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1、实行调研记录(OA卷)xx中国集团有限公司金蝶软件（中国)有限公司八月阐明 项目组王雄、刘仕平于-10-6至10-1就如下问题:v 公司的办公管理模式、业务特点、行政管理及辅助管理单元现状； v 公司公文管理、文档管理、档案管理、沟通、公共资源的管理规范及需求；v 既有OA系统运营状况及数据迁移。对行政部冯波和胡云平、档案室郭颖蕊、信息部刘仕平进行了调研，感谢上述人员的大力支持。调研目的是理解公司工作状况,OA系统运营现状，盼望值,为系统参数设立、流程配备、数据整顿打下基本。调研期间未能确认的问题涉及： 2. 期权管理固化表单财务解决方式 42既有OA系统数据迁移方案 4.3门户界面、布局的规
2、划方案调研差别记录公文字号档案集成合同归档会议室管理信息发布栏目1. 公文、信息发布、知识文档管理调研时间：-0-7 10:00-：30调 研人：王雄（金蝶)、刘仕平(信息技术部)调研对象：冯波（行政部经理)调研地点：鑫苑北京调研内容：理解鑫苑公文管理、现行文档管理规范、内部协作沟通的需求差别列表1.1 公文管理1. 目前鑫苑收发文管理的类型分哪几类?如:部门级、公司级、集团级(或其她名称）答复：目前鑫苑的发文管理类型如下：集团级：查阅范畴整个集团公司的人员公司级：查阅范畴为子公司的所有人员部门级:查阅范畴为公司或集团的部门人员收文类型提成:外部来文:外来单位的收文公司来文：涉及集团与子公司之
3、间、子公司之间的来来问2. 所有收发文管理流程的应用规则和表单样式？(提供流程规则描述和图例，表单格式文献)答复:公司内部公文发布形式清单序号公文种类发布形式备 注1决定OA“电子公示”各单位自行编制，总部生产运营中心统一发布2告知O“电子公示”各单位自行编制，总部生产运营中心统一发布3通报OA“电子公示”各单位自行编制,总部生产运营中心统一发布4报告公司邮箱双方通过公司邮箱传递5请示公司邮箱双方通过公司邮箱传递6批复公司邮箱双方通过公司邮箱传递7函公司邮箱双方通过公司邮箱传递8会议纪要OA“会议纪要”各单位自行发布9工作联系单公司邮箱一级机构工作联系单生产运营中心备案/分子公司各二级部门之间
4、工作联系单在企管部备案10简报A“新闻消息”总部行政人力资源中心/分子公司行政人事部发布11监察通报A“新闻消息”总部行政人力资源中心/分子公司行政人事部发布1新闻OA“新闻消息各单位自行编制,行政人力资源中心统一发布行政类公文解决素材收集列表清单流程名称审批表单流程描述应用范畴备注红头文献发文审批单拟稿人总经理（副总）总裁办(联签)C集团中心重要文献，波及人事,财务，奖罚决定等分子公司红头文献发文审批单拟稿人部门经理总经办(联签）分子公司总经理分子公司重要人事任命，财务制度，奖罚决定等告知无(可用简化版发文审批单)拟稿人各中心总经理(副总)生产运营中心总经理各中心全集团范畴内一般性告知分子公
5、司告知无（可用简化版发文审批单)拟稿人分子公司总经理生产运营中心总经理分子公司需要上传告知新闻,集团简报,监察通报无（可用简化版发文审批单）拟稿人行政部经理行政人力资源中心总经理集团及分子公司新闻,集团监察通报分子公司新闻需要分子公司行政人事部经理审核分子公司监察通报无(可用简化版发文审批单)拟稿人行政人事部经理分子公司总经理分子公司监察通报请示无拟稿人请示单位总经理审核集团有关领导分子公司向集团中心领导请示,或中心向总裁办领导请示工作联系单有拟稿人分子公司总经办及企管部经理抄送生产运营中心备案分子公司之间,或分子公司与集团中心之间发文人员为分子公司企管部经理,各中心负责人会议纪要无拟稿人参与
6、会议人员抄送生产运营中心备案分子公司,集团中心各部门发文管理流程：涉及集团的发文审批、子公司的发文审批鑫苑(中国)置业有限公司发文审批单编号: 呈报日期： 月日 特急 紧急 一般绝密 机密 秘密一般签发会签OO:CF：CAO：标题：按照授权规定,各级人员审批：附件:主送:抄送：与否容许A传递是 否拟稿单位：拟稿人:电话:拟稿单位负责人：核稿人：份数:行政人力资源中心总经理:生产运营中心总经理:河南鑫苑置业有限公司发文审批单编号： 呈报日期: 月 日特急 紧急 一般绝密 机密 秘密 一般签发会签总经理：工程副总经理：营销副总经理:总工程师:标题:按照授权规定，各级人员审批:附件：主送:抄送:与否
7、容许OA传递是 否拟稿单位:拟稿人:电话:拟稿单位负责人:核稿人:份数:行政人事部经理:收文管理流程:集团的收文登记、子公司的收文登记集团总部文献传阅单传阅单编号：XY-1 呈报日期: 月日文献标题：发文字号:附 件:主 题 词：来文单位：单位负责人：该单位经办人：收文时间:呈报领导： (由集团行政人力 资源中心总经理填写）请尽快传阅文献，阅后在合适位置签订意见并签名,注明日期和时间。领导阅签注意事项1报集团总裁办所有成员阅知的文献（如“报告”)使用此单。由行政人力资源中心填报、编号、保存。.各管理中心报分管本中心的总裁办成员阅知的文献可使用此单，由该中心填报、编号、保存。编号措施：XY中心名
8、称汉语拼音各字第一种字母-流水号。流水号年初从开始，顺序编号。次年重新从1开始编流水号。3.发文用发文审批单,不用此单。 河南鑫苑置业有限公司文献传阅单 传阅单编号：HNXY-1 呈报日期: 月 日文献标题：发文字号:附 件:主题 词:来文单位：单位负责人:该单位经办人：收文时间:呈报领导： (由行政人事部经理填写)请尽快传阅文献，阅后在合适位置签订意见并签名，注明日期和时间。领导阅签注意事项1.报公司总经办所有成员阅知的文献使用此单。由行政人事部填报、编号、保存。2.发文用发文审批单,不用此单。3. 收发文红头模板的种类及格式？答复:详见:鑫苑（中国）置业有限公司公文管理措施中附件1至14.
