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1、档案管理理制度 第一章 总则第一条 为了规规范（集集团）股股份有限限公司（以下简简称公司司）档案案的分类类、装订订、归档档、保管管、查阅阅和销毁毁的管理理，特制制定本制制度。第二条 档案的的范围1、公司司内部经营营形成的的各种资资料。2、外部部政府机机关、行行业部门门形成的的与公司司经营或行业业有关的的公文、通知、批复等等资料。3、下属属全资、控股子子公司（以下简简称子公公司）备备案形成成的与经经营有关关的资料料。第二章 档案的的管理部部门第三条 档案的的管理部部门档案管理理由行政政部及财财务中心心共同管管理，其其中行政政部为主主管部门门。第四条 档案管管理部门门的职责责1、行政政部档案案管理
2、的的职责（1）负负责统一一组织编制制、修订订、完善善公司的的档案管管理制度度，规范范管理流流程、分分类目录录、管理理表格，规范档档案分类类、移交交、备份份、备案案、归档档、立卷卷、保管管、借阅阅、销毁毁等的管管理。（2）负负责指导导、培训训、宣贯档档案管理理制度。（3）负负责组织织、安排、检查督导导档案管理理制度的的执行。（4）负负责整理理、保管管公司人人事行政政类和业业务类档档案。（5）负负责收集集、整理理、保管管子公司司备案的的人事行行政类和和业务类类档案。（6）负负责收集集、整理理各部门门档案分分类目录录，汇总总建立公公司电子子目录并并写入OOA档案案系统。2、财务务中心档档案管理理的职
3、责责（1）负负责配合合行政部部编制、修订、完善公公司档案案管理制制度中财财务类档档案的分分类目录录、分类类管理流流程。（2）负负责收集集、整理理、保管管公司及及子公司司备案的的财务类类档案。第三章 档案的的分类管管理第五条 档案的的分类原原则公司档案案分类和和分类编编号由行政部部统一集集中管理理。各部门不不得擅自自增、减减、变更更档案分分类和分分类编号号。如有有变更、调整、增加、删除需需求，应应由需求求部门提提出申请请，经部部门主管管和行政政部审批批同意后后再做调调整。第六条 档案的的分类档案分类类可按内内容、保保存形式式、密级性等多种种方式分分类。公司档档案主要要采取按按实质内内容进行行分类
4、。1、按内内容进行行分类：具体各各级的分分类目录录详见档案分分类管理理流程中具体体规定。主要有有：（1）、章程、规章制制度、通通知通报报发文：主要包括括章程、规章、制度、内部通通知通报报发文、外部政政府机构构、行业业部门的的发文、通知、批文等等。（2）、会议资资料。主主要包括括日常会会议纪要要和专题题会议资资料等。（3）、股东会会、董事事会、监监事会决决议和成成员资料料。包括股股东会、董事会会、监事事会决议议、股东东会、董董事会、监事会会成员资资料等。（4）、企业基基本资料料。包括企企业简介介、资质质、证照照登记、变更、注销、年审资资料、品品牌形象象等。（5）、经营目目标、计计划、总总结：包包
5、括经营营目标与与总结、经营计计划与总总结等。（6）、经济合合同。包括对对外形成成收款的的经济业业务合同同、对外外形成付付款的经经济业务务合同、关联企企业间收收付款合合同等。（7）、案件资资料。（8）、行政后后勤档案案/员工工福利（餐娱、文体、图书等等）。包括基基建项目目、后勤勤福利文文件、资资产清单单等。（9）、人力资资源部资资料。包括人人力配置置、人力力开发、人力薪薪酬（成成本）、劳资关关系、员员工信息息管理等等。（10）、财务务部门资资料。包括财财务人员员管理资资料、会会计报表表/报告告、涉税税资料、银行融融资评级级授信资资料、银银行资金金帐户资资料、重重大财务务事项资资料、会会计账簿簿、
