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1、如何做好会议筹备工作会议是一个动态性的合成词。从字面含义上讲，“会”的基本意思有聚会、见面、集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意义上的会议，是指有组织、有领导的召集人们商议事情、安排工作的行为过程。筹备会议，看似简单，其实里面有着非常复杂的程序和一定的工作技巧，笔者根据多年工作的经验，就如何筹备好会议简要总结如下：会议组织工作大致可分为会前、会中和会后三个基本程序。由于会议的性质、议题、规模等各有不同，会议组织工作的具体环节和内容也有一定的差异。一、会议前期的筹备工作（一）制定会议预案。会议召开之前应根据工作需要和领导意图拟订会议计划，对其必要性、重要性、可行性进行论证，对其整个过程制
2、定周密、细致的会议预案，以保证会议的顺利进行。会议预案中应明确下列内容：一是会议名称。拟定会名，应根据会议的内容、主题和人数等来考虑，切忌名实不符。二是会议主题，即召开会议的原因、目的和指导思想。三是会议时间，即会议的起止日期。四是参会人员。这要依据会议的性质和内容来确定参会人员的范围，既不过宽，也不过严。五是会场安排。会场的选择与布置应根据会议的人数、内容、会场容量等情况综合考虑。六是会议的其它活动。如表彰发奖、现场参观、电子演示、录像、照相（重要会议需要提前联系新闻媒体）等。（二）准备会议材料。会议材料的准备是开会之前最重要的工作环节，也是占用时间、精力最多的环节。一是确定会议议程。根据会
3、议的内容，合理安排会议进行过程中需要的程序，包括领导讲话、文件传达、表态发言等。二是会议通知。会议召开之前都要发出会议通知，要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。会议通知要写明为何开会、会名、会期、时间与地点，参加人员范围。如果需要相关单位准备发言材料的，要提前下发预备通知，以便准备。三是相关文秘材料。根据会议的内容和领导意图，撰写领导讲话、工作方案、主持词、交流材料等。文秘材料准备期间，要把握好撰写、校对、印刷、分装等环节。（三）安排布置会场。会场的选择要根据各种相关因素综合考虑，尤其要注意以下条件：大小是否合适；座位是否够用；光线是否充足；照明是否清晰；温度是否适宜；音响效果
4、是否良好；录音录像设施是否完备等。会场布置包括主席台设置、座席排列、会标等，基本原则是朴素、大方，体现出会议的主题和气氛。要重点做好座次排列，包括主席台座次和其他与会者座次。主席台座次以人员的职务或社会地位、名望高低排列，最高者排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为起点，面向会场依左为上、右为下的原则交叉排列。其他座次也应按照级别对应摆放。座次安排须报领导审定。二、会议期间的组织工作会议进行期间，是会议组织人员最为活跃的阶段。工作人员要认真做好会中服务工作，协助领导者掌握会议信息，对会议实施有效指挥和控制，使会议朝着既定的目标进行。一是签到。为及时了解与会人员的出席情况，会议
5、开始时要做好签到工作。二是接待。如果有重要领导或者其他单位与会人员，在做好会议室准备的同时，要准备好接待室，在会议召开之前在接待室等候，对来人要彬彬有礼、热情周到地进行接待服务。三是会议记录。会议记录是会议情况最原始、最全面、最真实的反映，是会议内容和过程的重要凭证。工作人员要认真做好会议记录，为日后分析研究有关问题、拟定有关材料等提供依据和素材。对于重要会议的讲话、发言，有时还要进行录音、录像，以便会后整理、印发与存档。四是会间调度。会间调度是指会议进行期间对会议程序、内容以及会场服务等所作的调整和安排。工作人员要及时掌握会议进行的情况和与会者的意见、建议，协助领导者履行会议议程和任务。如有
6、颁奖、上台发言等，要合理安排，保持会场秩序。五是会中服务。要根据会议的发展，适当调整光线、温度、音响等，做好及时补充茶水等简易服务。三、会议以后的总结工作一是安排退场。会议结束后，要维护好会场秩序，安排领导先行退场，其他人员依次离开。二是清理会议文件。会议过程中形成的大量文件材料，在会议结束时要及时回收、整理或立卷归档，确保文件的安全与保密。三是编写会议简报。会议简报是反映会议进程、动态，向与会者通报会议情况的文件形式。编写会议简报，便于领导及时了解会议全貌和进程，便于与会者之间交流经验、沟通信息。四是撰写会议纪要。重要会议结束后，要撰拟会议纪要。会议纪要是通过会议记录进行整理、组合和概括，准
7、确反映会议精神的议定事项，以便与会单位共同遵守、执行的公文，具有较强的规定性和约束力。五是会议工作总结。一次会议结束后，工作人员要对会务工作进行及时、认真的总结，以肯定成绩，找出不足，便于做好以后的会议组织工作1、确定会议程序 选定会场2、确定会议题目、主持人、参加人员、会场布置、含会标粘贴。3、通知参加会议人员4、安排后勤、饮料、工作餐、交通工具5、会议材料准备、印刷、档案袋、笔、本等 一、文书工作 文书工作又包括： 文书撰写：起草各种文书，如通知、通报、请 示、报告、会议纪要、计划、总结、讲话稿、 协议、合同等常用文书的拟写。 各种记录和整理：如会议记录、电话记录、来访记录、领导谈话记录等