9、 请列各类收发文的字号编码规则清单?文号产生的时间?（如:起草人、审核后）文号产生后与否容许修改?答复：各类的发文均有发文字号的编码规则，字号的在最后核稿后产生，并容许修改字号。集团总部各管理中心发文字号 文种发文机关除会议纪要、工作联系单以外的公文会议纪要工作联系单总部行政人力资源中心鑫苑集团行字号鑫苑集团行纪字号XY-XZRLZ-032-1总部生产运营中心鑫苑集团生字号鑫苑集团生纪字号X-SCYY-24-1总部财务管理中心鑫苑集团财字号鑫苑集团财纪字号XY-CW-0241总部成本设计中心鑫苑集团成字号鑫苑集团成纪字号XYCSJ-03-总部地产发展中心鑫苑集团地字号鑫苑集团地纪字号XY-DF
10、Z4-1总部战略投融资部鑫苑集团战字号鑫苑集团战纪字号XY-ZTRZ-31总部审计法务部鑫苑集团审字号鑫苑集团审纪字号XY-JFW-324-1总部信息管理中心鑫苑集团信字号鑫苑集团信纪字号XY-XXL024-阐明：工作联系单发文字号编制措施:“X”是鑫苑二字拼音各第一种字母的组合,表达鑫苑集团；“CWGL”为“财务管理”各第一种字母拼音第一种字母组合,表达财务管理中心;“032”表达年、月、日，以“yyymmd”编拟;“1”为工作联系单的起始流水号,顺序编码。此4组字母、数字组合，以“-”连接。各分子公司发文字号 文种发文机关除会议纪要、工作联系单外的公文会议纪要（简报、监察通报）工作联系单河
11、南鑫苑置业有限公司豫鑫字号豫鑫纪(简、监）字号HNXY-0101-1郑州建投鑫苑置业有限公司建鑫字号建鑫纪(简、监)字号JTXY010-1郑州建投鑫苑联合地产发展有限公司建鑫联字号建鑫联(简、监）纪字号JXY-0101-1山东鑫苑置业有限公司鲁鑫字号鲁鑫纪(简、监)字号DXY-1011苏州鑫苑置业发展有限公司苏鑫字号苏鑫纪(简、监）字号XZXY-011-1安徽鑫苑置业有限公司皖鑫字号皖鑫纪(简、监)字号AH-01-1鑫苑置业(成都)有限公司蓉鑫字号蓉鑫纪（简、监)字号CDY-01011昆山鑫苑置业有限公司昆鑫字号昆鑫纪（简、监）字号KXY-001-1河南鑫苑物业管理有限公司豫鑫物字号豫鑫物(简
12、、监)纪字号XYWY01-1郑州名苑园林工程有限公司豫园字号豫园纪(简、监)字号M-0101-1郑州鑫苑计算机网络工程有限公司豫计字号豫计纪(简、监）字号JJWL1-15. 除了以上收发文的流程管理外,集团、各分支机构、各部门事务审批解决流程有那些？请列出流程明细清单,并进行流程描述和提供表单？答复:涉及行政部的合同审批流程、行政费用流程、出差管理等。6. 对收发文管理过程中具体的功能需求进行描述？例如：电子签章、笔迹留痕、催办、提示、归档等。答复： 公文解决中每个环节规定痕迹保存,并保存为一种版本； 能提供电子签章，公文发放传阅前在正文出进行盖章； 公文解决的催办督办人为发起人、部门经理或者有关督办部门的人员（如:生产运营中心); 公