6、凭证证、年度度帐套备备份光盘盘等。（11）、战略略投资部部资料（12）、工会会文件（13）、登记记记录资资料。包括印印章使用用登记表表、收发发文登记记、档案案管理登登记资料料、图书书借阅登登记表等等。（14）、签字字印模。包括签签字样本本、印章章印模等等。（15）、特殊业务务资料。2、按保保存形式式分类（1）纸纸质形式式（2）电电子档案案形式：包括各各种电子子表格、电子文文档、扫扫描方式式等形式式。3、按保保密性分分类：分分为绝密密档案、机密档档案、秘秘密档案案、一般（无无密级）档案。绝密、机密文文件打印印使用专用用磁盘，绝密文文件只能能印1份份，机密密、秘密密文件按按审阅人人数打印印。文件机
7、机密级数数，由发发文单位位的主管管领导根根据文件件内容，对照密密级分类类标准进进行确定定。（1）、绝密：处于最最高保密密等级，限指定人人员知晓晓，一旦旦泄密会会对集团团公司安安全、发发展造成成极其严严重后果果的资料料，如导导致公司司财产损损失伍万万元以上上；资金链链断裂（七天天内不能能恢复链链接）；管理系系统崩溃溃（三天天内不能能恢复运运行）或或组织架架构动荡荡（高管管三人以以上投诉诉或两人人以上离离职的）等。绝绝密文件件是集团团公司的的核心档档案。包包括但不不限于：A、总裁裁指定的的绝密事事项资料料；B外单位位提供的的绝密文文件资料料和相应应的科研研成果；C公司的的重大经经营决策策、战略略投
8、资计计划；D购买或或开发的的科研成成果和专专利等资资料；E资金运运作计划划、协议议、等相关关财务资资料；F重大项项目的资资料。(2)、机密：保密等等级次于于绝密，集团相相关领导导、相关关部门领领导和相相关人员员所知的的资料。是指非非法泄露露后会给给集团公公司安全全、发展展造成严严重损害害的资料料，如导导致公司司财产壹壹万元以以上伍万万元以下下；资金链链链接不不稳（七七天内恢恢复链接接的）；管理系系统遭受受破坏（技术平平台、作作业工具具等三天天内恢复复使用的的）或组织架架构出现现危机（高管两两人以上上投诉或或一人离离职的）等，包括括但不限限于：A集团公公司领导导指定的的机密事事项资料料；B外单位
9、位提供的的机密文文件资料料和相应应的研究究成果；C集团及及控股子子公司的的决策性性会议纪纪要、股股东会及及董事会会决议；D关于集集团及控控股子公公司商业业利益，发展的的合同；E公司发发展规划划、年度度经营计计划、业业绩合同同、经营营分析会会纪要等等(未公公开宣布布者)；F尚未公公布的技技术基本本资料、材料、图纸；G投资计计划书、项目协协议、项项目运作作方案；H财务帐帐薄、财财务运行行报告、验资报报告、审审计报告告等；I集团公公司人事事档案、工资；J未公布布的内部部重大改改革及人人员变动动的方案案；K涉及总总裁个人人的收发发文件。3、秘密密：保密密等级在在绝密和和机密之之下，集集团领导导、部门门
10、领导、相关人人员所知知的资料料。但如如果非法法泄露，会给集集团公司司带来损损害和影影响，如如导致公公司财产产损失11万元以以下；资资金链链链受到轻轻微影响响（不影影响正常常作业）；管理系系统遭受受轻微破破坏（不不影响正正常使用用）或组织架架构受到到轻微动动荡（两两人以下下投诉，无人员员离职），包括但不不限于：A外单位位提供的的秘密文文件资料料和相应应的研究究成果；B公司招招投标书书，有关关公司经经营的各各项信息息、数据据、流通通渠道和和机构等等；C具有国国际先进进水平，并且应应用范围围广、经经济效益益高或者者学术价价值大的的科研成成果、关关键技术术和有可可能成为为发明、专利的的阶段性性成果、资