8、。 文书制作：打字、复印、编排、装订等。 文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等。 档案管理：归档、鉴定、管理、提供等。二、信息与调研工作 信息工作就是信息的搜集、加工、提供和存储工作。包括:1信息的搜集，即按照确定的渠道和程序，采用科学的方法和手段（包括调查手段），把分散无序的信息资料集中起来；2信息的加工，即对现有的信息资料进行综合处理，使其具有使用价值；3信息的提供，即将加工后的信息及时提供给领导者、机关各部门和有关机构使用。 调查是信息收集的重要手段之一。有专题性调查、经验性调查和突发事件调查等。 三、协调工作 即调整和改善单位、部门之间，工作与工作之间，人与人之间的关系。 四、信访
9、工作 即处理人民群众来信和接待人们群众的来访。 五、会议工作 即各种会议的筹备、组织和服务工作。它包括会议议题的提出，会议计划的拟定，会议文书的制作，会议场所的布置，会议活动的安排，会后的收尾工作等。六、接待工作 接待工作就是对各类客人的迎来送往、招待和服务工作。 七、督查工作 就是对决策的实施、中心工作、重要布置及领导者交办事项的督促检查工作。 八、印信管理及保密工作 就是机关印章、领导者名章和各种戳记的刻制、使用和保管工作。 保密工作包括三项内容：一是秘密文件的保密；二是会议的保密；三是办公设备的保密。 九、公关工作十、对领导的日程安排及随从领导服务工作 即帮助领导安排工作日程、会晤及差旅
10、事宜；还要负责领导外出时的服务工作。 十一、日常事务及办公室管理 日常事务主要包括通讯、联络、值班等工作。办公室管理包括环境管理、设备管理和经费管理。 十二、领导临时交办的其他事项和突发事件的处理。一、辅助性是秘书工作的本质属性，表现在： 1精力辅助 韦氏秘书手册：“秘书辅助经理是通过处理耗时的琐碎事项和任务来进行的，如为报告和篇幅较长的备忘录收集和组织材料、保管机密文件、传送和管理与方针有关的情报、收集有关领导讲话的材料、拟写或笔录口授的信件，以及执行领导布置的其他任务。”韦尔奇说：“秘书对于我的工作而言，有时不亚于一位副总裁的重要性！因为他的存在，才使我专注于思考和决策变得可能。有人说我事
11、半功倍，那么至少一半是我的秘书的贡献。”2智力辅助二、服从性、服务性、综合性与专业性相统一，综合性：首先，秘书工作涉及的内容和范围十分广泛。其次领导工作的全局化决定了秘书工作具有高度的综合性。专业性：秘书必须具有较高的政策水平、文学水平、理论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事能力，熟悉文书、保密、会务、等方面知识，会操作现代化办公设备等；秘书职业资格证书制度；不同行业的秘书必须熟悉所在行业的专门知识。把握好综合性与专业性的关系：综合性是主要方面，专业性是次要方面，二者相互渗透，相辅相成。既是“专业通才”，又是“秘书专家”。一、助手作用二、参谋作用三、协调作用四、信息枢纽作
12、用五、公共关系作用1、一般性称呼：女士、先生2、职务性称呼：部长、主任、局长3、职称性称呼：教授、工程师4、职业性称呼：老师、律师 5、姓名称呼：6、仿亲属称呼:大妈、大爷、大姐7、简称：陈、娟、亮1、使用称呼就高不就低2、入乡随俗3、忌对领导、长辈、客人直呼其名4、多人交谈的场合，应遵循先上后下、先长后幼、先女后男、先疏后亲。1、在国际交往中，一般对男子称先生，对女子称夫人、女士、小姐。这些称呼可冠以姓名、职称、衔称等。如“布莱克先生”、“议员先生”、“市长先生”、“上校先生”、“玛丽小姐”、“秘书小姐、”“护士小姐”、“怀特夫人“等。 2、对地位高的官方人士，一般为部长以上的高级官员，按国
13、家情况称“阁下”、职衔或先生。如“部长阁下”、“总统阁下”、“主席先生阁下”、“总理阁下”、“总理先生阁下”、“大使先生阁下”等。但美国、墨西哥、德国等国没有称“阁下”的习惯，因此在这些国家可称先生。对有地位的女士可称夫人，对有高级官衔的妇女，也可称“阁下”。交谈是人际交往最常见的方式之一。如何使交谈对他人、对事业产生好的效果，很大程度取决于交谈者的礼貌以及交谈的艺术等。初次见面说“久仰”；好久不见说“久违”；请人指点说“指教”； 请人原谅说“包涵”；求人帮忙说“劳驾”；求给方便说“借光”； 麻烦别人说“打扰”；向人祝贺说“恭喜”；求人解答用“请问”； 请人指点用“赐教”；托人办事用“拜托”；赞人见解称“高见”；看望别人用“拜访”；宾客来临说“光临”；陪伴朋友用“奉陪”； 中途先走称“失陪”；等候客人称“恭候”；请人勿送用“留步”； 对方来信称“惠书”；老人高龄称“高寿”。私人距离：小于0.5米 （扶老携幼除外）常规距离：0.5 1.5米礼仪距离：1.5 3.5米公共距离：3.5米以上1.顺序：先把职位低者、晚辈、男士、未婚者分别介绍给职位高者、长辈、女士和已婚者，再反之。2. 国际惯例敬语（姓名和职位）。如：王小姐，让我来介绍一下，这位是湖南美誉广告公司的林达辉总经理。
