行法务审核，财务部门会签,报研发中心总经理、九通总经理审批后， 由研发中心经理统一签署。3.6合同的执行与监控1) 研发中心根据合同条款，对合同的执行情况进行监督，包括成果提供是否及时，成果数量、质量是否符合合同要求等，以此作为支付供应商费用的依据；2) 供应商沟通交流：研发中心专业工程师或策划人员负责与供应商的中期交流，交流可以采用定期交流会的方式，也可以采用电话、传真及联系函的方式；3) 专业工程师或策划人员应根据阶段内
11、的交流情况，按照进度、质量、服务态度等方面进行记录 根据合同执行情况、交流情况记录及阶段履约评价记录支付费用。3.7 供应商评价1) 专业工程师或策划人员负责组织与供应商的日常交流会议，并对供应商的履约情况进行监督，根据各阶段供应商提交设计成果情况填写项目进度报告，分析检查出现的相关问题，以改进 对供应商的管理；2) 研发中心组织各相关部门，每半年定期对供应商按供应商履约评价表格式进行一次综合评估，评出优秀、良好、合格、不合格四个等级，报专业总监、部门经理会签、研发中心总经理审批，集团战略运营中心适时调整供应商资源库单位名录，并将优秀、良好、合格的评定结果记录入合格供应商资源库相关名录，将评定
12、结果为不合格的汇入不合格供应商资源库；3) 双方合作完成后，除了我方对供应商履约评价外，应编制供应商合作满意度调查问卷对供 应商对我方满意度进行评价，形成供应商合作满意度调查报告，评价中发现的问题向供应商 进行说明，典型的问题可形成案例，避免在以后的合作中出现。四、支持性文件4.1区域定位策划流程4.2区域规划设计管理流程五、表单模板5.1供应商档案一5.2供应商档案二5.3免招标申请表5.4邀请函5.5询价表5.6供应商审批表 5.7投标文件领取登记表 5.8供应商回标评比表 5.9中标通知书 5.10未中标感谢函 5.11项目进展报告 5.12供应商履约评估表 5.13供应商合作满意度调查问卷