11、料等等；D合同，技术协协议；E公司制制度汇编编原件。（4）一一般（无无密级）档案：除以上上外，其其他均为为一般档档案。第四章 档案的的移交管管理第七条 档案移移交的基基本要求求1、资料料完成了了日常经经营审批批、传阅阅等相关关流程，已形成成档案。2、移交交前，应应对破损损、字迹迹扩散或或纸张太太小的文文件进行行修裱、复制或或加边，对大小小不一、长短不不齐的文文件折叠叠理齐。3、结合合文书材材料的形形成时间间、彼此此联系进进行排列列。批复复在前，请示在在后；正正件在前前，附件件在后；正本在在前，定定稿在后后；结论论在前，依据在在后。4、原则则上整理理好一一一对应的的纸质档档和电子子档。5、采用用
12、碳素墨墨水钢笔笔或签字字笔，不不得使用用圆珠笔笔或铅笔笔填写，要求字字迹工整整、清楚楚、准确确。第八条分分类档案案的移交交人、保保管人、移交时时间、移移交流程程等的规规定，详详见档档案分类类管理流流程中中的规定定。第九条 档案移移交时移移交人填填写档档案交接接登记表表，报报部门主主管审核核确认签字字。接收收人核对对无误后后签字确确认。第五章 档案的的备案管管理第十条 档案的的备案是是指子公公司向集集团备案案。集团团各档案案管理员员对备案案档案的的管理应应分公司司分年度度按分类类顺序建建立目录录并立卷卷归档。第十一条条 具体体需要备备案的分分类档案案、子公公司备案案人、集集团受理理人、备备案时间
13、间等详见见档案案分类管管理流程程中具具体规定定。第六章 档案的的归档管管理第十二条条 档案案的归档原原则1、按立立档单位位分开建建档。2、按形形成或针针对的年年度分开开建档。3、自有有档案和和备案档档案分开开建档。4、按档档案内容容分类排排序归档档。5、按公公司/年年度/档档案类别别/顺序序号归档档编号。6、按末末级分类类档案登登记档案案目录。7、不相相容职务务档案分开开归档。第十三条条档案管管理员应应在收到到移交档档案资料料后3日内归归档。档档案管理理员填写写登记分分类档案案目录，将档档案文件件有序置置放在目目录后面面。档案案文件右右上角应应标注档档案的分分类编号、目录序序号及档档案密级级。
14、第七章 档案的的立卷管管理第十四条条 档案的立立卷装盒盒原则上上应与档档案分类类保持一一致。分分类档案案资料较较少时，连序的的分类档档案可组组合立卷卷。分类类档案资资料较多多时，可可分多盒立卷卷。档案案管理员员应编制制档案案立卷目目录，对每一一卷宗号号所管理理的分类类档案编编号、分分类档案案名称进进行列示示。对于跨年年的案件件资料、基建项项目、施施工项目目、投资资项目、委贷业业务、担担保业务务、典当当业务，应在完完结当年立卷卷归档。与单个项项目、业业务或事事项相关关的要素应进进行组合合成一个个文档，建立清清单目录录，经部部门领导导审批确确认完整整齐备、准确无无误后再再归档立立卷。比如：1、单个
15、个专题会会议相关关组合要要素：（1）关关于召开开会议的的请示与与批复；（2）提交会会议审议议批准的的资料：包括工工作规划划、计划划、报告告；预算算决算；各项决决议的草草案；（3）会会议期间间使用的的资料：包括开开幕词、闭幕词词、领导导人讲话话稿；大大会发言言资料；会议总总结报告告；（44）会议议参考性性资料：包括调调查报告告；可行行性分析析报告；统计报报表；技技术图纸纸或图表表；（55）会议议管理性性资料：包括会会议通知知、日程程与议程程安排表表；会议议须知、保密规规定；会会议主席席团名单单、委员员会名单单、与会会人员名名单；票票证、签签到簿；（6）会议宣宣传性资资料：包包括会议议简报；会议纪纪要；新新闻报道道；（77）照片片、录音音、录像像等资料料。2、单个个股东会会、董事事会、监监事会成成员资料料相关组组合要素素：简历历、身份份证复印印件、授授权书及及其他资资料。3、单个个资质、证照登登记、变变更、注注销、年年
